Vous pouvez gérer les informations relatives à vos collaborateurs directement depuis votre Espace Administrateur et ce en quelques clics ! Retrouvez toutes les informations relatives à ces actions dans cet article. 

Comment ajouter un collaborateur à la plateforme Engagement ? 

À l'heure actuelle, les collaborateurs peuvent uniquement être ajoutés à la solution via un fichier CSV, mais d'ici quelques semaines vous pourrez également les ajouter manuellement. À noter que s'il y a plusieurs entités légales dans votre entreprise, le processus peut être un peu différent. N'hésitez pas à contacter votre chargé de compte pour plus de précision et d'aide à ce sujet-là.

 

Comment procéder pour l'ajout de mes collaborateurs ?

Depuis l'onglet Enquêtes, cliquez sur Bénéficiaires puis sur + Ajouter.

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À noter qu'il est impératif d'utiliser le modèle de fichier CSV et ce, en suivant les instructions indiquées sur l'interface. Veuillez prendre note de ces précisions :  

  • Les informations obligatoires sont : l'email, la civilité, le prénom, le nom et la date de naissance. Comme indiqué sur la plateforme, le format doit être le suivant :
    • Le CSV doit contenir les colonnes : email, first_name, last_name, title, birth_date, hire_date
    • La date de naissance ("birth_date") et d'embauche ("hire_date", optionnelle) doivent être au format : année-mois-jour OU jour/mois/année. Par exemple : "2003-11-26" ou "26/11/2003" pour le 26 novembre 2003
    • La civilité ("title") doit être renseignée comme tel : "Mme", "Ms", "M.", "M" et "Mr"
  • Les informations facultatives sont : la date d'embauche et les équipes affiliées aux collaborateurs. Ces informations sont toutefois fortement recommandées car elles vous permettent d'affiner l'analyse des résultats et d'envoyer des enquêtes à des segments de collaborateurs sur la base de ces renseignements (ex. Je souhaite envoyer une enquête pour suivre l'onboarding de tous les collaborateurs arrivés depuis moins d'un mois).

Pour finir, vous n'avez plus qu'à cliquer sur la petite coche en haut des noms comme indiqué ci-dessous afin d'envoyer un email d'activation de compte à tous les collaborateurs n'ayant pas encore de compte Swile créé.

mceclip1.pngVous pouvez également sélectionner manuellement les collaborateurs concernés par cet envoi, en utilisant les coches à gauche de leur nom.

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On vous explique tout le process en vidéo juste ici 👇

 

Vous pouvez également ajouter un collaborateur via l'onglet Collaborateurs.

Pour ce faire, rendez-vous sur l'onglet en question puis cliquez sur + Ajouter.

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Téléchargez et renseignez le fichier CSV comme expliqué plus haut, puis ajoutez vos collaborateurs.

Une fois fait, vos collaborateurs seront bien ajoutés à l'espace entreprise mais ils n'auront pas encore accès à l'espace Engagement. Pour cela, il vous faudra sélectionner leur compte puis cliquer sur Programmes.

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Vous pourrez alors sélectionner la société concernée.

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Et enfin confirmer que vous souhaitez ajouter les collaborateurs au programme.

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Néanmoins, nous vous recommandons d'opter pour l'option 1 lors de l'ajout de nouveaux collaborateurs.

 

Mes collaborateurs ont déjà un compte Swile, comment dois-je procéder ? 

Si vos collaborateurs bénéficient déjà d'un ou des produits Swile : 

  • Vous devez également les ajouter à la partie Engagement 
  • Le modèle de fichier CSV mis à disposition sur l'interface comprend les collaborateurs ayant déjà un compte Swile. Il est impératif de repartir de cette donnée pour notamment utiliser la même adresse email et ainsi éviter des doublons de compte. 
  • Si vous cliquez sur le bouton Inviter tous les collaborateurs, seuls les collaborateurs n'ayant pas encore activé leur compte via le ou les autres solutions Swile recevront un email de création de compte 

NB : si vous mettez à jour le compte d'un collaborateur depuis votre espace titres-restaurant, son compte sera mis automatiquement à jour côté Engagement également 😉.

Comment modifier les informations d'un collaborateur ? 

Deux possibilités s'offrent à vous : 

  • Depuis l'onglet Tous les collaborateurs, recherchez le collaborateur en question et accédez aux informations de son profil ;
  • En effectuant un nouvel import CSV pour ce collaborateur en y mettant à jour les informations le concernant. Seul élément non modifiable via cette méthode : l'adresse email (identifiant unique du collaborateur). Si l'adresse est différente, Swile va créer un nouvel utilisateur et vous aurez ainsi un doublon dans votre base de données. 

Comment supprimer un collaborateur ? 

Pour retirer l'un de vos bénéficiaires du programme, RDV sur l'onglet Bénéficiaires.

Entrez sur le compte de la personne concernée, cliquez sur Engagement et enfin sur Retirer de ce programme. L'action est prise en compte immédiatement.

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Nous vous montrons tout ceci en vidéo :

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