Pour que vos bénéficiaires puissent faire des demandes de remboursement sur facture, assurez-vous d'avoir bien défini une règle en amont (pour en savoir plus : Subvention - Créer une règle de remboursement sur facture).
👨💻 Consulter le statut des demandes et gérer leur acceptation
Une fois votre subvention en ligne, vos bénéficiaires peuvent soumettre des documents. Vous trouverez leurs demandes dans l'onglet Subventions et en cliquant sur la subvention concernée.
- Cliquez sur la subvention concernée
- Dans l'historique de remboursement, déterminez le statut de la demande de votre bénéficiaire :
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- En attente de traitement : Demande soumise, mais pas encore analysée par vos soins,
- Acceptée, virement à faire : Demande acceptée, mais le virement n'est pas encore effectif,
- Remboursée : Demande acceptée et remboursée,
- Rejetée : Demande étudiée, mais rejetée
Vous trouverez un rappel de la règle à laquelle votre bénéficiaire souhaite rattacher sa facture et pourrez télécharger le document soumis par votre bénéficiaire.
👩💻 Virements bancaires
Il n'y a pas de liaison entre votre banque et Swile. Vous devrez donc générer un fichier SEPA depuis Swile et le transmettre à votre banque.
💸 Générer le fichier SEPA à transmettre à votre banque
💡 La génération du fichier SEPA ne prend en compte que les demandes au statut “Accepté”.
- Cliquez sur l'onglet Subvention puis sélectionnez la règle de remboursement sur facture concerné
- Cliquez sur Exporter puis Générer un fichier SEPA
- Ajoutez les informations relatives au compte bancaire du CSE via lequel vous effectuerez les remboursements (Titulaire du compte, IBAN & BIC). Ces informations sont nécessaires lors du dépôt du fichier sur le site de votre banque.
- Cliquez sur Générer SEPA.
💡 Important
- Le titulaire du compte est normalement le CSE, il faudra donc renseigner le nom de votre CSE.
- Il n’est possible de renseigner qu’un seul compte. En cas de changement, vous devrez modifier celui enregistré ou le supprimer pour en ajouter un nouveau.
- En générant le fichier, tous les dossiers en statut “Accepté” basculeront automatiquement au statut “Virement en cours”
Une fois votre fichier SEPA généré, transmettez-le à votre banque.
- Cette étape dépendra de votre organisme bancaire, pour la plupart des banques l’option du dépôt de fichier SEPA se situe au niveau du menu “Virement”.
- Si vous ne trouvez pas l’option, veuillez contacter votre conseiller bancaire pour l’activation
- Une fois le virement réalisé, nous vous conseillons de modifier le statut des demandes “Virement en cours” à “Remboursé” afin d’indiquer que les demandes sont bien remboursées”
- Si un virement est rejeté par votre banque, il faudra passer la demande en “Décliné”. Le salarié devra régulariser ses informations bancaires et refaire une demande.