Le regole di approvazione della tua azienda stabiliscono se la tua prenotazione deve essere approvata da una persona, da più persone in sequenza (il tuo responsabile, poi l’ufficio finanziario…) o da nessuno. In quest’ultimo caso, una mail informativa può essere inviata a qualcuno della tua azienda una volta effettuata la prenotazione.
Come si applicano le regole di approvazione alle prenotazioni su Swile Travel?
Per tutte le tue prenotazioni di treni, voli e notti in hotel, la policy di viaggio stabilisce se:
- Tutte le tue richieste di prenotazione saranno soggette ad approvazione.
- Solo quelle che superano un certo budget saranno soggette ad approvazione.
- Nessuna richiesta sarà soggetta ad approvazione: sei completamente autonomo nel prenotare i tuoi viaggi.
Cosa succede durante una prenotazione su Swile Travel?
Prima di inviare la tua richiesta, puoi vedere le fasi di approvazione e, se previsto, l’email che verrà notificata al termine.
Hai anche visibilità sui prezzi della tua prenotazione durante tutta la ricerca. Una camera fuori policy, ad esempio, viene segnalata con un piccolo scudo rosso.
💡 Budget da rispettare
Il budget visualizzato è solo indicativo. Potrai comunque inviare una richiesta di prenotazione a una tariffa considerata superiore al tuo budget. La richiesta sarà poi sottoposta all’approvazione della persona incaricata nella tua azienda.
Per confermare la tua prenotazione, sarà necessario:
- Aggiungere la motivazione del viaggio. Questo codice apparirà sulla fattura che invieremo alla tua azienda per aiutare i colleghi della contabilità.
- Scegliere l’ente di fatturazione, solo se la tua azienda ne ha più di uno, oltre alla motivazione del viaggio per questa prenotazione.
Dovrai fornire queste informazioni subito prima di confermare la richiesta.
NB: si tratta di una visualizzazione dinamica in base ai campi resi obbligatori dalla tua azienda.
Il pagamento sarà effettuato dalla tua azienda. Non sarà quindi necessario compilare note spese.
Cosa succede dopo una prenotazione su Swile Travel?
In base alla policy di viaggio definita da uno dei tuoi responsabili:
- Se la tua richiesta di prenotazione non necessita di approvazione, riceverai una mail di conferma della prenotazione entro pochi secondi o minuti dopo aver cliccato su Conferma e paga.
- Se la tua richiesta necessita di approvazione: il primo approvatore riceve una mail. Se approva, la richiesta passa all’approvatore successivo. La prenotazione viene effettuata solo dopo l’ultima approvazione; a quel punto riceverai la conferma. Un rifiuto, a qualsiasi fase, interrompe il processo: dovrai effettuare una nuova prenotazione.
La tua prenotazione sarà quindi in attesa:
Una prenotazione può anche essere approvata da un amministratore se il tuo approvatore non è disponibile. Se non ha anche il ruolo di approvatore, non riceverà alcuna notifica, ma potrà, da Amministrazione > Prenotazioni, selezionare la prenotazione interessata e approvarla.
⚠️ Approvazione in ritardo
Se l’approvatore di turno non ha approvato la tua richiesta entro 24 ore, sollecitalo. I tempi si sommano a ogni fase.
I prezzi e le disponibilità cambiano molto rapidamente, soprattutto se prenoti poco prima del viaggio. Una volta approvata la richiesta, la prenotazione verrà effettuata e riceverai la mail di conferma.
Come funziona la fattura di una prenotazione su Swile Travel?
Le fatture vengono inviate solo agli amministratori.
Se la tua azienda ha scelto la fatturazione per servizio, una fattura che riepiloga le tue prenotazioni e quelle dei tuoi colleghi su Swile Travel viene inviata automaticamente alla tua azienda.
Se hai bisogno della fattura di una prenotazione specifica, possiamo inviartela.
Puoi richiedere solo le fatture che ti riguardano. Se un tuo collega ha bisogno di una fattura, solo lui o la tua azienda possono farne richiesta.
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