Come approvare una prenotazione in attesa su Swile Travel?

Questo articolo è rivolto agli approvatori e amministratori di Swile Travel. In questo ruolo, potresti dover approvare o rifiutare le prenotazioni dei tuoi colleghi. Ricevi un'email quando è il tuo turno di esprimerti. Se intervieni nella seconda fase, la riceverai dopo l'approvazione della prima. Le prenotazioni in attesa sono raccolte in una scheda dedicata.

Come accedere a una prenotazione in attesa su Swile Travel?

Ci sono due modi per accedere, a seconda della tua area:

• Area approvatore: menu Viaggio > In attesa di prenotazione.
• Area amministratore: menu Viaggio > Prenotazioni > scheda In attesa.

Nella prenotazione trovi le informazioni del o dei colleghi, il dettaglio e il prezzo, i campi analitici compilati — modificabili se necessario — e un riepilogo che indica la policy di viaggio applicata e, se presente, i motivi dell’eventuale fuori policy. A questo punto puoi cliccare su Rifiuta oppure su Approva e paga. 

In una fase intermedia, la tua approvazione inoltra la richiesta all’approvatore successivo. Se sei l’ultimo approvatore, viene effettuata la prenotazione e il pagamento.

Come può un collega sapere chi approverà la sua prenotazione su Swile Travel?

Le prenotazioni vengono approvate dagli approvatori o dagli amministratori dell’organizzazione. Nella pagina di conferma della prenotazione, il collega vedrà le fasi di approvazione necessarie, le persone coinvolte in ogni fase e le eventuali persone da notificare via email.

Cosa fare se l’opzione non è stata approvata in tempo su Swile Travel?

Puoi effettuare una nuova ricerca e rinnovare l’opzione, se ancora disponibile, direttamente dalla pagina di approvazione della prenotazione.

Cosa succede una volta che la prenotazione è stata approvata su Swile Travel?

Una volta che la prenotazione viene approvata dall’ultimo approvatore, la prenotazione viene effettuata. Il viaggiatore riceve l’email di conferma e le persone da informare ricevono la loro email.

Come modificare i campi analitici di una prenotazione su Swile Travel?

Quando visualizzi una prenotazione in attesa di approvazione, i campi analitici compilati dal collega sono visibili nel dettaglio. Puoi modificarli da lì, prima di cliccare su Approva e paga.

Cosa succede se un approvatore o amministratore rifiuta una prenotazione in attesa?

Il processo si interrompe, la prenotazione viene rifiutata e il viaggiatore viene avvisato. Puoi specificare il motivo.