Comment respecter les règles de dépenses voyage de mon entreprise ?

Comment sont validées mes réservations ? Combien puis-je dépenser ? Apprenez tout sur la politique voyage de votre entreprise ! 

1. Avant de réserver

Un de vos responsables vous a ajouté dans une équipe sur Okarito by Swile, avec tous ou une partie de vos collègues.

Votre responsable a alors défini des règles de validation de vos réservations, applicables à tous les membres de votre équipe : c'est votre politique voyage.

Pour toutes vos réservations de trains, vols et nuits d'hôtels, la politique voyage définit si :

  • Toutes vos demandes de réservations seront soumises à validation 
  • Uniquement celles au-delà d'un certain budget 
  • Aucune : vous êtes 100% autonome pour réserver vos voyages 

2. Pendant votre réservation

Tout au long de votre recherche d'une réservation sur Okarito by Swile, le tarif s'affichera en noir ou en rouge si chaque option de réservation est au-dessus ou en dessous du budget définit dans votre politique voyage :

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Ce n'est qu'une indication. Vous pourrez toujours faire une demande de réservation à un tarif considéré comme au-dessus de votre budget.

3. Valider votre réservation

Pour valider votre réservation, il faudra donc :

  • Ajouter la raison du voyage. Ce code apparaît sur la facture que nous envoyons à votre entreprise pour aider vos collègues comptables.
  • Justifier votre choix 
  • Choisir l'entité de facturation pour cette réservation. Uniquement si vos responsables vous en ont donné accès à plusieurs.

Vous devrez donner ces informations juste avant de confirmer votre demande 👇

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Et vous n'avez rien de plus à faire ! Le paiement sera réglé par virement, par votre entreprise. Adieu les notes de frais 💸 .

4. Et ma facture alors ?

Une facture reprenant vos réservations et ainsi que celles de vos collègues sur Okarito by Swile est envoyée à votre entreprise le 28 de chaque mois.

Si vous avez besoin de la facture d'une réservation en particulier (pour par exemple la re-facturer à un client), faites-nous en la demande par chat ou par email à travel@swile.co 

5. Après votre réservation

Conformément à la politique voyage définie par un de vos responsables :

  • Si votre demande de réservation ne nécessite pas de validation : vous recevrez un email de confirmation de votre réservation dans les secondes ou minutes après avoir cliqué sur Payer la réservation.
  • Si votre demande nécessite une validation : le ou les validateurs de votre équipe recevront un email les invitant à valider ou non votre demande de réservation.
    Votre réservation sera alors en attente 👇
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  • Si votre validateur n'a pas validé votre demande dans les 24h, relancez-le. Les prix et disponibilités évoluent très vite, surtout si vous réservez peu de temps avant le voyage !
    Une fois la demande validée, la réservation sera faite et vous recevrez votre email de confirmation.

 

 

 

 

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