Pour la gestion de vos collaborateurs sur Swile Travel, vous pouvez soit :
- Les créer / modifier / désactiver via votre espace administrateur
- Connecter votre SIRH et votre espace Admin via un flux SFTP. Dans cet article, on vous explique comment procéder ainsi 🚀
🙋♀️ Nos recommandations
Si vous avez peu de roulement dans vos équipes, nous vous recommandons de gérer manuellement les entrées et sorties de vos collaborateurs.
💡 En quoi consiste le flux SFTP ?
Une intégration via flux SFTP vous permet de connecter votre SIRH à votre espace administrateur Swile Travel pour automatiquement ajouter, modifier ou supprimer les collaborateurs.
Aucun risque de laisser un collaborateur qui a quitté votre société avoir accès à Swile Travel. 😌
Voici ce qui se passera en détail :
- Toute lecture d’un nouveau collaborateur dans le fichier déposé créera un profil voyageur
- Toute modification renseignée sur le fichier viendra mettre à jour le profil voyageur
- Tout retrait de collaborateur(s) du fichier viendra désactiver le profil voyageur.
💾 Comment le mettre en place et quels sont les pré-requis ?
Spécificités
- Format du fichier : fichier plat .csv
- URL du SFTP Swile : http://transfer.swile.co/
- Nomenclature du fichier CSV : le nom du fichier doit commencer par : travel_
- Fréquence : journalière, hebdomadaire ou mensuelle
Données du fichier et contraintes associées
- First_name (Prénom) – obligatoire
- Last_name (Nom de famille) – obligatoire
- Email – obligatoire, doit être unique au sein de l’organisation et correspondre à une adresse email valide
-
Team_name (Nom de l’équipe) – optionnel mais obligatoire si aucun email du manager n’est renseigné
- Doit correspondre à un nom d’équipe existant sur l’espace Swile Travel ; sinon, une nouvelle équipe sera créée
- Manager_email (Email du manager) – optionnel mais obligatoire si aucun nom d’équipe n’est renseigné et doit être une adresse email valide correspondant à un collaborateur présent dans le fichier
- Billing_entity_id (ID de l’entité de facturation) – obligatoire, doit correspondre exactement à l’identifiant fourni par Swile d’une entité de facturation à laquelle l’utilisateur sera rattaché
-
Gender (Sexe) – obligatoire, nombreuses valeurs acceptées
- Masculin : mr, m, m., monsieur, mister, homme, h, man, male
- Féminin : mm, mme, mlle, mle, melle, madame, mademoiselle, miss, missus, ms, mrs, mistress, femme, f, woman, female
- Phone_number (Numéro de téléphone) – optionnel mais fortement recommandé, pour faciliter les échanges avec le service client. Si absent, renseigner « N/A » dans la colonne
-
Birth_date (Date de naissance) – obligatoire
- Format à utiliser : JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA
- Custom_identifier (Matricule) – optionnel mais recommandé, en particulier pour le flux SFTP et pour éviter la création de doublons de compte
-
Need_to_invite (Invitation requise)
- Valeurs : vrai ou faux, yes ou no ; si vrai/yes, l’invitation sera envoyée immédiatement
-
Invitation_date (Date d’invitation)
- Renseigner la date d’invitation si elle est postérieure au jour du dépôt
- Position (Centre de coût) – optionnel, si vous n’avez pas de centre de coût par collaborateur, la colonne peut être retirée
Configuration
- Création d’une paire de clés privée/publique par le client
- Partage de la clé publique auprès de Swile
- Configuration de l’espace par Swile
- Dépôt d’un fichier test à convenir entre le client et Swile
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