Les règles d’approbation de votre entreprise déterminent si votre réservation doit être validée par une personne, par plusieurs personnes à la suite (votre manager, puis la direction financière…) ou par personne. Dans ce cas, un email d’information peut être envoyé à quelqu’un de votre entreprise une fois la réservation faite.
Comment les règles d’approbation s’appliquent-elles aux réservations sur Swile Travel ?
Pour toutes vos réservations de trains, vols et nuits d’hôtel, la politique voyage définit si :
- Toutes vos demandes de réservation seront soumises à validation.
- Uniquement celles au-delà d’un certain budget seront soumises à validation.
- Aucune demande ne sera soumise à validation : vous êtes 100 % autonome pour réserver vos voyages.
Que se passe-t-il pendant une réservation sur Swile Travel ?
Avant d’envoyer votre demande, vous voyez les étapes de validation et, le cas échéant, l’email qui sera notifié à la fin.
Vous avez également une visibilité sur les prix de votre réservation tout au long de votre recherche. Une chambre hors politique, par exemple, est signalée par un petit bouclier rouge.
💡 Budget à respecter
Le budget affiché n’est qu’une indication. Vous pourrez toujours faire une demande de réservation à un tarif considéré comme au-dessus de votre budget. La demande sera ensuite soumise à la validation de la personne en charge dans votre entreprise.
Pour valider votre réservation, il faudra :
- Ajouter la raison du voyage. Ce code apparaît sur la facture que nous envoyons à votre entreprise pour aider vos collègues comptables.
- Choisir l’entité de facturation, uniquement si votre entreprise en possède plusieurs, ainsi que la raison du voyage pour cette réservation.
Vous devrez donner ces informations juste avant de confirmer votre demande.
NB : il s’agit d’un affichage dynamique en fonction des champs rendus obligatoires par votre entreprise.
Le paiement sera effectué par votre entreprise. Les notes de frais ne sont donc pas nécessaires.
Que se passe-t-il après une réservation sur Swile Travel ?
Conformément à la politique voyage définie par un de vos responsables :
- Si votre demande de réservation ne nécessite pas de validation, vous recevrez un email de confirmation de votre réservation dans les secondes ou minutes après avoir cliqué sur Confirmer et payer.
- Si votre demande nécessite une validation : le premier approbateur reçoit un email. S’il valide, la demande passe à l’approbateur suivant. La réservation n’est effectuée qu’après la dernière validation ; vous recevez alors votre confirmation. Un refus, à n’importe quelle étape, arrête le circuit : vous devrez effectuer une nouvelle réservation.
Votre réservation sera alors en attente :
Une réservation peut également être validée par un administrateur si votre approbateur n’est pas disponible. S’il n’a pas le rôle d’approbateur en plus, il ne recevra pas de notification, mais pourra, à partir de Administration > Réservations, sélectionner la réservation concernée et la valider.
⚠️ Validation tardive
Si l’approbateur dont c’est le tour n’a pas validé votre demande dans les 24 h, relancez-le. Les délais s’additionnent d’une étape à l’autre.
Les prix et disponibilités évoluent très vite, surtout si vous réservez peu de temps avant le voyage. Une fois la demande validée, la réservation sera faite et vous recevrez votre email de confirmation.
Comment fonctionne la facture d’une réservation sur Swile Travel ?
Les factures sont envoyées seulement aux administrateurs.
Si votre entreprise a opté pour une facturation par prestation, une facture reprenant vos réservations ainsi que celles de vos collègues sur Swile Travel est envoyée automatiquement à votre entreprise.
Si vous avez besoin de la facture d’une réservation en particulier, nous pouvons vous l’envoyer.
Vous pouvez nous demander uniquement les factures qui vous concernent. Si l’un de vos collaborateurs a besoin d’une facture, seul ce collaborateur ou votre entreprise peut en faire la demande.
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