Dieser Artikel richtet sich an Swile Travel Administratoren. Er erklärt, wie Sie einen Mitarbeitenden zu Swile Travel hinzufügen – entweder ist der Mitarbeitende bereits in Ihrem Swile-Bereich für ein anderes Produkt vorhanden (dann müssen Sie Swile Travel nur für ihn aktivieren) oder er ist noch nicht vorhanden (dann müssen Sie ihn anlegen und einladen).
Wer kann einen Mitarbeitenden zu Swile Travel hinzufügen?
Auf Swile Travel können nur zwei Rollen Mitarbeitende hinzufügen:
- Ein Swile Travel Administrator.
- Ein Nutzer, dem die Rolle User Creator zugewiesen wurde.
Wie aktiviere ich Swile Travel für einen Mitarbeitenden, der bereits im Swile-Bereich vorhanden ist?
💡 Voraussetzung
Um Swile Travel für einen Mitarbeitenden zu aktivieren, müssen Sie Administrator für mehrere Swile-Produkte sein, darunter Swile Travel. Wenn Sie nur Swile Travel Administrator sind, steht Ihnen diese Option nicht zur Verfügung.
- Schritt 1: Gehen Sie in Ihren Swile Administrationsbereich.
- Schritt 2: Öffnen Sie das Menü Mitarbeitende und suchen Sie den Mitarbeitenden in der Suchleiste.
-
Schritt 3: Setzen Sie das Häkchen vor seinem Namen, um ihn auszuwählen.
-
Schritt 4: Klicken Sie im Banner am unteren Seitenrand auf Gruppenbearbeitung.
-
Schritt 5: Wählen Sie Produkt aktivieren und dann im Dropdown-Menü der verfügbaren Swile-Programme das Produkt Reisen aus.
- Schritt 6: Klicken Sie auf Bestätigen.
✅ Fertig
Dem Mitarbeitenden wird automatisch eine Einladung geschickt, damit er sein Swile Travel Profil vervollständigen kann.
Wie füge ich einen Mitarbeitenden hinzu, der noch nicht in Ihrer Mitarbeitendenliste steht?
Um einen Mitarbeitenden hinzuzufügen, der noch nicht bei Swile Travel existiert und den Sie nicht in Ihrer Liste finden:
- Schritt 1: Gehen Sie in Ihren Administrationsbereich
- Schritt 2: Klicken Sie auf das Menü Mitarbeitende (links)
- Schritt 3: Klicken Sie auf Mitarbeitenden hinzufügen.
Es erscheinen drei Optionen, um einen Mitarbeitenden bei Swile Travel anzulegen:
- Option 1 – Mitarbeitende per E-Mail einladen: Laden Sie einen oder mehrere Mitarbeitende per E-Mail ein. Ihre Mitarbeitenden ergänzen dann selbst ihre persönlichen Daten.
- Option 2 – Einzelnen Mitarbeitenden anlegen: Legen Sie einen Mitarbeitenden an, indem Sie seine persönlichen Daten, Reiseeinstellungen und analytischen Codes eingeben.
- Option 3 – Mitarbeitende per .csv-Datei importieren: Laden Sie unsere .csv-Vorlage herunter, füllen Sie sie mit den Daten Ihrer Mitarbeitenden aus und importieren Sie sie, um mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anzulegen.
Hier die Details zu den drei Optionen:
Option 1 – Wie lade ich Mitarbeitende per E-Mail zu Swile Travel ein?
Bei Swile Travel können Sie eine Einladung per E-Mail für Ihre Mitarbeitenden generieren:
- Schritt 1: Klicken Sie auf Mitarbeitende per E-Mail einladen.
- Schritt 2: Geben Sie deren E-Mail-Adresse, die zugehörigen Abrechnungseinheiten sowie die Manager und Genehmiger an. Sie können auch ein späteres Einladungsdatum festlegen. Aktivieren Sie dazu die Option Einladung zu einem späteren Zeitpunkt senden, geben Sie das gewünschte Datum an und bestätigen Sie.
Option 2 – Wie lege ich einen einzelnen Mitarbeitenden bei Swile Travel an?
Um einen einzelnen Mitarbeitenden bei Swile Travel anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schritt 1: Klicken Sie auf Einzelnen Mitarbeitenden anlegen.
-
Schritt 2: Füllen Sie die geforderten Angaben aus (Vorname, Nachname, E-Mail, Geburtsdatum, ggf. Personalnummer und Manager).
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Schritt 3: Geben Sie die Telefonnummer des Mitarbeitenden an (empfohlen), die E-Mail-Sprache, das Geschlecht (wichtig für die Ticketausstellung), die Abrechnungseinheiten und die Genehmiger.
-
Schritt 4: Geben Sie die analytischen Felder an (Kostenstelle und Team).
Anlegen ohne Einladung oder anlegen und einladen: Welche Option bei Swile Travel?
Beim Abschluss der Erstellung eines Mitarbeitenden bei Swile Travel haben Sie zwei Möglichkeiten:
-
Anlegen und zur Nutzung von Swile Travel einladen: Der Mitarbeitende kann sein Profil aktualisieren, Buchungen einsehen und verwalten. Sie können dann:
- ihm nur eine Einladung per E-Mail senden: Er gibt seine Daten selbst ein;
- die Daten selbst eingeben und ihn dann einladen;
- die Einladung für ein späteres Datum planen: Option aktivieren und Datum angeben.
- Mitarbeitenden anlegen ohne Einladung: Sie nehmen die Buchungen für ihn vor, ohne dass er Zugriff auf sein Profil hat. Der Mitarbeitende erhält nur Bestätigungs-, Änderungs- und Stornierungs-E-Mails. Diese Option empfiehlt sich, wenn Sie nicht möchten, dass er seine Buchungen selbst verwaltet.
Option 3 – Wie importiere ich mehrere Mitarbeitende per CSV-Datei bei Swile Travel?
Um mehrere Mitarbeitende gleichzeitig bei Swile Travel anzulegen, nutzen Sie den CSV-Import:
-
Schritt 1: Klicken Sie auf Mitarbeitende per .csv-Datei importieren.
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Schritt 2: Laden Sie die bereitgestellte CSV-Vorlage herunter und tragen Sie die Daten ein.
- Schritt 3: Füllen Sie die Datei mithilfe der bereitgestellten Dokumente (Ausfüllhilfe) aus, die alle für den Import nötigen Informationen enthalten. Klicken Sie auf Weiter.
-
Schritt 4: Es erfolgt eine doppelte Überprüfung: Setzen Sie alle Häkchen, laden Sie Ihre Datei hoch und bestätigen Sie.
💡 Gut zu wissen
Bei Swile Travel hängt das Auslösen einer Genehmigung nicht davon ab, ob ein Genehmiger im Profil des Mitarbeitenden hinterlegt ist, sondern von den Genehmigungsregeln, die Sie konfigurieren. Wenn keine Genehmigungsregel eingerichtet ist, werden alle Buchungen ohne Prüfung durchgelassen – auch solche, die außerhalb der Richtlinie liegen.
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