Questo articolo è rivolto agli amministratori di Swile Travel. Spiega come aggiungere un collaboratore a Swile Travel in due situazioni: se il collaboratore è già presente nel tuo spazio Swile su un altro prodotto — in questo caso basta attivare Swile Travel per lui — oppure se non è ancora presente — in questo caso dovrai crearlo e invitarlo.
Chi può aggiungere un collaboratore su Swile Travel?
Su Swile Travel, l’aggiunta di un collaboratore è riservata a due profili:
- Un amministratore Swile Travel.
- Un utente a cui è stato assegnato il ruolo User Creator.
Come attivare Swile Travel per un collaboratore già presente nello spazio Swile?
💡 Prerequisiti
Per attivare Swile Travel per un collaboratore, devi essere amministratore di più prodotti Swile, incluso Swile Travel. Se sei amministratore solo di Swile Travel, non avrai questa opzione.
- Passaggio 1: Accedi al tuo spazio amministratore Swile.
- Passaggio 2: Apri il menu Collaboratori e cerca il collaboratore nella barra di ricerca.
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Passaggio 3: Seleziona la casella davanti al suo nome per selezionarlo.
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Passaggio 4: Nel banner che appare in fondo alla pagina, clicca su Modifica di gruppo.
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Passaggio 5: Seleziona Attiva un prodotto, poi scegli il prodotto Viaggi dal menu a tendina dei programmi Swile disponibili.
- Passaggio 6: Clicca su Conferma.
✅ Fatto
Un invito viene inviato automaticamente al collaboratore per permettergli di completare il suo profilo Swile Travel.
Come aggiungere un collaboratore che non è ancora presente nella lista dei tuoi collaboratori?
Per aggiungere un collaboratore che non esiste ancora su Swile Travel, e se non lo trovi nella lista dei tuoi collaboratori:
- Passaggio 1: Vai al tuo spazio amministratore
- Passaggio 2: Clicca sul menu Collaboratori (a sinistra)
- Passaggio 3: Clicca su Aggiungi un collaboratore.
Appariranno quindi tre opzioni per creare un collaboratore su Swile Travel:
- Opzione 1 — Invitare collaboratori via email: invita uno o più collaboratori tramite la loro email. I tuoi collaboratori completeranno autonomamente i loro dati personali.
- Opzione 2 — Creare un collaboratore singolo: crea un collaboratore inserendo i suoi dati personali, le sue preferenze di viaggio e i suoi codici analitici.
- Opzione 3 — Importare collaboratori tramite un file .csv: scarica il nostro modello .csv, compilalo con i dati dei tuoi collaboratori e importalo per creare più collaboratori contemporaneamente.
Ecco il dettaglio di queste tre opzioni:
Opzione 1 — Come invitare collaboratori via email su Swile Travel?
Su Swile Travel puoi generare un invito via email per i tuoi collaboratori già esistenti:
- Passaggio 1: Clicca su Invita collaboratori via email.
- Passaggio 2: Inserisci il loro indirizzo email, le entità di fatturazione di riferimento e indica i manager e gli approvatori. Puoi anche programmare l’invio dell’invito in una data successiva, se necessario. Per farlo, seleziona l’opzione Invia l’invito in una data successiva, indica la data desiderata e conferma.
Opzione 2 — Come creare un collaboratore singolo su Swile Travel?
Per creare un solo collaboratore su Swile Travel, segui questi passaggi:
- Passaggio 1: Clicca su Crea un collaboratore singolo.
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Passaggio 2: Compila i dati richiesti (nome, cognome, email, data di nascita e, se necessario, il numero di matricola e il manager).
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Passaggio 3: Inserisci il numero di telefono del collaboratore (consigliato), la lingua delle email, il sesso (utile per l’emissione dei biglietti di trasporto), le entità di fatturazione e gli approvatori.
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Passaggio 4: Compila i campi analitici (centro di costo e team).
Creare senza invitare o creare e invitare: quale scegliere su Swile Travel?
Al momento di finalizzare la creazione del collaboratore su Swile Travel, hai due opzioni:
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Crea e invita a usare Swile Travel: il collaboratore può aggiornare il proprio profilo, consultare e gestire le sue prenotazioni. Puoi quindi:
- inviargli un invito solo via email: inserirà lui stesso i suoi dati;
- inserire tu i suoi dati e poi invitarlo;
- programmare l’invito per una data successiva: seleziona l’opzione e indica la data desiderata.
- Crea il collaboratore senza invitarlo: effettui tu le prenotazioni per lui, senza che abbia accesso al suo profilo. Il collaboratore riceverà solo le email di conferma, modifica e cancellazione. Questa opzione è consigliata se non vuoi che gestisca le sue prenotazioni in autonomia.
Opzione 3 — Come importare più collaboratori tramite un file CSV su Swile Travel?
Per creare più collaboratori contemporaneamente su Swile Travel, utilizza l’importazione tramite file CSV:
-
Passaggio 1: Clicca su Importa collaboratori tramite un file .csv.
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Passaggio 2: Scarica il modello CSV proposto e compilalo con i dati richiesti.
- Passaggio 3: Compila il file utilizzando i documenti disponibili (Guida alla compilazione), che contengono tutte le informazioni necessarie per l’importazione. Clicca su Avanti.
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Passaggio 4: È richiesta una doppia verifica: spunta tutte le caselle, poi carica il tuo file e conferma.
💡 Da sapere
Su Swile Travel, l’attivazione di una validazione non dipende dalla presenza di un approvatore nella scheda del collaboratore, ma dalle Regole di approvazione che configuri. Se non viene configurata nessuna regola di approvazione, tutte le prenotazioni vengono approvate automaticamente, anche quelle fuori policy.
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