Die Genehmigungsregeln Ihres Unternehmens bestimmen, ob Ihre Buchung von einer Person, von mehreren Personen nacheinander (z. B. Ihrem Vorgesetzten, dann der Finanzabteilung ...) oder von niemandem genehmigt werden muss. In diesem Fall kann nach Abschluss der Buchung eine Informations-E-Mail an jemanden in Ihrem Unternehmen gesendet werden.
Wie gelten die Genehmigungsregeln für Buchungen über Swile Travel?
Für alle Ihre Buchungen von Zügen, Flügen und Hotelübernachtungen legt die Reiserichtlinie fest, ob:
- Alle Ihre Buchungsanfragen zur Genehmigung vorgelegt werden müssen.
- Nur Anfragen, die ein bestimmtes Budget überschreiten, zur Genehmigung vorgelegt werden müssen.
- Keine Anfrage zur Genehmigung vorgelegt werden muss: Sie können Ihre Reisen komplett eigenständig buchen.
Was passiert während einer Buchung über Swile Travel?
Bevor Sie Ihre Anfrage absenden, sehen Sie die Genehmigungsschritte und gegebenenfalls die E-Mail-Adresse, die am Ende benachrichtigt wird.
Sie haben außerdem während Ihrer Suche jederzeit einen Überblick über die Preise Ihrer Buchung. Ein Zimmer außerhalb der Richtlinie wird zum Beispiel durch ein kleines rotes Schild angezeigt.
💡 Budget beachten
Das angezeigte Budget dient nur zur Orientierung. Sie können trotzdem eine Buchungsanfrage zu einem Preis stellen, der über Ihrem Budget liegt. Die Anfrage wird dann zur Genehmigung an die zuständige Person in Ihrem Unternehmen weitergeleitet.
Um Ihre Buchung zu bestätigen, müssen Sie:
- Den Reisegrund angeben. Dieser Code erscheint auf der Rechnung, die wir an Ihr Unternehmen senden, um Ihren Kolleg:innen in der Buchhaltung zu helfen.
- Die Rechnungseinheit auswählen, falls Ihr Unternehmen mehrere hat, sowie den Reisegrund für diese Buchung angeben.
Diese Angaben müssen Sie direkt vor der Bestätigung Ihrer Anfrage machen.
Hinweis: Die Anzeige ist dynamisch und hängt davon ab, welche Felder Ihr Unternehmen als Pflichtfelder festgelegt hat.
Die Zahlung erfolgt durch Ihr Unternehmen. Spesenabrechnungen sind daher nicht notwendig.
Was passiert nach einer Buchung über Swile Travel?
Je nach der von einer verantwortlichen Person festgelegten Reiserichtlinie gilt:
- Wenn Ihre Buchungsanfrage keine Genehmigung benötigt, erhalten Sie wenige Sekunden oder Minuten nach dem Klick auf Bestätigen und bezahlen eine Bestätigungs-E-Mail.
- Wenn Ihre Anfrage genehmigt werden muss: Der erste Genehmiger erhält eine E-Mail. Wenn er zustimmt, geht die Anfrage an den nächsten Genehmiger weiter. Die Buchung wird erst nach der letzten Genehmigung durchgeführt; dann erhalten Sie Ihre Bestätigung. Eine Ablehnung – egal in welchem Schritt – stoppt den Prozess: Sie müssen dann eine neue Buchung vornehmen.
Ihre Buchung befindet sich dann im Status "Ausstehend":
Eine Buchung kann auch von einem Administrator genehmigt werden, falls Ihr Genehmiger nicht verfügbar ist. Wenn der Administrator nicht zusätzlich als Genehmiger eingetragen ist, erhält er keine Benachrichtigung, kann aber unter Administration > Buchungen die betreffende Buchung auswählen und genehmigen.
⚠️ Verspätete Genehmigung
Wenn der aktuelle Genehmiger Ihre Anfrage nicht innerhalb von 24 Stunden bearbeitet hat, erinnern Sie ihn bitte daran. Die Wartezeiten summieren sich von Schritt zu Schritt.
Preise und Verfügbarkeiten ändern sich sehr schnell, besonders wenn Sie kurzfristig buchen. Sobald die Anfrage genehmigt ist, wird die Buchung durchgeführt und Sie erhalten Ihre Bestätigungs-E-Mail.
Wie funktioniert die Rechnung für eine Buchung über Swile Travel?
Rechnungen werden nur an Administratoren gesendet.
Wenn Ihr Unternehmen die Abrechnung pro Buchung gewählt hat, wird Ihrem Unternehmen automatisch eine Rechnung mit Ihren Buchungen sowie denen Ihrer Kolleg:innen auf Swile Travel zugesendet.
Wenn Sie die Rechnung für eine bestimmte Buchung benötigen, können wir sie Ihnen zusenden.
Sie können nur Rechnungen anfordern, die Sie betreffen. Wenn einer Ihrer Kolleg:innen eine Rechnung benötigt, kann nur diese Person oder Ihr Unternehmen die Rechnung anfordern.
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