Créer un bénéficiaire et lui déléguer la commande de carte

Par défaut, vous créez et créditez les comptes de vos bénéficiaires. Ces derniers se chargent de la commande de leur carte directement depuis leur compte Swile. On vous explique dans cet article comment procéder 👩‍💻

Cependant, il est possible que vous ayez choisi lors du paramétrage de votre société de vous charger de la commande de cartes. Dans ce cas, référez-vous à notre article : Comment créer un compte, commander des cartes et recharger en titres-resto les comptes de mes bénéficiaires ?

👉 Créez vos bénéficiaires

Dans un premier temps, il faudra créer votre bénéficiaire de la façon suivante :

Connectez-vous à votre compte administrateur > menu Titres Restaurant
Sélectionnez Nouvelle commande

Vous pouvez ensuite choisir de procéder manuellement via la plateforme, ou par import via un fichier csv.

👀 Plateforme

Cliquez sur le bouton Ajouter un bénéficiaire
Remplissez les informations demandées sur votre bénéficiaire
- Adresse email et matricule : Veillez à ce que l'adresse email et/ou le matricule du nouveau collaborateur ne corresponde pas à ceux appartenant déjà au compte d'un de vos collaborateurs
- Nombre de titres-restaurant : vous pouvez indiquer combien de titres-restaurant recharger sur les comptes de vos bénéficiaires, toutefois, cela n'est pas obligatoire dès votre première commande.

Une fois le bénéficiaire rentré :

Cliquez en bas à droite sur Continuer
Choisissez la date à laquelle vous souhaitez que vos titres restaurant soient crédités sur les comptes de vos bénéficiaires.
Choisissez le jour où vos bénéficiaires recevront la communication indiquant la mise en place de Swile. Cet email inclut un lien d'activation pour qu'ils activent leur compte et leur carte à réception de celle-ci.
Choisissez votre moyen de paiement (la première commande doit être effectuée par virement obligatoirement) et vérifiez votre adresse de livraison et de facturation.
Acceptez les conditions et validez !

👀 Fichier csv

Cliquez sur "Importer via fichier"
Si vous souhaitez ajouter une carte supplémentaire à vos bénéficiaires, cochez l'option "Livraison des cartes dans au moins deux points de livraison différents ou au domicile de vos bénéficiaires".
Suivez les étapes demandées. Nous vous invitons à consulter notre article dédié : Comment passer commande avec un fichier Excel ?

💡 Par défaut, votre bénéficiaire aura la possibilité de commander une carte et aucune carte physique ne sera ajoutée à votre commande.

👉 Guidez vos utilisateurs

Une fois les comptes de vos bénéficiaires créés, ils pourront commander leur carte. Nous conseillons de transmettre les pages d'aide suivantes à vos bénéficiaires :

💚 Impact environnemental

Cette option permet de réduire notre impact environnemental en ne produisant que les cartes physiques qui sont véritablement souhaitées et choisies par vos bénéficiaires plutôt qu’en les systématisant (moins de fabrication ni de transport).

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