- Octobre 2020 -

Cet article s'adresse aux entreprises clientes Swile qui bénéficient de l'offre Engagement. 

 

Swile dépasse la pause déjeuner pour devenir un véritable acteur de l'engagement des employés 🚀

Nous proposerons à partir du 1er novembre de nouvelles fonctionnalités pour mesurer et agir sur l'engagement de vos équipes. Ces nouveautés impliquent une mise à jour de nos conditions générales de vente et d'utilisation.

Les conditions générales de vente ont été modifiées, elles rentrent en vigueur au 15 octobre 2020. Retrouvez les depuis votre espace administrateur. 

Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions 👇

Les nouvelles fonctionnalités Engagement Swile 

Quelles sont les nouvelles fonctionnalités Swile ? 

Dès cette fin d'année, vos collaborateurs auront accès aux nouvelles fonctionnalités Engagement Swile. Celles-ci ont été développées dans le but de favoriser la cohésion d'équipe et mesurer l'engagement de vos collaborateurs dans votre entreprise. Concrètement, voici les nouvelles fonctions de l'offre Swile :

- Les fonctionnalités "Moments" : grâce à la technologie, vous agissez sur les moments clés de la vie au travail et activez les principaux leviers d’engagement (Cagnottes 100% gratuites, Création d'évènements, Célébration des anniversaires et moments de vie, messagerie interne).

NB : Les employés seront eux aussi prévenus de la mise en place de ces fonctionnalités et devront eux aussi accepter les conditions générales qui leur sont applicables. 

- Les fonctionnalités de "Mesure" : grâce à la technologie, nous vous aidons à identifier et activer les bons leviers d’engagement afin de faire de vos employés les véritables moteurs de la réussite de l’entreprise (sondage des équipes, analyse des données, réactivité des équipes). Les fonctionnalités "Mesure" ne sont pas incluses dans les présentes modifications mais font l'objet d'un autre service Swile. 

 

Qu'est-ce que ce changement implique concrètement ? 

Les mises à jour apportées dans les CGV reflètent deux aspects majeurs : 

- La fin de la plateforme de commande groupée (disponible à Paris et Montpellier)

- Une définition plus précise des fonctionnalités de notre offre Engagement et des obligations qui incombent à l'entreprise dans son utilisation, disponible gratuitement du fait de son affiliation à nos services. 

 

Puis-je limiter les fonctionnalités Engagement ? 

En tant qu'administrateur de compte vous pouvez contacter Swile (entreprise@swile.co) pour désactiver certaines fonctionnalités. Cependant, cela peut entrainer une baisse de l'expérience utilisateur et donc de pertinence de l'utilisation de l'outil pour vos équipes, nous ne le recommandons pas. 

 

Comment puis-je refuser les CGV ? 

Formulez une demande écrite à l'entreprise Swile : entreprise@swile.co afin que nous puissions désactiver les nouvelles fonctionnalités d'équipe. Il est possible de les désactiver à l'échelle de l'entreprise (et non à l'échelle individuelle). 

 

Si je refuse les Conditions Générales de Vente, est-ce que mes salariés ne peuvent pas du tout profiter des fonctionnalités Moments ? 

Nos fonctionnalités constituent un outil d'entreprise, si vous vous opposez à la modification des  CGV, toutes les fonctionnalités d'équipe seront désactivées pour vos bénéficiaires il restera seulement les autres services (titres-restaurant et/ou titres cadeaux). 

 

La gestion au sein de mon entreprise 

Quel consentement dois-je obtenir de mes salariés ?

Si l'entreprise utilise le service Engagement dans sa totalité, alors il appartiendra à l'entreprise d'obtenir le consentement de ses salariés au traitement de leur jour et mois d'anniversaire en vue de mettre à disposition un fil d'actualité qui comprend les anniversaires personnels des salariés.

 

Quelles informations sont partagées entre salariés ? Lesquelles sont qualifiées de personnelles ?

Au sens du RGPD, sont des données personnelles toutes les données permettant directement, ou indirectement y compris à partir d'un faisceau d'indice, d'identifier une personne. Données des bénéficiaires qui peuvent être présentes sur Engagement :

- Données relatives à l'identité du bénéficiaire (titre, nom, prénom(s), adresses électroniques professionnelles, numéro de téléphone professionnel, code d'identification interne, date de naissance) ;

- Données de connexion dans le cadre de l'utilisation de l'application SWILE et des fonctionnalités d'engagement (une authentification forte est prévue pour toutes les opérations sensibles);

- Données professionnelles échangées via l'application SWILE (messagerie professionnelle, documents professionnels, etc.). 

 

Que dois-je faire si un collaborateur se plaint que des données ont été partagées avec ses collègues (exemple : date d'anniversaire) ? 

À tout moment, un collaborateur peut gérer la configuration de son compte dans le centre de préférences. Il peut activer le mode incognito qui cachera son jour et mois de naissance. 

