Comment valider une réservation en attente sur Swile Travel ?

Cet article s'adresse aux approbateurs et administrateurs Swile Travel. À ce titre, vous pouvez être amené à valider, ou non, les réservations de vos collaborateurs. Vous recevez un e-mail lorsque c’est votre tour de vous prononcer. Si vous intervenez à la 2ème étape, vous le recevez après la validation de la 1ère. Les réservations en attente sont regroupées dans un onglet dédié.

Comment accéder à une réservation en attente sur Swile Travel ?

Deux chemins d'accès selon votre espace :

• Espace approbateur : menu Voyage > En attente de réservation.
• Espace administrateur : menu Voyage > Réservations > onglet En attente.

Dans la réservation, vous retrouvez les informations du ou des collaborateurs, le détail et le prix, les champs analytiques renseignés — modifiables si besoin — et un récapitulatif indiquant la politique voyage appliquée et, le cas échéant, les raisons du hors-politique. Vous pouvez alors cliquer sur Refuser ou sur Valider et payer. 

À une étape intermédiaire, votre validation transmet la demande à l’approbateur suivant. Si vous êtes le dernier approbateur, elle déclenche la réservation et le paiement.

Comment un collaborateur peut-il savoir qui validera sa réservation sur Swile Travel ?

Les réservations sont validées par les approbateurs ou les administrateurs de l'organisation. Sur la page de confirmation de réservation, le collaborateur verra les étapes de validation nécessaires, et les personnes concernées à chaque étape, ainsi que les éventuelles personnes à notifier par email.

Que faire si l'option n'a pas été validée dans les temps sur Swile Travel ?

Vous pouvez faire une nouvelle recherche et renouveler l'option, sous réserve de disponibilité, directement depuis la page de validation de la réservation.

Que se passe-t-il une fois la réservation validée sur Swile Travel ?

Une fois la réservation validée par le dernier approbateur, la réservation est effectuée. Le voyageur reçoit son email de confirmation et les personnes à informer reçoivent leur email.

Comment modifier les champs analytiques d'une réservation sur Swile Travel ?

Lorsque vous consultez une réservation en attente de validation, les champs analytiques renseignés par le collaborateur s'affichent dans le détail. Vous pouvez les modifier à cet endroit, avant de cliquer sur Valider et payer.

Que se passe-t-il si un approbateur ou administrateur refuse une réservation en attente ?

Le circuit s’arrête, la réservation est déclinée et le voyageur est prévenu. Vous pouvez préciser la raison.