Comment faire une seule commande pour plusieurs entreprises à la fois ?

Vous gérez plusieurs comptes entreprises ? Plus besoin de perdre du temps sur chaque commande !
Chez Swile, nous vous permettons de passer une seule commande, pour toutes vos entités ! 🎉

Le mieux est de vous montrer comment faire en vidéo 👇

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Et ci-dessous les explications en détail 👇

Tout d'abord, veillez à ce que différentes entreprises apparaissent bien dans votre profil. Si ce n'est pas le cas, contactez votre interlocuteur Swile, nous les ajouterons pour vous !

1. Cliquez sur Nouvelle commande, puis sur Commande multi entreprises et Continuer

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Vous arrivez directement sur la page de personnalisation du fichier d'import CSV.

2. Personnalisez, remplissez puis importez le fichier d'import CSV

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Vous pourrez alors cocher les cases qui vous intéressent pour customiser votre CSV 😉. Chaque coche ajoute une colonne à votre fichier, vous permettant ainsi d'avoir un résultat personnalisé !

Une fois votre sélection faite, cliquez sur Générer le fichier d'export puis ouvrez et remplissez le fichier téléchargé. 

3. Comment remplir les différentes colonnes du fichier CSV ?

Colonne A Identifiant Swile société :

Il s'agit de l'identification de vos différentes entités, représentées par un préfixe de 3 lettres.
La correspondance de ces préfixes vous est donnée dans la colonne de droite.
Dans le cas ci-dessous, si le salarié appartient à Swile, il faut indiquer ASJ en colonne A. 

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Colonne Identifiant point de livraison :

  • Indiquez 1 si les cartes doivent arriver au siège de l'entité indiquée (si vous avez paramétré plusieurs points de livraison dans l'onglet "profil entreprise", vous devrez indiquer 1, 2, 3, etc. en suivant les instructions de la colonne de droite).
  • Indiquez D si les cartes doivent arriver au domicile des salariés et renseignez l'adresse complète dans les colonnes suivantes, en utilisant si besoin la colonne "complément d'adresse" (attention de ne pas dépasser les 38 caractères maximum par champ, espaces inclus).

4. Paramétrez les dates d'activation des comptes et de chargement des titres-restaurant

En fonction de ce que vous avez choisi (commande de cartes et/ou chargement en titres-restaurant), on vous demande de choisir la date de chargement en titres souhaitée, ainsi que la date à laquelle vous souhaitez que vos salariés reçoivent leur e-mail d'activation de compte. Classique ! 😉

5. Modes de règlement possibles

  • Par défaut, le mode de paiement est le virement bancaire. Il faudra ainsi effectuer un virement pour chaque bon de commande reçu (ou un virement global pour toutes les factures).
  • Si vous souhaitez payer par prélèvement bancaire, nous vous invitons à contacter votre interlocuteur Swile pour paramétrer ce mode de paiement.

Une fois votre commande validée, vous pouvez suivre son évolution dans l'onglet Commandes & factures de chaque entité.

Vous y retrouverez le contenu des commandes et les factures correspondantes.
Même si vous avez passé une seule et même commande, vous aurez bien une facture par entité !

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