Comment se passe le départ d'un salarié, n'a-t-il plus accès à l'app et à la webapp ? Est-ce que l'app va automatiquement se déconnecter pour qu'il n'y ait plus accès ? 

En cas d'un départ salarié, ce dernier devra être sorti des effectifs de l'entreprise directement depuis le compte administrateur (voici comment procéder). 

Par conséquent, le bénéficiaire n'aura plus accès aux fonctionnalités d'Engagement de l'entreprise, à l'exception de la survie de son portefeuille de monnaie électronique, et l'entreprise verra sa responsabilité dégagée de toute utilisation future de l'Application Swile par cet ancien salarié.

Engagement est un outil de l'entreprise, cela fonctionne de façon similaire à l'adresse email professionnelle.

 

Modération du contenu par l'entreprise

Puis-je mettre de la modération en place ? 

Il appartient à l'entreprise de mettre en place une modération conformément aux normes et pratiques d'utilisation des outils de communication de l'entreprise.

Il convient donc à l'entreprise de remonter à Swile tout contenu qu'il souhaite voir retirer de leur environnement, et Swile procédera à son retrait sans discussion (Swile agit ici comme un prestataire technique, sous-traitant de l'entreprise).

 

Quelle modération dois-je mettre en place ? 

Il n'appartient pas à Swile de définir la modération à mettre en place dans les entreprises. Cependant, en application du contrat, l'entreprise a l'obligation d'examiner toutes les demandes et tous signalements émanant de ses employés, d'évaluer la situation au cas par cas et prendre les mesures appropriées pour assurer le respect des lois françaises à cet égard, notamment de supprimer tout contenu signalé qui serait offensant, inapproprié et/ou illégal, comme les insultes, les contenus haineux, etc.

Au lancement des nouvelles fonctionnalités, l'entreprise ne dispose pas des outils nécessaires à la modération de son environnement en toute autonomie. C'est pourquoi, lorsque l'entreprise cliente souhaite supprimer un contenu de son environnement, elle doit contacter le Care de Swile pour que Swile procède à la manipulation technique appropriée

 

Traitement des données

Vendez-vous nos datas à d'autres entreprises ? Est-ce que les données seront monétisées ? 

Swile ne vend pas de données. Les données ne sont pas non plus monétisées. 

Swile s'efforce de strictement respecter les règles prévues par les législations françaises et européennes en vigueur, notamment le RGPD. En particulier, Swile limite le traitement des données aux seuls traitements pour lesquels les utilisateurs ont consenti, soit en donnant leur consentement, en acceptant les conditions générales de prestation de services des utilisateurs ou en exécution du contrat avec l'entreprise cliente. Plus d'informations dans notre Politique de Confidentialité.

 

Comment et combien de temps sont stockées nos données ? 

Les informations sont stockées dans nos serveurs sécurisés. L'application est elle-même sécurisée selon plusieurs procédés. 

Concernant la durée, retrouvez tous les éléments dans notre politique de confidentialité (ici). 

 

Les finalités de la collecte de données

Swile collecte et traite les données à caractère personnel pour des finalités précises, déterminées, explicites et légitimes.

Dans le cadre de l'évolution de ses produits, certaines données nécessaires à la mise en œuvre de ces nouveaux produits peuvent d'ores et déjà être en possession de Swile. 

Le RGPD autorise l'usage de données personnelles pour d'autres finalités que celles pour lesquelles les données ont été collectées, sous réserve que le responsable de traitement obtienne une base légale pour cette/ces nouvelle(s) finalité(s), et donc récolte le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de l'utilisateur si nécessaire.

Par exemple, Swile dispose de données relatives au jour et mois d'anniversaire des Bénéficiaires pour mettre en œuvre ses services d'émission de cartes de titres-restaurant dématérialisés, et il est tout à fait possible pour Swile de réutiliser ses données pour son fil d’événements et afficher les anniversaires personnels des Bénéficiaires si l'entreprise cliente se charge de récolter le consentement de ses Bénéficiaires pour cette nouvelle finalité. 

A cet égard, si l'entreprise cliente refuse de récolter le consentement de ses bénéficiaires pour l'affichage et la diffusion de leur jour et mois d'anniversaire dans le fil d’événements, alors Swile propose aux entreprises une alternative. En sélectionnant cette alternative, les anniversaires seront désactivés par défaut du fil d’événements, et les Bénéficiaires disposeront de la possibilité d'activer la diffusion de leur jour et mois d'anniversaire au sein du réseau de l'entreprise ; l'activation de cette option vaut consentement au nouveau traitement, à cette nouvelle finalité. Swile sera alors responsable de traitement.

 

Quelle garantie ai-je ? 

En ce qui concerne la collecte et le traitement de vos données, Swile vous garantit vos droits d'accès, d'effacement, d'opposition (à la collecte), à la portabilité, à la rectification, à la limitation du traitement. 

Plus d'informations dans notre politique de confidentialité, ou en nous contactant sur dpo@swile.co

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Une remarque? Contactez-nous à l'adresse suivante hello@Swile.co