¿Cómo realizar un pedido de vales regalo o vales culturales?

Este artículo está dirigido a los administradores del espacio de Regalos y ventajas. Explica cómo realizar un pedido de cheques regalo o cheques cultura, ya sea que tus beneficiarios reciban todos el mismo importe (importe único) o importes diferentes (multiimporte).

¿Cuáles son las condiciones para cargar cheques regalo o cheques cultura?

Los cheques regalo y cheques cultura son asignados por el Comité Social y Económico (CSE), o una entidad equivalente si no tienes CSE, y están sujetos a las restricciones de la URSSAF.

El cheque cultura no está sujeto a ningún límite de exención.

En cuanto a los cheques regalo:

• Los beneficiarios deben ser elegibles para uno de los eventos URSSAF correspondientes.
• La carga debe realizarse en un periodo relacionado con el evento.
• El importe máximo exento de cargas es de 200 € por año, por empleado y por evento.

La red de aceptación de los cheques regalo depende del evento para el que se entregan. Por ejemplo, los cheques de Navidad para niños y los de Navidad para adultos tienen sus propias condiciones de uso.

¿Cómo realizar un pedido de cheques regalo?

Como administrador del espacio de Regalos y ventajas, el pedido de cheques regalo o cheques cultura sigue los mismos pasos, tanto si asignas el mismo importe a todos tus beneficiarios (importe único) como si asignas importes diferentes (multiimporte). Solo cambian dos pasos según el modo elegido: la elección del importe (paso 3) y la incorporación de los beneficiarios (paso 4).

• Importe único: todos los beneficiarios reciben la misma dotación (mismo evento, mismo importe).
• Multiimporte: asignas importes diferentes dentro de un mismo pedido, para un mismo evento.

El modo multiimporte es útil cuando la dotación varía según algún criterio: número de hijos a cargo, coeficiente familiar o tramo de ingresos, antigüedad, estatus (directivo/no directivo, jornada completa/parcial) u otro criterio definido en el reglamento interno del CSE. Por ejemplo: 50 € por 1 hijo, 80 € por 2 hijos y 110 € por 3 hijos, gestionados en un solo pedido.

1. Paso 1: Desde tu espacio de administrador Regalos y ventajas, haz clic en Campañas y luego en Nueva campaña.

   

2. Paso 2: Para iniciar tu pedido de cheques regalo o cheques cultura, haz clic en Pedir en el recuadro Regalos y cultura.

   

3. Paso 3: Selecciona el evento asociado a la dotación de cheques regalo (Navidad adultos, vuelta al cole, cultura…) o cheque cultura, luego elige el modo de importe e indica la fecha de distribución si quieres programar la recarga:

   • Importe único: indica el importe unitario; se aplicará a todos los beneficiarios del pedido.
   • Multiimporte: cambia al modo multiimporte con el botón correspondiente; introducirás un importe por beneficiario en el siguiente paso.

   Si eliges la fecha de hoy, utiliza preferentemente la transferencia instantánea para que los fondos lleguen a tiempo: una transferencia estándar tarda de 1 a 3 días laborables.

   

4. Paso 4: Añade tus beneficiarios a tu pedido de cheques regalo o cheques cultura. Los métodos disponibles dependen del modo elegido.

   En importe único, hay tres métodos posibles:

   • Seleccionar beneficiarios existentes: elige entre los empleados que hayan aceptado tu invitación para unirse al espacio Ventajas; puedes seleccionar uno o varios y añadir otros manualmente.
   • Importar un archivo .csv: descarga la plantilla, completa las columnas (nombre, apellidos, email) y luego impórtala. Los errores (errores de escritura, caracteres no admitidos) se corrigen directamente desde la interfaz.
   • Añadir beneficiarios manualmente: introduce para cada uno nombre, apellidos y email.

   En multiimporte, hay dos métodos posibles:

   • Importar un archivo CSV o XLSX (recomendado para grandes volúmenes): descarga la plantilla, que contiene 4 columnas obligatorias (nombre, apellidos, email e importe). Se aceptan importes con decimales (separador coma o punto). Los errores se corrigen directamente en la interfaz, sin necesidad de modificar el archivo.
   • Introducir los beneficiarios manualmente: añádelos uno a uno indicando nombre, apellidos, email e importe correspondiente.

   Puedes modificar o eliminar beneficiarios mientras el pedido no esté validado. Modificar la información de un beneficiario durante el pedido no actualiza su ficha en la pestaña Colaboradores de tu espacio de administrador.

   

   ⚠️ Varios hijos para un mismo empleado (multiimporte)

   Para asignar un crédito a cada hijo de un mismo empleado, añade una línea por hijo en tu archivo, repitiendo el email del empleado. El sistema mostrará una alerta de emails duplicados: es un comportamiento normal y esperado, no un error que bloquee el pedido. Puedes validar tu pedido.

5. Paso 5: Configura el email de activación de los cheques regalo o cheques cultura que se enviará a tus beneficiarios: en el proceso de pedido, elige un mensaje predefinido o redacta el tuyo, añade el logo de tu organización (510 x 510 px, máximo 2 MB), visualiza una vista previa y selecciona la fecha de envío (los emails se envían entre las 9 h y las 11 h).

   

6. Paso 6: Valida y paga tu pedido de cheques regalo o cheques cultura: revisa el resumen (dotación, beneficiarios, importe), añade una referencia de factura personalizada (opcional) y valida. Puedes pagar por transferencia bancaria al IBAN que aparece o por tarjeta bancaria. Una vez confirmado el pago, tus beneficiarios reciben el email de activación de su dotación. En caso de transferencia, asegúrate de indicar la referencia del pedido en el concepto de la transferencia.

   

❔ Preguntas frecuentes sobre los pedidos de cheques regalo y cheques cultura