Bienvenue chez Swile ! 

Dans cet article, on vous guide pas à pas pour que vous puissiez passer votre première commande de carte et de titres-restaurant (non obligatoire) sereinement.

Premièrement, rendez-vous sur votre compte Swile, cliquez sur vos initiales (en haut à droite de la page) puis sur Nouvelle commande.

Astuce : pour passer votre commande, vous allez avoir besoin de plusieurs informations concernant vos bénéficiaires (Nom, prénom, email ou matricule, date de naissance). Nous vous conseillons de les préparer en amont pour une meilleure efficacité.

Commençons par le commencement 

Après avoir défini si vous pouviez bénéficier ou non de titres-restaurant en tant qu'administrateur de la société, nous vous inviterons à vérifier les informations relatives à votre société :

- L'adresse de livraison: nous vous invitons à vérifier l'adresse de livraison pré-remplie. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses si nécessaire ! 

Donnez le maximum d'informations pour rendre votre adresse la plus précise possible :
- Nom de votre société (s'assurer qu'il soit bien visible sur votre boite aux lettres)
- Bâtiment
- Étage
- ...

A savoir que ce champ est limité à 23 caractères (n'hésitez pas à utiliser le complément d'adresse).

Vous pourrez également faire livrer les cartes directement au domicile de vos bénéficiaires (ça se passe sur les pages suivantes) 😉.

- La valeur unitaire de vos titres-restaurant: vérifiez ensuite la valeur faciale et la prise en charge de votre entreprise pour passer à l'étape suivante. 

 

Ajouter vos bénéficiaires 

Maintenant, vous allez pouvoir ajouter votre premier bénéficiaire ! 

mceclip0.png Un message d’erreur peut apparaître au moment de renseigner l'adresse email, il s'agit d'une alerte car notre logiciel ne reconnait pas le nom de domaine lié à l'adresse email. Pas d'inquiétude, si vous êtes sûr de l’orthographe, cliquez sur "continuer".

 

Vous pouvez ajouter vos bénéficiaires un par un 

Soit en renseignant les informations depuis la page d'accueil, soit en allant directement dans votre onglet "Nouvelle commande" 😉.

Voici comment faire 👇

1. Lorsque vous êtes sur la page "Créons votre premier bénéficiaire pas à pas", vous pouvez cliquer sur le bouton "Commander pour moi uniquement". Cela vous mènera alors directement dans la page de commande.

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2. Créez votre premier bénéficiaire, en cliquant sur l'onglet "Ajouter un bénéficiaire", en haut à droite de la page. Cela ouvrira alors une page  vous permettant de renseigner toutes informations de votre bénéficiaire.

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Vous pourrez choisir de livrer la carte au domicile de votre bénéficiaire depuis cette page ! Il vous suffira de sélectionner domicile en bas de la page et de renseigner les champs prévus à cet effet. 

Si vous le souhaitez, vous pourrez ensuite indiquer combien de titres-restaurant recharger sur les comptes de vos bénéficiaires (cela n'est pas obligatoire dès votre première commande). 

Attention, la création d'un compte nécessite d'avoir un email ou un matricule. Vous ne pouvez pas entrer l'email d'un bénéficiaire déjà existant ou encore le même email pour l'ensemble des comptes 😉.

 

Ou bien importez un fichier csv 

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Utilisez le modèle pré-défini (téléchargé au préalable sur votre compte Swile section Importer via fichier) et remplissez chaque colonne avec les informations demandées. Une ligne doit correspondre à un utilisateur. 

⚠️ Les caractères spéciaux ne sont pas acceptés (accents, signes...)
Le champ adresse est limité à 23 caractères. Si votre adresse est longue, vous avez la possibilité de renseigner le complément dans le champ adresse 2.

Enregistrez le au format : CSV UTF-8  avant de l'intégrer dans l'encadré vert ! 

On vous a écrit un article dédié à ce sujet 

Créditer vos bénéficiaires

Si ce n'est pas déjà le cas via l'import CSV, on vous conseille d'ajouter du crédit directement lors de votre 1ère commande afin de gagner du temps ! Car oui, lorsque vous créez vos bénéficiaires vous avez la possibilité de les créditer en même temps. 

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Faire découvrir Swile à mes bénéficiaires 

Ensuite, on vous donne la possibilité de choisir la date à laquelle vous souhaitez informer vos collaborateurs. C'est à cette date que vos bénéficiaires vont recevoir leur email d'invitation pour activer leur compte. Vous aurez donc le temps de communiquer sur l'arrivée de Swile !

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Valider et payer ma commande

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Lors de la première commande, le paiement n'est possible que par virement bancaire. Ne vous en faites pas, à la fin de votre deuxième commande, vous aurez la possibilité de passer en prélèvement. 

Notez qu'une commande passée par virement bancaire sera validée sous 2 à 3 jours ouvrés (sous réserve de la réception des fonds). 

Si vous cliquez sur virement bancaire, ce sont nos coordonnées bancaires qui apparaissent ! Il suffit simplement d'effectuer le virement bancaire. 

Cliquez sur Finaliser ma commande et c'est fini !

Vous pouvez retrouver l'intégralité de vos factures depuis la section Historique des commandes.

 

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