Este artículo está dirigido a los administradores de Swile Travel. Explica cómo añadir a un colaborador en Swile Travel según dos situaciones: si el colaborador ya está presente en tu espacio Swile en otro producto —en ese caso, solo tienes que activar Swile Travel para él—; o si aún no aparece —entonces tendrás que crearlo e invitarlo.
¿Quién puede añadir un colaborador en Swile Travel?
En Swile Travel, solo dos perfiles pueden añadir colaboradores:
- Un administrador de Swile Travel.
- Un usuario con el rol User Creator asignado.
¿Cómo activar Swile Travel para un colaborador que ya está en el espacio Swile?
💡 Requisito previo
Para activar Swile Travel para un colaborador, debes ser administrador de varios productos Swile, incluido Swile Travel. Si solo eres administrador de Swile Travel, no tendrás esta opción.
- Paso 1: Accede a tu espacio de administrador de Swile.
- Paso 2: Abre el menú Colaboradores y busca al colaborador en la barra de búsqueda.
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Paso 3: Marca la casilla que aparece delante de su nombre para seleccionarlo.
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Paso 4: En la barra que aparece en la parte inferior de la página, haz clic en Editar en grupo.
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Paso 5: Selecciona Activar un producto y elige el producto Viaje en el menú desplegable de programas Swile disponibles.
- Paso 6: Haz clic en Confirmar.
✅ ¡Listo!
Se envía automáticamente una invitación al colaborador para que finalice su perfil de Swile Travel.
¿Cómo añadir a un colaborador que aún no está en tu lista de colaboradores?
Para añadir a un colaborador que todavía no existe en Swile Travel, y si no lo encuentras en tu lista de colaboradores:
- Paso 1: Ve a tu espacio de administrador
- Paso 2: Haz clic en el menú Colaboradores (a la izquierda)
- Paso 3: Haz clic en Añadir un colaborador.
Verás tres opciones para crear un colaborador en Swile Travel:
- Opción 1 — Invitar colaboradores por email: invita a uno o varios colaboradores a través de su correo electrónico. Ellos mismos completarán su información personal.
- Opción 2 — Crear un colaborador único: crea un colaborador introduciendo su información personal, sus preferencias de viaje y sus códigos analíticos.
- Opción 3 — Importar colaboradores mediante un archivo .csv: descarga nuestra plantilla .csv, complétala con la información de tus colaboradores y luego impórtala para crear varios colaboradores a la vez.
A continuación, te explicamos cada una de estas opciones:
Opción 1 — ¿Cómo invitar colaboradores por email en Swile Travel?
En Swile Travel, puedes generar una invitación por email para tus colaboradores existentes:
- Paso 1: Haz clic en Invitar colaboradores por email.
- Paso 2: Introduce su dirección de correo electrónico, las entidades de facturación correspondientes y especifica los managers y aprobadores. Puedes programar la invitación para una fecha posterior si lo necesitas. Para ello, marca la opción Enviar la invitación en una fecha posterior, indica la fecha deseada y confirma.
Opción 2 — ¿Cómo crear un colaborador único en Swile Travel?
Para crear un solo colaborador en Swile Travel, sigue estos pasos:
- Paso 1: Haz clic en Crear un colaborador único.
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Paso 2: Rellena la información solicitada (nombre, apellidos, email, fecha de nacimiento y, si es necesario, el número de empleado y el manager).
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Paso 3: Introduce el número de teléfono del colaborador (recomendado), el idioma de los correos, su sexo (útil para la emisión de billetes de transporte), sus entidades de facturación y sus aprobadores.
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Paso 4: Completa los campos analíticos (centro de coste y equipo).
Crear sin invitar o crear e invitar: ¿qué opción elegir en Swile Travel?
Al finalizar la creación del colaborador en Swile Travel, tienes dos opciones:
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Crear e invitar a usar Swile Travel: el colaborador podrá actualizar su perfil, consultar y gestionar sus reservas. Puedes:
- enviarle solo la invitación por email: él mismo completará su información;
- rellenar tú mismo su información y luego invitarlo;
- programar la invitación para una fecha posterior: marca la opción e indica la fecha deseada.
- Crear el colaborador sin invitarlo: tú harás las reservas por él, sin que tenga acceso a su perfil. El colaborador solo recibirá los emails de confirmación, modificación y cancelación. Esta opción es recomendable si no quieres que gestione sus propias reservas.
Opción 3 — ¿Cómo importar varios colaboradores mediante un archivo CSV en Swile Travel?
Para crear varios colaboradores a la vez en Swile Travel, utiliza la importación por archivo CSV:
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Paso 1: Haz clic en Importar colaboradores mediante un archivo .csv.
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Paso 2: Descarga la plantilla CSV que se ofrece para rellenarla con la información.
- Paso 3: Completa el archivo con ayuda de los documentos disponibles (Guía de llenado), que contienen todos los datos necesarios para la importación. Haz clic en Siguiente.
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Paso 4: Se te pedirá una doble verificación: marca todas las casillas, luego sube tu archivo y confirma.
💡 Información útil
En Swile Travel, la activación de una validación no depende de que haya un aprobador en la ficha del colaborador, sino de las Reglas de aprobación que configures. Si no configuras ninguna regla de aprobación, todas las reservas se aprobarán automáticamente, incluso las que estén fuera de política.
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