Créer, modifier ou supprimer un code analytique sur Swile Travel

Vous retrouverez dans cet article toutes les informations dont vous aurez besoin pour identifier les dépenses de vos collaborateurs grâce aux codes analytiques. 

  🧐 Qu'est-ce-qu'un code analytique ?

En comptabilité analytique, le code est un marqueur affecté à une écriture comptable pour mieux suivre un produit ou une activité de l'entreprise. Ce code analytique permet de produire une information financière plus granulaire.

   👩‍💻 Comment activer et créer les codes analytiques ? 
  La mise en place des codes analytiques est facultative. Si vous souhaitez que la mention code analytique apparaisse sur votre réservation, rendez-vous sur votre profil dans l'onglet Administration

1. Activez les codes analytiques

  • Allez sur la page Codes Analytiques
  • Cochez le bouton Activer en haut à droite de votre écran.

2. Créez vos codes analytiques

  • Cliquez sur Ajouter

  • Renseignez le nom du code que vous souhaitez et cliquez sur Valider

💡 Le code AUTRE est le seul créé par défaut et préexistant, et qui ne peut pas être supprimé. Nous le mettons en place afin de donner la possibilité à vos collaborateurs de le sélectionner s'ils ne sont pas sûrs du code correct à utiliser lors de leur réservation.

   ✍️ Comment modifier ou supprimer un code analytique ?  

Vous pouvez modifier un code analytique, cependant il s'appliquera uniquement sur les prochaines réservations. 

Pour modifier un code :

  • Allez dans l'onglet Administration
  • Allez sur la page Codes Analytiques
  • Cliquez sur l'icône crayon

  • Modifiez le texte et cliquez sur la coche pour valider

Pour le supprimer, il vous faut tout simplement cliquer sur la petite poubelle en rouge. 

   👀 Que se passe-t-il si je supprime un code analytique ?  
Si votre code analytique a déjà été utilisé pour les réservations de vos collaborateurs, l'information sera toujours stockée et apparaîtra finalement dans vos factures pour les réservations concernées.

Si vous vous apercevez que vous avez à nouveau besoin du code que vous avez supprimé, vous pouvez facilement le recréer avec le même nom.

💡 Comment voir quelles réservations ont été faites avec un code analytique spécifique ?

Voici les options principales disponibles pour vous :

  • Vous pouvez filtrer les réservations par code analytique depuis le menu Administration > Réservations de l'organisation
  • Vous pouvez trouver le code analytique dans votre Export de réservations 
  • Vous pouvez consulter le code analytique sur votre facture

 👨‍💻 Utilisation du code analytique

Vos collaborateurs retrouvent le code analytique sur la dernière page de leur réservation. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée : Comment sélectionner ou modifier le code analytique de ma réservation ?

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