¿Cómo cumplir con las reglas de gastos de viaje de mi empresa?

Tu empresa puede establecer una política de viajes definiendo reglas, especialmente sobre el presupuesto a respetar. Si no cumples con estas reglas, tu empresa puede rechazar el viaje y tendrás que hacer una nueva reserva.

💡 Para todas tus reservas de trenes, vuelos y noches de hotel, la política de viajes define si:

• Todas tus solicitudes de reserva deberán ser validadas

• Solo aquellas que superen cierto presupuesto

• Ninguna: tienes total autonomía para reservar tus viajes

   👉 Durante tu reserva  

Podrás ver los precios de tu reserva durante toda tu búsqueda en Swile Travel. Una habitación fuera de política (por ejemplo) se indicará con un pequeño escudo rojo, como muestra la imagen de abajo 👇:

 

 

    💸 Presupuesto a respetar

El presupuesto mostrado es solo una referencia. Siempre podrás solicitar una reserva a un precio superior a tu presupuesto. La solicitud será enviada para validación a la persona responsable en tu empresa.

Para validar tu reserva, deberás:

• Añadir el motivo del viaje. Este código aparece en la factura que enviamos a tu empresa para ayudar a tus compañeros de contabilidad.
• Elegir la entidad de facturación (solo si tu empresa tiene varias) así como el motivo del viaje para esa reserva.

Deberás proporcionar esta información justo antes de confirmar tu solicitud 👇

 

Nota: Se trata de una visualización dinámica según los campos que tu empresa haya hecho obligatorios.

El pago lo realizará tu empresa. ¡Adiós a los informes de gastos! 💸

   👉 Después de tu reserva  

De acuerdo con la política de viajes definida por uno de tus responsables:

• Si tu solicitud de reserva no necesita validación: recibirás un correo de confirmación de tu reserva en segundos o minutos después de hacer clic en Confirmar y pagar.

• Si tu solicitud necesita validación: el/los validador(es) de tu equipo recibirán un correo invitándoles a validar o rechazar tu solicitud de reserva.
  Tu reserva quedará pendiente 👇

 

💡Una reserva también puede ser validada por un administrador si tu validador no está disponible. Si no tiene el rol de validador además, no recibirá notificaciones, pero podrá, desde la pestaña Administración Reservas, seleccionar la reserva correspondiente y validarla.

💸 Factura

Las facturas solo se envían a los administradores. Si tu empresa ha optado por la facturación por servicio, se enviará automáticamente a tu empresa una factura que incluye tus reservas y las de tus compañeros en Swile Travel. Si necesitas la factura de una reserva en particular, podemos enviártela.
💡 Solo puedes solicitar las facturas que te correspondan. Si uno de tus compañeros necesita una factura, solo él o tu empresa pueden solicitarla.