Dieser Artikel richtet sich an Swile Travel Administratoren. Wie jeder Nutzer der Plattform kann ein Genehmiger Reisen buchen, seine Buchungen einsehen und die Informationen seines Reisendenprofils bearbeiten. Zusätzlich verfügt er über erweiterte Rechte, die für alle Mitarbeitenden gelten, für die er als Genehmiger festgelegt wurde.
⚠️ Einen Genehmiger zuzuweisen löst nicht automatisch eine Genehmigung aus
Das Eintragen eines Genehmigers im Profil eines Mitarbeitenden reicht nicht aus, um dessen Buchungen zur Genehmigung vorzulegen. Eine Buchung wird nur dann zur Genehmigung gesendet, wenn eine Genehmigungsregel dies verlangt und diesen Genehmiger vorsieht (über die Rolle „dem Mitarbeitenden zugewiesener Genehmiger“). Ist keine Genehmigungsregel eingerichtet, werden alle Buchungen ohne Genehmigung durchgeführt.
👀 Welche Rechte hat ein Genehmiger bei Swile Travel?
Ein Swile Travel Genehmiger hat folgende Rechte:
- Anfragen zur Buchung, die ihm zugewiesen werden, genehmigen oder ablehnen. Eine Buchung wird ihm zur Genehmigung vorgelegt, wenn eine Genehmigungsregel ihn als Genehmiger bestimmt. Er erhält eine E-Mail, sobald er an der Reihe ist (bei mehrstufigen Prozessen nach Freigabe des vorherigen Schritts).
- Buchungen der Mitarbeitenden einsehen, für die er als Genehmiger hinterlegt ist, im Bereich Reisen der Mitarbeitenden.
- Anderen Nutzern die Rolle des Genehmigers zuweisen oder entziehen.
Bei Swile Travel bestimmen zwei Ebenen, wer eine Buchung genehmigt: der dem Mitarbeitenden zugewiesene Genehmiger, dessen Verwaltung in diesem Artikel beschrieben wird, und die Genehmigungsregeln, die festlegen, wann eine Genehmigung erforderlich ist und wer genehmigt (nach Rolle, namentlich oder nach analytischem Feld).
🔍 Wie kann ich die Liste der Genehmiger bei Swile Travel einsehen?
Als Swile Travel Administrator können Sie die Liste der Genehmiger direkt über das Menü Mitarbeitende anzeigen:
- Gehen Sie ins Menü Mitarbeitende.
- Klicken Sie auf Spalten und setzen Sie das Häkchen bei Genehmiger, um diese Spalte anzuzeigen.
Die Spalte Genehmiger wird dann zur Tabelle hinzugefügt und zeigt für jede Person den zugewiesenen Genehmiger an.
💡 Wissenswertes, bevor Sie einen Swile Travel Genehmiger zuweisen
- Um Genehmiger zu werden, muss die Person zunächst als Nutzer angelegt sein.
- Die Rolle des Genehmigers kann jedem beliebigen Nutzer Ihres Unternehmens zugewiesen oder entzogen werden.
- Ein Mitarbeitender kann mehrere Genehmiger haben.
- Der zugewiesene Genehmiger kann als Genehmiger für jeden beliebigen Schritt einer Regel verwendet werden (Kriterium Rolle).
- Wer lediglich per E-Mail informiert wird, benötigt keine Genehmiger-Rolle.
➕ Wie füge ich einem Mitarbeitenden einen Genehmiger bei Swile Travel hinzu?
Um einem Mitarbeitenden bei Swile Travel einen Genehmiger zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schritt 1: Klicken Sie auf Mitarbeitende.
- Schritt 2: Suchen Sie den Mitarbeitenden, dem Sie einen Genehmiger zuweisen möchten, und klicken Sie auf seinen Namen.
- Schritt 3: Klicken Sie auf den Tab Geschäftsreise.
-
Schritt 4: Klicken Sie im Bereich Reisendeeinstellungen auf Bearbeiten.
- Schritt 5: Öffnen Sie im Bereich Genehmiger das Dropdown-Menü, geben Sie den Namen des gewünschten Genehmigers ein, klicken Sie darauf und dann auf Bestätigen.
👥 Wie füge ich mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig einen Genehmiger bei Swile Travel hinzu?
Um mehreren Swile Travel Mitarbeitenden gleichzeitig denselben Genehmiger zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schritt 1: Setzen Sie im Menü Mitarbeitende ein Häkchen bei den gewünschten Mitarbeitenden.
-
Schritt 2: Klicken Sie unten auf der Seite auf Gruppenbearbeitung und dann auf Genehmiger bearbeiten.
-
Schritt 3: Wählen Sie die Namen der Genehmiger aus.
- Schritt 4: Klicken Sie auf Bestätigen.
➖ Wie entferne ich einen Genehmiger von einem Mitarbeitenden bei Swile Travel?
Um einen Genehmiger von einem Mitarbeitenden bei Swile Travel zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schritt 1: Klicken Sie im Menü Mitarbeitende auf den Namen des Mitarbeitenden.
- Schritt 2: Klicken Sie auf das Kreuz neben dem Namen des zu entfernenden Genehmigers.
- Schritt 3: Klicken Sie auf Bestätigen.
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