Comment créer un bénéficiaire sur les titres cadeaux ?

1. Cliquez en haut à droite sur + Ajouter puis sur Ajouter un bénéficiaire
2. Renseignez les informations (si le collaborateur a déjà un compte Swile via la mobilité ou les titres restaurants par exemple, il faudra renseigner exactement les mêmes données)
3. Cliquez sur Créer pour valider

1. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite puis sur Importer en lot
2. Sélectionnez ensuite la société concernée pour associer les bénéficiaires
3. Choisissez une date d'invitation afin que vos bénéficiaires puissent activer leur compte si nécessaire
4. Cliquez sur Continuer puis sur Télécharger le modèle
5. Renseignez les informations de vos bénéficiaires dans le fichier CSV :
   1. Civilité : Indiquez "Monsieur" ou "Madame"
   2. Rôle : Indiquez "Administrateur" ou "Utilisateur"
   3. Date de naissance : au format JJ/MM/AAAA
6. Une fois le fichier CSV complété et enregistré, importez-le pour que vos bénéficiaires soient immédiatement créés sur la plateforme

1. Rendez-vous dans votre espace administrateur  

2. Cliquez sur + et Commande

3. Sélectionnez l'événement "Autre" pour une création de bénéficiaire et création de carte sans chargement 

4. Vous aurez la possibilité de personnaliser le fichier CSV en fonction de vos besoins :

• Matricule : Cochez si vous avez besoin de renseigner le matricule d'un collaborateur
• Code du centre de facturation : Si votre entreprise possède plusieurs points de facturation (un bureau à Paris et un à Montpellier par exemple). Renseignez le code associé à ce point de facturation dans votre fichier CSV. Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification.
• Collaborateur sans email : Si votre entreprise souhaite créer des collaborateurs qui ne possèdent pas d'adresses emails. Les envois d'invitation se feront donc par voie postale, au bureau ou à domicile (renseignez bien l'adresse de livraison pour ces bénéficiaires-là).
• Code du point de livraison : Cette colonne est à renseigner uniquement si vous êtes en charge de la commande de cartes pour vos collaborateurs. En fonction du paramétrage de votre compte, vos collaborateurs doivent commander eux-mêmes leur carte sur leur compte Swile - rapprochez-vous de nos services en cas de doutes. Dans ce cas, il est inutile de renseigner cette colonne. Pour une livraison de carte au bureau ou à domicile (pour une livraison au bureau, renseignez le code du point de livraison, pour une livraison à domicile, renseigner D [pour domicile] puis remplissez l'adresse de votre bénéficiaire). Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification.
• Flyer Papier : Ne cochez pas cette option lorsque vous créez uniquement des bénéficiaires
  

5. Cliquez sur Télécharger mon fichier

6. Remplissez et renseignez les informations de votre bénéficiaire ainsi que les informations relatives aux champs sélectionnés lors de l'étape 4 (ne remplissez pas la colonne dotation, vous le ferez lors de votre commande de chargement)

7. Enregistrez et glissez le fichier à l'endroit prévu
 

 8. Personnalisez votre commande :

• Indiquez la date d'envoi des invitations : L'email ne s'enverra qu'aux nouveaux bénéficiaires. Si votre bénéficiaire possède un compte actif via le titre restaurant par exemple, il ne recevra pas d'email d'invitation. Si votre collaborateur n'a pas de carte et que votre paramétrage le rend autonome de la commande de sa carte sur son propre compte, il pourra la commander à partir de la date d'invitation paramétrée. 
• Indiquez une date de rechargement : Il s'agit de la date à laquelle les cartes seront créées. 
• Personnalisez l'email d'envoi de votre dotation. Consultez notre page d'aide si besoin : Personnalisation des emails titres cadeaux

9. Cliquez sur Continuer. Le récapitulatif s'affiche. Si toutes les informations sont correctes, validez votre commande, le cas échéant, cliquez sur la petite croix en haut à droite. 

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