Wie bestätige ich eine ausstehende Buchung in Swile Travel?

Dieser Artikel richtet sich an Genehmiger und Administratoren von Swile Travel. In dieser Rolle können Sie Buchungen Ihrer Mitarbeitenden genehmigen oder ablehnen. Sie erhalten eine E-Mail, sobald Sie an der Reihe sind, eine Entscheidung zu treffen. Wenn Sie in der zweiten Genehmigungsstufe eingreifen, erhalten Sie die E-Mail nach der Freigabe durch die erste Person. Ausstehende Buchungen sind in einem eigenen Tab zusammengefasst.

Wie greife ich auf eine ausstehende Buchung bei Swile Travel zu?

Es gibt zwei Zugangswege, je nach Ihrem Bereich:

• Genehmiger-Bereich: Menü Reise > Ausstehende Buchungen.
• Administrator-Bereich: Menü Reise > Buchungen > Tab Ausstehend.

In der Buchung finden Sie die Informationen zu den betreffenden Mitarbeitenden, Details und Preis, die ausgefüllten Analysefelder – diese können bei Bedarf angepasst werden – sowie eine Zusammenfassung mit der angewendeten Reiserichtlinie und gegebenenfalls den Gründen für eine Abweichung. Sie können dann auf Ablehnen oder auf Bestätigen und bezahlen klicken.

In einer Zwischenschritt-Phase leitet Ihre Genehmigung die Anfrage an den nächsten Genehmiger weiter. Sind Sie der letzte Genehmiger, wird die Buchung und Bezahlung ausgelöst.

Wie kann ein Mitarbeitender sehen, wer seine Buchung bei Swile Travel genehmigt?

Buchungen werden von den Genehmigern oder Administratoren der Organisation bestätigt. Auf der Buchungsbestätigungsseite sieht der Mitarbeitende die erforderlichen Genehmigungsschritte, die jeweils zuständigen Personen sowie gegebenenfalls weitere Personen, die per E-Mail benachrichtigt werden.

Was tun, wenn die Option bei Swile Travel nicht rechtzeitig bestätigt wurde?

Sie können eine neue Suche starten und die Option – sofern noch verfügbar – direkt auf der Buchungsbestätigungsseite erneut auswählen.

Was passiert, nachdem die Buchung bei Swile Travel bestätigt wurde?

Sobald die Buchung vom letzten Genehmiger bestätigt wurde, wird sie ausgeführt. Der Reisende erhält seine Bestätigungs-E-Mail und die zu informierenden Personen erhalten ebenfalls eine E-Mail.

Wie kann ich die Analysefelder einer Buchung bei Swile Travel ändern?

Wenn Sie eine ausstehende Buchung prüfen, werden die vom Mitarbeitenden ausgefüllten Analysefelder im Detail angezeigt. Sie können diese an dieser Stelle anpassen, bevor Sie auf Bestätigen und bezahlen klicken.

Was passiert, wenn ein Genehmiger oder Administrator eine ausstehende Buchung ablehnt?

Der Prozess wird gestoppt, die Buchung abgelehnt und der Reisende informiert. Sie können den Grund angeben.