Vous avez un nouveau bénéficiaire à ajouter ? Une carte à commander ? On vous explique toute la gestion des bénéficiaires ci-dessous : 

Créer un bénéficiaire (ce qui génèrera automatiquement une commande de carte si votre bénéficiaire ne possède pas de carte Swile)

Pour créer vos bénéficiaires, c'est simple, il suffit de suivre ces étapes : 

1. Rendez-vous dans votre espace administrateur,
2. Cliquez sur Nouvelle commande,

Capture.PNG.png

 

3. Vous aurez la possibilité de personnaliser le fichier CSV. Pensez bien à cocher les options dont vous avez besoin : 


Code du centre de facturation : Si votre entreprise possède plusieurs points de facturation (un bureau à Paris et un à Montpellier par exemple). Renseignez le code associé à ce point de facturation dans votre fichier CSV. Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification. 
Collaborateur sans email : Si votre entreprise souhaite créer des collaborateurs qui ne possèdent pas d'adresses emails. Les envois d'invitation se feront donc par voie postale, au bureau ou à domicile (renseignez bien l'adresse de livraison pour ces bénéficiaires-là). 
Code du point de livraison : Pour une livraison de carte au bureau ou à domicile (pour une livraison au bureau, renseignez le code du point de livraison, pour une livraison à domicile, renseigner D [pour domicile] puis remplissez l'adresse de votre bénéficiaire). Si l'adresse affichée n'est pas correcte, veuillez vous rapprocher de votre chargé de compte ou du service client pour modification. 

mceclip1.png4. Cliquez sur Télécharger mon fichier,

5. Remplissez et renseignez les informations de votre bénéficiaire ainsi que les informations relatives aux champs sélectionnés lors de l'étape 4 (ne remplissez pas la colonne montant si vous ne souhaitez pas créditer cette personne, mais simplement l'ajouter en bénéficiaire). 

6. Enregistrez et glissez le fichier à l'endroit prévu,
 mceclip3.png

7. Indiquez la date d'envoi des invitations de votre choix (courrier ou email). 

8. Indiquez une date de rechargement à la date souhaitée (les cartes ne s'enverront qu'à la date de rechargement indiquée et pas avant)

9. Une fois que vous aurez cliqué sur Continuer, vous aurez ce message pour récapituler votre commande 

 

Si toutes les informations sont correctes, validez votre commande, si non, cliquez sur la petite croix en haut à droite. 

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💡 Notre système détectera automatiquement les bénéficiaires ayant besoin d'une commande de carte et l'enverra directement à l'adresse de l'entreprise ou au domicile du collaborateur selon votre choix. 

 

10. Dès que votre commande est terminée, le collaborateur apparaît directement dans les bénéficiaires !

 

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