Este artículo está dirigido a los administradores de un CSE que utilizan la subvención Reembolso con factura de Swile. Para que tus beneficiarios puedan enviar solicitudes de reembolso con factura, primero debes haber creado una regla de reembolso (ver: ¿Cómo crear una subvención «Reembolso con factura»?).
📑 Índice
📂 ¿Dónde encontrar las solicitudes de reembolso con factura?
Una vez que tu subvención Reembolso con factura esté activa, tus beneficiarios podrán enviar sus documentos. Encontrarás sus solicitudes en la pestaña Subvenciones de tu espacio de administrador de Regalos y ventajas, haciendo clic en la subvención correspondiente.
✅ ¿Cómo consultar y modificar el estado de una solicitud de reembolso con factura?
Para gestionar las solicitudes de reembolso con factura, haz clic en la subvención correspondiente en la pestaña Subvenciones y baja hasta el apartado Historial de reembolso al final de la página.
Puedes modificar el estado de una solicitud de reembolso con factura de dos maneras:
- Solicitud por solicitud: haz clic directamente en la solicitud. Se abrirá un panel lateral a la derecha; ahí podrás cambiar el estado en la parte inferior del panel.
- En lote: selecciona varias solicitudes y cambia su estado al mismo tiempo.
Estos son los estados disponibles para una solicitud de reembolso con factura:
| Estado | Significado | Próxima acción posible |
|---|---|---|
| Pendiente | Solicitud enviada por el beneficiario, pero aún no revisada por ti. | Cambiar al estado Aceptado. |
| Aceptado | Solicitud aceptada, pero la transferencia aún no se ha realizado. | Cambiar al estado Transferencia en curso (o generar el archivo SEPA). |
| Transferencia en curso | Has iniciado la transferencia bancaria. | Cambiar al estado Reembolsado. |
| Reembolsado | Solicitud aceptada y reembolsada. Si hay un error, haz clic en la solicitud y luego en Volver a aceptado para regresar al estado Aceptado. | — |
| Rechazado | Solicitud revisada y rechazada. | — |
Cuando haces clic en una solicitud de reembolso con factura, el panel lateral muestra tres pestañas:
- Información: los datos de la solicitud (importe, beneficiario, detalle de la solicitud, documento enviado, datos bancarios del beneficiario).
- Historial: todas las acciones relacionadas con la solicitud, con sus fechas.
- Comentarios: puedes añadir un comentario relacionado con la solicitud. Solo es visible para los administradores, nunca para los beneficiarios.
💸 ¿Cómo generar el archivo SEPA para enviar a mi banco?
💡 Información útil sobre el archivo SEPA
No existe ninguna conexión directa entre tu banco y Swile: generas un archivo SEPA desde Swile y luego lo envías a tu banco. La generación del archivo SEPA solo tiene en cuenta las solicitudes de reembolso con factura en estado Aceptado.
- Paso 1: Haz clic en la pestaña Subvenciones y luego en la subvención de reembolso con factura correspondiente.
-
Paso 2: En el apartado Historial de reembolso, haz clic en Exportar y luego en Generar un archivo SEPA.
-
Paso 3: Introduce los datos de la cuenta bancaria del CSE desde la que realizas los reembolsos: Titular de la cuenta, IBAN y BIC. Estos datos serán necesarios al subir el archivo en la web de tu banco.
- Paso 4: Haz clic en Generar SEPA.
- Paso 5: Envía el archivo SEPA generado a tu banco.
⚠️ Qué revisar antes de generar el archivo SEPA
- El titular de la cuenta normalmente es el CSE: indica el nombre de tu CSE.
- Solo se puede registrar una cuenta bancaria. Si necesitas cambiarla, modifica la cuenta existente o elimínala para añadir una nueva.
- En cuanto generes el archivo SEPA, todas las solicitudes en estado Aceptado pasarán automáticamente a Transferencia en curso.
🏦 ¿Cómo subir el archivo SEPA en la web de mi banco?
- Este paso depende de tu entidad bancaria. En la mayoría de los bancos, la opción para subir un archivo SEPA se encuentra en el menú Transferencia.
- Si no encuentras esta opción, contacta con tu asesor bancario para que la active.
🔄 ¿Cómo actualizar el estado de las solicitudes de reembolso con factura después de la transferencia?
- Una vez realizada la transferencia, te recomendamos cambiar las solicitudes del estado Transferencia en curso a Reembolsado, para indicar que ya han sido reembolsadas.
- Si una transferencia es rechazada por tu banco, cambia la solicitud de reembolso con factura al estado Rechazado. El beneficiario deberá actualizar sus datos bancarios y volver a enviar la solicitud.
Después, si lo necesitas, puedes exportar el historial de tus archivos SEPA: en el apartado Historial de reembolso, haz clic en Exportar y luego en Historial de exportaciones SEPA.
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