Par défaut, lorsque vous êtes administrateur titres-restaurant, vous devez créer vos bénéficiaires et leur commander une carte.

Cependant, il est possible de déléguer la commande de cartes à vos collaborateurs, et ainsi leur permettre de choisir une carte qui leur ressemble (choix de la couleur et du code PIN). On vous explique ce qui se passe si vous choisissez ce fonctionnement 👇

Dans ce cas, tout nouveau collaborateur créé n’aura pas de carte par défaut mais pourra en commander une dès l’activation de son compte et l’utiliser immédiatement (qu’il choisisse de recevoir une carte physique ou se cantonne à une carte 100% virtuelle). En cas de besoin, vous aurez toujours la possibilité de commander des cartes pour vos bénéficiaires depuis votre espace administrateur, cependant, celles-ci ne seront pas personnalisables. 

    Comment déléguer la commande de cartes à mes bénéficiaires ?

Pour activer cette fonctionnalité, il suffit de nous adresser votre demande via votre plateforme administrateur (rubrique Aide et Contact), ou depuis notre formulaire de contact.

👉 Comment créer de nouveaux bénéficiaires ? 

Dans un premier temps, il faudra créer votre bénéficiaire de la façon suivante :

  • Connectez-vous à votre compte administrateur > menu Titres Restaurant
  • Sélectionnez Nouvelle commande puis Créditer les comptes de vos bénéficiaires

Vous pouvez ensuite choisir de procéder manuellement via la plateforme, ou par import via un fichier csv. 

   👀 Plateforme 
  • Cliquez sur le bouton Ajouter un bénéficiaire
  • Remplissez les informations demandées sur votre bénéficiaire
    • Adresse email et matricule : Veillez à ce que l'adresse email et/ou le matricule du nouveau collaborateur ne corresponde pas à ceux appartenant déjà au compte d'un de vos collaborateurs
    • Nombre de titres-restaurant : vous pouvez indiquer combien de titres-restaurant recharger sur les comptes de vos bénéficiaires, toutefois, cela n'est pas obligatoire dès votre première commande.
    • Carte supplémentaire (facultatif) : si vous souhaitez ajouter une carte à votre bénéficiaire (en plus de celle qu'il pourra créer sur son espace), renseignez 1 dans le champ Carte de secours et une adresse de livraison. 

Une fois le bénéficiaire rentré :

  • Cliquez en bas à droite sur Continuer
  • Choisissez la date à laquelle vous souhaitez que vos titres restaurant soient crédités sur les comptes de vos bénéficiaires.
  • Choisissez le jour où vos bénéficiaires recevront la communication indiquant la mise en place de Swile. Cet email inclut un lien d'activation pour qu'ils activent leur compte et leur carte à réception de celle-ci.
  • Choisissez votre moyen de paiement (la première commande doit être effectuée par virement obligatoirement) et vérifiez votre adresse de livraison et de facturation.
  • Acceptez les conditions et validez !
   👀 Fichier csv  
  • Cliquez sur "Importer via fichier"
  • Si vous souhaitez ajouter une carte supplémentaire à vos bénéficiaires, cochez l'option "Livraison des cartes dans au moins deux points de livraison différents ou au domicile de vos bénéficiaires"
  • Suivez les étapes demandées. Nous vous invitons à consulter notre article dédié : Comment passer commande avec un fichier Excel ?

💡 Par défaut, votre bénéficiaire aura la possibilité de commander une carte et aucune carte physique ne sera ajoutée à votre commande.

 

👉 Qu'est-ce-que cela implique pour mes bénéficiaires déjà créés ? 

  • Si certains collaborateurs avaient déjà une carte physique : ils la conservent.
  • Si un collaborateur perd sa carte physique : il devra la déclarer comme perdue sur son espace. Il aura ensuite la possibilité d'en recommander une sur son compte Swile. 

👉 Quel est le coût de cette fonctionnalité ? 

Il n'y a pas de facturation supplémentaire si vous choisissez de déléguer la commande de carte à vos bénéficiaires. Ces derniers ne paieront pas leur carte s'ils la commandent depuis leur espace. En revanche, si vous leur commandez une carte supplémentaire depuis votre espace administrateur, le tarif de votre contrat s'applique. 

👉 Guidez vos utilisateurs

Nous conseillons de transmettre les pages d'aide suivantes à vos collaborateurs : 

   Impact environnemental 💚

Cette option permet de réduire notre impact environnemental en ne produisant que les cartes physiques qui sont véritablement souhaitées et choisies par vos bénéficiaires plutôt qu’en les systématisant (moins de fabrication ni de transport).

Vous n'avez pas trouvé de réponses à vos questions ?

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