Retrouver dans cet article toutes les informations dont vous aurez besoin pour mieux gérer les dépenses de vos collaborateurs grâce aux codes analytiques.
Qu'est-ce qu'un code analytique ?
Il s'agit d'un code appliqué sur la plateforme par votre collaborateur au moment de sa réservation. Il vous permet d'avoir une meilleure vision des raisons de déplacements de vos collaborateurs et donc avoir une meilleure gestion de votre budget voyage !
Comment puis-je activer et créer les codes analytiques ?
La mise en place des codes analytiques est facultative. Vous pouvez décider ou non de rendre ces codes obligatoires lors d’une réservation.
Depuis votre profil Administrateur Swile Business Travel, rendez-vous sur la page Codes Analytiques puis suivez les étapes indiquées ici 👇
Depuis cette page, vous pouvez voir tous les codes analytiques créés au niveau de votre entité. Vous serez aussi capable de consulter qui a créé le code, le modifier ou le supprimer.
💡 Le code AUTRE est le seul créé par défaut et préexistant, et qui ne peut pas être supprimé. Nous le mettons en place afin de donner la possibilité à vos collaborateurs de le sélectionner s'ils ne sont pas sûrs du code correct à utiliser lors de leur réservation.
Le code n'est pas le bon ? Pas de souci, vous pourrez le changer plus tard, une fois que la réservation est confirmée.
Comment modifier ou supprimer un code analytique ?
Pour modifier un code, il vous suffit de cliquer sur l'icône crayon et sauvegarder votre modification une fois que vous avez terminé. On vous montre comment faire ici 👇
Pour le supprimer, il vous faut tout simplement cliquer sur la petite poubelle en rouge. Facile, non ?
Que se passe-t-il si je supprime un code analytique ?
Ne vous inquiétez pas ! Si votre code analytique a déjà été utilisé pour les réservations de vos collaborateurs, l'information sera toujours stockée et apparaîtra finalement dans vos factures pour les réservations concernées.
Si vous vous apercevez que vous avez à nouveau besoin du code que vous avez supprimé, vous pouvez facilement le recréer avec le même nom.
Comment puis-je voir quelles réservations ont été faites avec un code analytique spécifique ?
Il y a 2 options principales disponibles pour vous :
- Vous pouvez filtrer les réservations par code analytique depuis votre page Réservations
- Vous pouvez trouver le code analytique dans votre Export de réservations
Vous pouvez également trouver le code analytique bien visible dans vos factures, dans le descriptif des détails de chaque réservation.
Et, après, comment fonctionnent-ils ?
Une fois votre Code Analytique créé, vos collaborateurs vont le retrouver à la dernière étape du processus de réservation. Vous pouvez trouver plus d'informations sur le sujet ici.
