Wenn Sie ein Administrator-Konto bei Swile Travel haben, können Sie Buchungen aus Ihrem Bereich exportieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihren Administrationsbereich > Reisen. Falls Sie Hilfe benötigen, schauen Sie hier nach: Zugriff auf meinen Swile Travel Administrationsbereich
Klicken Sie auf den Tab Exporte
In dieser Ansicht stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:
Sie können entweder unsere Standard-Exportvorlage nutzen oder diese individuell anpassen.
👉 Standard-Export
Der Standard-Export wird von Swile Travel mit den gängigen Kategorien bereitgestellt, damit Sie Ihre Buchhaltung intern erledigen können.
👉 Individuelle Vorlage
Unter Exportvorlagen klicken Sie auf Neue Vorlage. Sie können Ihre eigene Exportvorlage nach Ihren Bedürfnissen erstellen und anpassen (Beispiel für die Vorlage "Monatlicher Export").
Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um die bekannten Felder von Swile Travel auszuwählen.
Wählen Sie die Felder aus, die Sie hinzufügen möchten.
Im untenstehenden Beispiel heißt die Vorlage Testauszug.
Sie können die verschiedenen Spalten umbenennen (1 im Bild), indem Sie direkt auf den Namen klicken, und das Format ändern (2 im Bild).
Wenn Sie möchten, dass Spalte B vor Spalte A steht, ziehen Sie einfach Spalte B über Spalte A.
Es ist auch möglich, dieselbe Spalte zu duplizieren.
Sie können zum Beispiel das Feld Buchungsdatum in Spalte A verwenden und es Datum der Buchung nennen – wählen Sie dazu das Format TT/MM/JJJJ. Dann wählen Sie dasselbe Feld Buchungsdatum erneut für Spalte B und nennen es Buchungszeit – wählen Sie dafür das Format SS:MM.
Sobald Sie Ihre Spalten erstellt haben, bestätigen Sie mit Vorlage erstellen. 🙌
Wenn Sie noch nie zuvor Exporte erstellt haben, klicken Sie auf Export erstellen, ansonsten auf Neuer Export.
Sie können:
die gewünschte Exportvorlage über das Dropdown-Menü auswählen
den gewünschten Zeitraum und die zu exportierenden Daten auswählen: entweder nach Bestelldatum, Reisebeginn oder Rechnungsdatum
das Dateiformat auswählen: CSV, XLSX oder beides
Klicken Sie auf Export per E-Mail erhalten. Sie erhalten Ihren Export an die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Swile-Konto verknüpft ist. 💌
Sie können festlegen, dass Sie Ihren Buchungsexport regelmäßig erhalten. Gehen Sie dazu in den Tab Wiederkehrende Exporte.
Klicken Sie auf Neuer wiederkehrender Export.
Geben Sie dem Export einen Namen
Wählen Sie die gewünschte Exportvorlage aus
Wählen Sie die gewünschte(n) Abrechnungseinheit(en) aus
Legen Sie das Startdatum für den Export fest
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus
Wählen Sie das Dateiformat aus
Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) des/der Empfänger(s) an
Klicken Sie auf Export planen 🚀
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