En créant des bénéficiaires sur la plateforme titres cadeaux, vous leur permettez d'avoir accès aux offres du CSE sur leur compte Swile 🎁

On vous explique dans cet article comment créer des bénéficiaires. Une fois cette action effectuée, vous pourrez alors les créditer : Comment créditer mes bénéficiaires de titres cadeaux ?

Vous avez deux possibilités : 

  • 👉 Créer vos bénéficiaires sur la plateforme (un par un, ou en lot) depuis le menu Bénéficiaires : Ils auront accès aux offres du CSE, cependant cela ne leur commandera pas de carte
  • 👉 Créer vos bénéficiaires via un fichier csv dans le tunnel de commande : Cela commandera une carte s'ils n'en ont pas déjà, et ils auront accès aux offres du CSE

Cliquez ci-dessous pour voir le processus en détail :

👩‍💻 Ajouter les bénéficiaires sans commande de cartes
👉 Si vous avez peu de bénéficiaires à créer et que vous souhaitez les ajouter un par un : 
  1. Cliquez en haut à droite sur + Ajouter puis sur Ajouter un bénéficiaire
  2. Renseignez les informations (si le collaborateur a déjà un compte Swile via la mobilité ou les titres restaurants par exemple, il faudra renseigner exactement les mêmes données)
  3. Cliquez sur Créer pour valider
👉 Si vous avez un nombre important de bénéficiaires à créer : 
  1. Cliquez sur + Ajouter en haut à droit puis sur Importer en lot
  2. Sélectionnez ensuite la société concernée pour associer les bénéficiaires
  3. Choisissez une date d'invitation afin que vos bénéficiaires puissent activer leur compte si nécessaire
  4. Cliquez sur Continuer puis sur Télécharger le modèle
  5. Renseignez les informations de vos bénéficiaires dans le fichier CSV :
    1. Civilité : Indiquez "Monsieur" ou "Madame"
    2. Rôle : Indiquez "Administrateur" ou "Utilisateur"
    3. Date de naissance : au format JJ/MM/AAAA
  6. Une fois le fichier CSV complété et enregistré, importez-le pour que vos bénéficiaires soient immédiatement créés sur la plateforme
💳 Ajouter les bénéficiaires avec commande de cartes

1. Rendez-vous dans votre espace administrateur  

2. Cliquez sur + et Commande

3. Sélectionnez l'événement "Autre" pour une création de bénéficiaire et envoi de carte sans chargement 



4. Vous aurez la possibilité de personnaliser le fichier CSV en fonction de vos besoins :

  • Matricule : Cochez si vous avez besoin de renseigner le matricule d'un collaborateur
  • Code du centre de facturation : Si votre entreprise possède plusieurs points de facturation (un bureau à Paris et un à Montpellier par exemple). Renseignez le code associé à ce point de facturation dans votre fichier CSV. Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification.
  • Collaborateur sans email : Si votre entreprise souhaite créer des collaborateurs qui ne possèdent pas d'adresses emails. Les envois d'invitation se feront donc par voie postale, au bureau ou à domicile (renseignez bien l'adresse de livraison pour ces bénéficiaires-là).
  • Code du point de livraison : Pour une livraison de carte au bureau ou à domicile (pour une livraison au bureau, renseignez le code du point de livraison, pour une livraison à domicile, renseigner D [pour domicile] puis remplissez l'adresse de votre bénéficiaire). Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification.
  • Flyer Papier : Ne cochez pas cette option lorsque vous créez uniquement des bénéficiaires

 

5. Cliquez sur Télécharger mon fichier

6. Remplissez et renseignez les informations de votre bénéficiaire ainsi que les informations relatives aux champs sélectionnés lors de l'étape 4 (ne remplissez pas la colonne dotation, vous le ferez lors de votre commande de chargement)

7. Enregistrez et glissez le fichier à l'endroit prévu
 mceclip3.png

 8. Personnalisez votre commande :

  • Indiquez la date d'envoi des invitations : L'email ne s'enverra qu'aux nouveaux bénéficiaires. Si votre bénéficiaire possède un compte actif via le titre restaurant par exemple, il ne recevra pas d'email d'invitation.
  • Indiquez une date de rechargement : Il s'agira de la date à laquelle les cartes partiront en production 
  • Personnalisez l'email d'envoi de votre dotation. Consultez notre page d'aide si besoin : Personnalisation des emails titres cadeaux

9. Cliquez sur Continuer. Le récapitulatif s'affiche. Si toutes les informations sont correctes, validez votre commande, le cas échéant, cliquez sur la petite croix en haut à droite. 

mceclip2.png

💡 Notre système détectera automatiquement les bénéficiaires ayant besoin d'une commande de carte et l'enverra directement à l'adresse de l'entreprise ou au domicile du collaborateur selon votre choix.  

🧐 Vous trouvez des erreurs ? 

Si une fois l’import effectué, des messages d'erreurs s'affichent, nous détaillons sur quelle ligne se trouve l'erreur à corriger. Modifiez-la directement sur votre fichier, puis enregistrez-le de nouveau afin de l'importer.

Vous n'avez pas trouvé de réponses à vos questions ?

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