¿Cómo cumplir con las políticas de gastos de viaje de mi empresa?

Tu empresa puede establecer una política de viajes definiendo reglas, especialmente sobre el presupuesto a respetar. Si no cumples con estas reglas, tu empresa puede rechazar el viaje y tendrás que hacer una nueva reserva.

💡 Para todas tus reservas de trenes, vuelos y noches de hotel, la política de viajes define si:

• Todas tus solicitudes de reserva deberán ser validadas

• Solo aquellas que superen cierto presupuesto

• Ninguna: tienes total autonomía para reservar tus viajes

   👉 Durante tu reserva  

Durante tu búsqueda de una reserva en Swile Travel, la tarifa aparecerá en verde si cada opción de reserva está por debajo del presupuesto definido en tu política de viajes, como muestra la imagen a continuación 👇 :

 

 

    💸 Presupuesto a respetar

El presupuesto mostrado es solo una referencia. Siempre podrás solicitar una reserva con una tarifa superior a tu presupuesto. La solicitud será enviada para validación a la persona responsable en tu empresa.

Para validar tu reserva, deberás:

• Añadir el motivo del viaje. Este código aparece en la factura que enviamos a tu empresa para ayudar a tus compañeros de contabilidad.
• Justificar tu elección
• Elegir la entidad de facturación para esta reserva. Solo si tus responsables te han dado acceso a varias.

Deberás proporcionar esta información justo antes de confirmar tu solicitud 👇

 

El pago lo realizará tu empresa. Olvídate de los informes de gastos 💸

   👉 Después de tu reserva  

De acuerdo con la política de viajes definida por uno de tus responsables:

• Si tu solicitud de reserva no necesita validación: recibirás un correo de confirmación de tu reserva en segundos o minutos después de hacer clic en Confirmar y pagar.

• Si tu solicitud necesita validación: el/los validador(es) de tu equipo recibirán un correo invitándoles a validar o no tu solicitud de reserva.
  Tu reserva quedará pendiente 👇

 

💡Una reserva también puede ser validada por un administrador si tu validador no está disponible. Si no tiene el rol de validador además, no recibirá notificaciones pero podrá, desde la pestaña Administración Reservas, seleccionar la reserva correspondiente y validarla.

💸 Factura

Las facturas solo se envían a los administradores. Si tu empresa ha optado por la facturación por servicio, se enviará automáticamente a tu empresa una factura que incluye tus reservas y las de tus compañeros en Swile Travel. Si necesitas la factura de una reserva en particular, podemos enviártela.
💡 Solo puedes solicitar las facturas que te correspondan. Si uno de tus compañeros necesita una factura, solo él o tu empresa pueden solicitarla.