Para que tus beneficiarios puedan solicitar reembolsos con factura, asegúrate de haber definido previamente una regla (para más información: Subvención - Crear una regla de reembolso con factura).
👨💻 Consultar el estado de las solicitudes y gestionar su aprobación
Una vez que tu subvención esté activa, tus beneficiarios podrán enviar documentos. Encontrarás sus solicitudes en la pestaña Subvenciones y haciendo clic en la subvención correspondiente.
- Haz clic en la subvención correspondiente
- En el historial de reembolsos, revisa el estado de la solicitud de tu beneficiario:
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- Pendiente de revisión: Solicitud enviada, pero aún no revisada,
- Aceptada, transferencia pendiente: Solicitud aceptada, pero la transferencia aún no se ha realizado,
- Reembolsada: Solicitud aceptada y reembolsada,
- Rechazada: Solicitud revisada, pero rechazada
Verás un recordatorio de la regla a la que tu beneficiario quiere asociar su factura y podrás descargar el documento enviado por el beneficiario.
👩💻 Transferencias bancarias
No existe una conexión entre tu banco y Swile. Por lo tanto, deberás generar un archivo SEPA desde Swile y enviarlo a tu banco.
💸 Generar el archivo SEPA para enviar a tu banco
💡 La generación del archivo SEPA solo tiene en cuenta las solicitudes con estado “Aceptado”.
- Haz clic en la pestaña Subvención y selecciona la regla de reembolso con factura correspondiente
- Haz clic en Exportar y luego en Generar un archivo SEPA
- Añade la información relativa a la cuenta bancaria del CSE desde la que harás los reembolsos (Titular de la cuenta, IBAN y BIC). Estos datos son necesarios al subir el archivo en la web de tu banco.
- Haz clic en Generar SEPA.
💡 Importante
- El titular de la cuenta normalmente es el CSE, por lo que deberás indicar el nombre de tu CSE.
- Solo se puede registrar una sola cuenta. Si necesitas cambiarla, tendrás que modificar la registrada o eliminarla para añadir una nueva.
- Al generar el archivo, todos los expedientes con estado “Aceptado” pasarán automáticamente a “Transferencia en curso”
Una vez generado tu archivo SEPA, envíalo a tu banco.
- Este paso dependerá de tu entidad bancaria. En la mayoría de los bancos, la opción para subir el archivo SEPA se encuentra en el menú “Transferencia”.
- Si no encuentras la opción, contacta con tu asesor bancario para que la active
- Una vez realizada la transferencia, te recomendamos cambiar el estado de las solicitudes de “Transferencia en curso” a “Reembolsado” para indicar que ya han sido reembolsadas
- Si una transferencia es rechazada por tu banco, deberás poner la solicitud en “Rechazada”. El empleado tendrá que actualizar sus datos bancarios y volver a hacer la solicitud.
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