Comment respecter les règles de dépenses voyage de mon entreprise ?

Votre entreprise peut mettre en place une politique de voyage en définissant des règles, notamment sur le budget à respecter. Si vous ne respectez pas ces règles, votre entreprise peut refuser le voyage et vous devrez procéder à une nouvelle réservation.

💡 Pour toutes vos réservations de trains, vols et nuits d'hôtels, la politique voyage définit si :

• Toutes vos demandes de réservations seront soumises à validation 

• Uniquement celles au-delà d'un certain budget 

• Aucune : vous êtes 100% autonome pour réserver vos voyages 

   👉 Pendant votre réservation  

Tout au long de votre recherche d'une réservation sur Swile Travel, le tarif s'affichera en vert si chaque option de réservation est en dessous du budget défini dans votre politique voyage, comme vous le montre l'image ci-dessous 👇 :

 

 

    💸 Budget à respecter

Le budget affiché n'est qu'une indication. Vous pourrez toujours faire une demande de réservation à un tarif considéré comme au-dessus de votre budget. La demande sera ensuite soumise à la validation de la personne en charge dans votre entreprise. 

Pour valider votre réservation, il faudra :

• Ajouter la raison du voyage. Ce code apparaît sur la facture que nous envoyons à votre entreprise pour aider vos collègues comptables.
• Justifier votre choix 
• Choisir l'entité de facturation pour cette réservation. Uniquement si vos responsables vous en ont donné accès à plusieurs.

Vous devrez donner ces informations juste avant de confirmer votre demande 👇

 

Le paiement sera effectué par votre entreprise. Adieu les notes de frais 💸 

   👉 Après votre réservation  

Conformément à la politique voyage définie par un de vos responsables :

• Si votre demande de réservation ne nécessite pas de validation : vous recevrez un email de confirmation de votre réservation dans les secondes ou minutes après avoir cliqué sur Confirmer et payer.

• Si votre demande nécessite une validation : le ou les valideur(s) de votre équipe recevront un email les invitant à valider ou non votre demande de réservation.
  Votre réservation sera alors en attente 👇

 

💡Une réservation peut être également validée par un administrateur si votre valideur n'est pas disponible. S'il n'a pas le rôle de valideur en plus, il ne recevra pas de notifications mais pourra, à partir de l'onglet Administration Réservations, sélectionner la réservation concernée et la valider.

💸 Facture

Si votre entreprise a opté pour une facturation par prestation, une facture reprenant vos réservations et ainsi que celles de vos collègues sur Swile Travel est envoyée automatiquement à votre entreprise. Si vous avez besoin de la facture d'une réservation en particulier, nous pouvons vous l'envoyer. 
💡 Vous pouvez nous demander uniquement les factures qui vous concernent. Si l'un de vos collaborateurs a besoin d'une facture, seul lui ou votre entreprise peut en faire la demande.