Este artículo está dirigido a los administradores de Swile Travel. Explica cómo añadir a un colaborador en Swile Travel según dos situaciones: si el colaborador ya está presente en tu espacio Swile en otro producto — en ese caso, solo tienes que activar Swile Travel para él —; o si aún no figura — entonces deberás crearlo e invitarlo.
¿Quién puede añadir un colaborador en Swile Travel?
En Swile Travel, solo dos perfiles pueden añadir colaboradores:
- Un administrador de Swile Travel.
- Un usuario con el rol User Creator asignado.
¿Cómo activar Swile Travel para un colaborador que ya está en el espacio Swile?
💡 Requisito previo
Para activar Swile Travel para un colaborador, debes ser administrador de varios productos Swile, incluido Swile Travel. Si solo eres administrador de Swile Travel, no tendrás esta opción.
- Paso 1: Accede a tu espacio de administrador de Swile.
- Paso 2: Abre el menú Colaboradores y busca al colaborador en la barra de búsqueda.
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Paso 3: Marca la casilla que aparece delante de su nombre para seleccionarlo.
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Paso 4: En la barra que aparece en la parte inferior de la página, haz clic en Editar en grupo.
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Paso 5: Selecciona Activar un producto y elige el producto Viaje en el menú desplegable de programas Swile disponibles.
- Paso 6: Haz clic en Confirmar.
✅ ¡Listo!
Se envía automáticamente una invitación al colaborador para que finalice su perfil de Swile Travel.
¿Cómo añadir a un colaborador que aún no está en tu lista de colaboradores?
Para añadir a un colaborador que todavía no existe en Swile Travel, y si no lo encuentras en tu lista de colaboradores:
- Paso 1: Ve a tu espacio de administrador
- Paso 2: Haz clic en el menú Colaboradores (a la izquierda)
- Paso 3: Haz clic en Añadir un colaborador.
Entonces aparecerán tres opciones para crear un colaborador en Swile Travel:
- Opción 1 — Invitar colaboradores por email: invita a uno o varios colaboradores a través de su correo electrónico. Ellos mismos completarán su información.
- Opción 2 — Crear un colaborador único: crea un colaborador introduciendo su información personal, sus preferencias de viaje y sus códigos analíticos.
- Opción 3 — Importar colaboradores mediante un archivo .csv: descarga nuestra plantilla .csv, complétala con la información de tus colaboradores y luego impórtala para crear varios colaboradores a la vez.
A continuación, te detallamos estas tres opciones:
Opción 1 — ¿Cómo invitar colaboradores por email en Swile Travel?
En Swile Travel, puedes generar una invitación por email para tus colaboradores existentes:
- Paso 1: Haz clic en Invitar colaboradores por email.
- Paso 2: Para programar el envío, marca la opción Enviar la invitación en una fecha posterior, indica la fecha deseada y confirma.
En Swile Travel, si no se indica ningún aprobador, solo el administrador podrá validar las reservas, según la política de viajes a la que esté vinculado el colaborador.
Opción 2 — ¿Cómo crear un colaborador único en Swile Travel?
Para crear un solo colaborador en Swile Travel, sigue estos pasos:
- Paso 1: Haz clic en Crear un colaborador único.
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Paso 2: Rellena la información solicitada.
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Paso 3: Selecciona la política de viaje por defecto o una política personalizada si tienes varias políticas de viaje en Swile Travel.
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Paso 4: Completa los campos analíticos.
💡 Información útil sobre los aprobadores
En Swile Travel, si no se indica ningún aprobador, solo el administrador podrá validar las reservas, según la política de viajes a la que esté vinculado el colaborador.
Crear sin invitar o crear e invitar: ¿qué opción elegir en Swile Travel?
Al finalizar la creación del colaborador en Swile Travel, tienes dos opciones:
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Crear e invitar a usar Swile Travel: el colaborador podrá actualizar su perfil, consultar y gestionar sus reservas. Puedes:
- enviarle solo una invitación por email: él mismo completará su información;
- rellenar tú mismo su información y luego invitarlo;
- programar la invitación para una fecha posterior: marca la opción e indica la fecha deseada.
- Crear el colaborador sin invitarlo: tú realizas las reservas en su nombre, sin que él tenga acceso a su perfil. El colaborador solo recibirá los correos de confirmación, modificación y cancelación. Esta opción es recomendable si no quieres que gestione sus propias reservas.
Opción 3 — ¿Cómo importar varios colaboradores mediante un archivo CSV en Swile Travel?
Para crear varios colaboradores a la vez en Swile Travel, utiliza la importación mediante archivo CSV:
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Paso 1: Haz clic en Importar colaboradores mediante un archivo .csv.
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Paso 2: Descarga la plantilla CSV que se ofrece para rellenarla con la información.
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Paso 3: Rellena el archivo con ayuda de los tres documentos disponibles, que contienen todos los datos necesarios para la importación.
⚠️ Respeta el formato de cada columna
Al importar un CSV en Swile Travel, debes respetar el formato de cada columna. Si no lo haces, aparecerá un mensaje de error al enviar el archivo. La Guía de relleno está disponible para ayudarte.
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Paso 4: Se te pedirá una doble verificación: marca todas las casillas, luego valida y finaliza la importación.
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