Comment faire une seule commande pour plusieurs entreprises à la fois ?

Si vous gérez plusieurs entreprises, vous pouvez passer une seule commande pour toutes vos entités en même temps ! 🎉

    Visibilité sur vos entités

Tout d'abord, veillez à ce que différentes entreprises apparaissent bien sur votre espace administrateur. Si ce n'est pas le cas, contactez votre interlocuteur Swile, nous les ajouterons pour vous !

1. Cliquez sur Nouvelle commande, puis sur Commande multi entreprises et Continuer

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Vous arrivez directement sur la page de personnalisation du fichier d'import CSV.

2. Personnalisez, remplissez puis importez le fichier d'import CSV

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  • Cochez les cases qui vous intéressent. Chaque coche ajoute une colonne à votre fichier, vous permettant ainsi d'avoir un résultat personnalisé !
  • Cliquez sur Générer le fichier d'export
  • Un fichier se télécharge sur votre ordinateur : ouvrez-le et remplissez-le

🧐 Comment remplir les différentes colonnes du fichier CSV ?

  • Colonne Identifiant Swile société : C'est l'identification de vos différentes entités, représentées par un préfixe de 3 lettres. La correspondance de ces préfixes vous est donnée dans la colonne de droite. Dans le cas ci-dessous, si le salarié appartient à Swile, il faut indiquer ASJ en colonne A. 

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  • Colonne Identifiant point de livraison :
    • Indiquez 1 si les cartes doivent arriver au siège de l'entité indiquée (si vous avez paramétré plusieurs points de livraison dans l'onglet "profil entreprise", vous devrez indiquer 1, 2, 3, etc. en suivant les instructions de la colonne de droite).
    • Indiquez D si les cartes doivent arriver au domicile des salariés et renseignez l'adresse complète dans les colonnes suivantes, en utilisant si besoin la colonne "complément d'adresse" (attention de ne pas dépasser les 38 caractères maximum par champ, espaces inclus).

3. Paramétrez les dates d'activation des comptes et de chargement des titres-restaurant

En fonction de ce que vous avez choisi (commande de cartes et/ou chargement en titres-restaurant), on vous demande de choisir :

  • La date de chargement souhaitée
  • La date à laquelle vous souhaitez que vos salariés reçoivent leur e-mail d'activation de compte

4. Choisissez votre mode de paiement

  • Par défaut, le mode de paiement est le virement bancaire. Il faudra ainsi effectuer un virement pour chaque bon de commande reçu (ou un virement global pour toutes les factures).
  • Si vous souhaitez payer par prélèvement bancaire, il faut qu'un mandat SEPA soit renseigné sur chaque société. Si ce n'est pas encore le cas, nous vous invitons à contacter votre interlocuteur Swile pour paramétrer ce mode de paiement.

5. Finalisez la commande

  • Acceptez les CGV et validez votre commande 🎉

6. Suivez l'état de votre commande et retrouvez votre facture

  • Une fois votre commande finalisée, suivez son évolution dans l'onglet Commandes & factures
  • Vous y retrouverez le contenu des commandes et les factures correspondantes.

Même si vous avez passé une seule et même commande, vous aurez une facture par entité !

  Factures

La facture ne peut être téléchargée qu'une fois les titres émis. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée : Bons de commandes et factures titres-restaurant

Vous n'avez pas trouvé de réponses à vos questions ?

Vous n’avez pas trouvé de réponses ? Vous voulez faire une réclamation ? Pas de panique, envoyez-nous un petit message.

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