Comment créer et commander des cartes pour mes bénéficiaires de titres cadeaux ?

Vous avez un nouveau bénéficiaire à ajouter ? Une carte à commander ? Une information à modifier ? On vous explique toute la gestion des bénéficiaires ici ! 

Créer un bénéficiaire (ce qui génèrera automatiquement une commande de carte si votre bénéficiaire ne possède pas de carte Swile)

Pour créer vos bénéficiaires, c'est simple, il suffit de suivre ces étapes : 

1. Rendez-vous dans votre espace administrateur,
2. Cliquez sur Nouvelle commande,mceclip0.png


3. Sélectionnez l'événement URSSAF de votre choix (pour une création de bénéficiaire et envoi de carte sans chargement, choisissez l'évènement Autre) :


mceclip0.png

4. Vous aurez la possibilité de personnaliser le fichier CSV en fonction de vos besoins :
- Code du centre de facturation : Si votre entreprise possède plusieurs points de facturation (un bureau à Paris et un à Montpellier par exemple). Renseignez le code associé à ce point de facturation dans votre fichier CSV. Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification. 
- Collaborateur sans email : Si votre entreprise souhaite créer des collaborateurs qui ne possèdent pas d'adresses emails. Les envois d'invitation se feront donc par voie postale, au bureau ou à domicile (renseignez bien l'adresse de livraison pour ces bénéficiaires-là).
- Code du point de livraison : Pour une livraison de carte au bureau ou à domicile (pour une livraison au bureau, renseignez le code du point de livraison, pour une livraison à domicile, renseigner D [pour domicile] puis remplissez l'adresse de votre bénéficiaire). Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification. 

mceclip1.png5. Cliquez sur Télécharger mon fichier,

6. Remplissez et renseignez les informations de votre bénéficiaire ainsi que les informations relatives aux champs sélectionnés lors de l'étape 4 (ne remplissez pas la colonne dotation si vous ne souhaitez pas créditer votre bénéficiaire)

7. Enregistrez et glissez le fichier à l'endroit prévu,
 mceclip3.png

8. Indiquez la date d'envoi des invitations de votre choix (courrier ou email). 

9. Indiquez une date de rechargement à la date souhaitée (les cartes ne s'enverront qu'à la date de rechargement indiquée et pas avant)

10. Une fois que vous aurez cliqué sur Continuer, vous aurez ce message pour récapituler votre commande : 

  • Nombre de cartes commandées,
  • Centre de facturation sélectionné,
  • Nombre de bénéficiaires créés,
  • Nombre de bénéficiaires crédités, 
  • Montant total de votre commande, 

Si toutes les informations sont correctes, validez votre commande, si non, cliquez sur la petite croix en haut à droite. 

mceclip2.png

💡 Notre système détectera automatiquement les bénéficiaires ayant besoin d'une commande de carte et l'enverra directement à l'adresse de l'entreprise ou au domicile du collaborateur selon votre choix. 

Article en relation : Comment annuler une commande de titres cadeaux ? 

🚨 Attention : Cet article parle de la nouvelle plateforme pour la gestion de titres cadeaux qui n'est pas encore disponible pour tous nos CSEs. Elle devrait être disponible pour tous au cours des prochaines semaines ! Si vous ne disposez encore de cette version, vous trouverez les mêmes informations sur cette page 

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