Pour la gestion de vos collaborateurs sur Swile Travel, vous pouvez soit :
- Les créer / modifier / désactiver via votre espace administrateur. Si vous avez peu de roulement dans vos équipes, nous vous recommandons cette option.
- Connecter votre SIRH et votre espace Admin via un flux SFTP. Dans cet article, on vous explique comment procéder ainsi 🚀
💡 En quoi consiste le flux SFTP ?
Une intégration via flux SFTP vous permet de connecter votre SIRH à votre espace administrateur Swile Travel pour automatiquement ajouter, modifier ou supprimer les collaborateurs.
Aucun risque de laisser un collaborateur qui a quitté votre société avoir accès à Swile Travel. 😌 Voici ce qui se passera en détail :
- Toute lecture d’un nouveau collaborateur dans le fichier déposé créera un profil voyageur
- Toute modification renseignée sur le fichier viendra mettre à jour le profil voyageur
- Tout retrait de collaborateur(s) du fichier viendra désactiver le profil voyageur.
💾 Comment le mettre en place et quels sont les pré-requis ?
- Format du fichier : fichier plat .csv
- URL du SFTP Swile : http://transfer.swile.co/
- Nomenclature du fichier CSV : le nom du fichier doit commencer par : travel_
- Fréquence : journalière, hebdomadaire ou mensuelle
- First_name (Prénom) – obligatoire
- Last_name (Nom de famille) – obligatoire
- Email – obligatoire, doit être unique au sein de l’organisation et correspondre à une adresse email valide
-
Team_name (Nom de l’équipe) – optionnel mais obligatoire si aucun email du manager n’est renseigné
- Doit correspondre à un nom d’équipe existant sur l’espace Swile Travel ; sinon, une nouvelle équipe sera créée
- Manager_email (Email du manager) – optionnel mais obligatoire si aucun nom d’équipe n’est renseigné et doit être une adresse email valide correspondant à un collaborateur présent dans le fichier
- Billing_entity_id (ID de l’entité de facturation) – obligatoire, doit correspondre exactement à l’identifiant fourni par Swile d’une entité de facturation à laquelle l’utilisateur sera rattaché
-
Gender (Sexe) – obligatoire, nombreuses valeurs acceptées
- Masculin : mr, m, m., monsieur, mister, homme, h, man, male
- Féminin : mm, mme, mlle, mle, melle, madame, mademoiselle, miss, missus, ms, mrs, mistress, femme, f, woman, female
- Phone_number (Numéro de téléphone) – optionnel mais fortement recommandé, pour faciliter les échanges avec le service client. Si absent, renseigner « N/A » dans la colonne
-
Birth_date (Date de naissance) – obligatoire
- Format à utiliser : JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA
- Custom_identifier (Matricule) – optionnel mais recommandé, en particulier pour le flux SFTP et pour éviter la création de doublons de compte
-
Need_to_invite (Invitation requise)
- Valeurs : vrai ou faux, yes ou no ; si vrai/yes, l’invitation sera envoyée immédiatement
-
Invitation_date (Date d’invitation)
- Renseigner la date d’invitation si elle est postérieure au jour du dépôt
- Position (Centre de coût) – optionnel, si vous n’avez pas de centre de coût par collaborateur, la colonne peut être retirée
- Création d’une paire de clés privée/publique par le client
- Partage de la clé publique auprès de Swile
- Configuration de l’espace par Swile
- Dépôt d’un fichier test à convenir entre le client et Swile
✍️ Gérer manuellement des utilisateurs avec un flux SFTP actif
L'activation du flux SFTP automatise la gestion de vos effectifs. Toutefois, si vous devez gérer certains profils manuellement de manière exceptionnelle, voici la marche à suivre pour éviter qu'ils ne soient impactés par la synchronisation automatique.
Suivez les étapes suivantes :
- Allez dans l'onglet Administration, puis Équipes.
- Sélectionnez l'équipe de destination.
- Cliquez sur Créer un utilisateur et renseignez les informations demandées.
- Cochez l'option "Ne pas désactiver automatiquement cet utilisateur".
Sans l'activation de cette option, le profil sera automatiquement désactivé ou écrasé lors de la prochaine mise à jour de votre flux SFTP, car il n'est pas présent dans votre fichier source.
Pour désactiver un utilisateur :
- Accédez à son profil.
- Décochez l'option "Ne pas désactiver automatiquement cet utilisateur".
Le collaborateur sera automatiquement désactivé lors de la prochaine mise à jour SFTP.
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