Créer, modifier et supprimer des champs analytiques sur Swile Travel

Sur votre espace administrateur, vous pouvez créer et gérer des catégories de dépense en leur associant un compte d'imputation comptable afin d'assurer une affectation précise des opérations dans votre plan comptable.

Dans cet article, on vous explique comment gérer vos champs analytiques sur Swile Travel. 

🔎 Où retrouver vos champs analytiques ?

Pour retrouver vos champs analytiques : 

• Dans votre espace administrateur, allez dans le menu Paramètres (à gauche de votre écran)
• Cliquez sur Champs Analytiques. Ici se trouvent tous les codes analytiques créés. 

💡 Si vous aviez déjà créé des champs analytiques avant la migration sur Swile Travel, vous les retrouverez par défaut sous le nom de Champ analytique 1. Vous pouvez modifier le nom du champ si besoin. 

👨‍💻 Comment créer des champs analytiques ?

Pour créer des champs analytiques sur votre espace administrateur : 

• Allez dans le menu Paramètres 
• Cliquez sur Champs Analytiques
• Cliquez sur Ajouter un champ analytique

• Nommez le champ comme souhaité dans Nom du champ
• Dans Type du champ : Choisissez s'il doit être multiple, unique, booléen (vrai/faux) ou en texte libre.

• Ajustez le champ assignable aux collaborateurs selon vos besoins : 
  • Si l'option est désactivée : cela veut dire que le champ analytique devra être complété par vos collaborateurs lors de leur réservation. 💡 Vous pouvez gérer la visibilité du champ pour que celui-ci soit caché, optionnel ou obligatoire sur le profil de votre collaborateur. 
  • Si l'option est activée : cela veut dire que vous assignez le champ analytique à vos collaborateurs.
• Ajoutez vos valeurs manuellement une à une, ou en important un fichier csv. Le fichier csv est utile notamment si vous souhaitez importer de nombreuses valeurs. 

🗑️ Comment supprimer un champ analytique ?

Pour supprimer un champ analytique : 

• Allez dans le menu Paramètres 
• Cliquez sur Champs Analytiques
• Cliquez sur les trois petits points au bout de la ligne concernée, puis sur Désactiver.

💡 Un champ analytique n'est pas définitivement supprimé. Il est désactivé (archivé) et peut à tout moment être réactivé par vos soins.

🧐 Comment modifier un champ analytique ?

Pour modifier un champ analytique : 

• Allez dans le menu Paramètres 
• Cliquez sur Champs Analytiques
• Cliquez sur les trois petits points au bout de la ligne concernée, puis sur Modifier les valeurs

• Vous pouvez modifier les valeurs manuellement (une à une) ou en masse via un fichier CSV. 

  ⚠️ Attention : Lorsque vous importez un CSV pour modification, il écrase par défaut toutes les valeurs existantes. Veillez à bien reprendre toutes les valeurs, même celles que vous souhaitez conserver.

👀 Comment rendre un code analytique visible, optionnel et/ou obligatoire pour vos collaborateurs ? 

Les codes analytiques peuvent être masqués, optionnels ou obligatoires. 

• S'ils sont masqués : vos collaborateurs ne les verront pas
• S'ils sont optionnels : vos collaborateurs les verront lors de leur réservation mais ne seront pas obligés de les renseigner
• S'ils sont obligatoires : vos collaborateurs devront les renseigner pour finaliser leur réservation

Pour modifier ces paramètres d'affichage : 

• Allez dans le menu Paramètres puis Champs Analytiques 
• Allez dans l'onglet Catégories
• Cliquez sur la catégorie Agence Voyages
• Modifiez les paramètres d'affichage et confirmez