Cet article s'adresse aux administrateurs du produit mobilité Swile. Depuis l'onglet Exports de votre espace mobilité, vous pouvez générer plusieurs exports selon vos besoins de gestion : le détail des dépenses par bénéficiaire, l'utilisation de l'avantage trajets domicile-travail, et l'historique de votre compte mobilité.
💸 Comment exporter le détail des dépenses mobilité par bénéficiaire ?
L'export "Détail des dépenses par bénéficiaire" vous permet de télécharger, au format CSV, l'ensemble des dépenses mobilité réalisées par vos collaborateurs sur une période choisie. Il facilite votre gestion : l'URSSAF impose de mettre en paie les dépenses mobilité chaque mois.
- Étape 1 : Rendez-vous dans la section Exports de votre espace mobilité Swile.
- Étape 2 : Cliquez sur Détail des dépenses par bénéficiaire (format CSV).
- Étape 3 : Cliquez sur une date de début dans le calendrier, puis sur une date de fin pour définir la période souhaitée.
- Étape 4 : Cliquez sur Exporter et retrouvez le document dans vos téléchargements.
💡 Astuce pour vos déclarations en paie
Pour vos déclarations en paie des dépenses mobilité Swile, utilisez le montant total sur la période pour chacune de ces deux catégories : FMD sur la période et Transport en commun sur la période.
Quelles données puis-je récupérer ?
Le fichier CSV du détail des dépenses mobilité Swile comporte les colonnes suivantes :
- 👤 Nom du collaborateur
- 👤 Prénom du collaborateur
- 👤 Email du collaborateur
- 👤 Matricule du collaborateur (facultatif)
- 📅 Date de sortie du programme du collaborateur (le cas échéant)
- 📅 Année civile de la cagnotte mobilité utilisée
- 💸 Montant total dépensé sur la période choisie (FMD + Abonnement de transport + Recharge électrique + Carburant essence + Énergie véhicule + Indemnité kilométrique vélo)
- 💸 Détail du montant dépensé en FMD sur la période choisie
- 💸 Détail du montant dépensé en Abonnement de transport en commun sur la période choisie
- 💸 Détail du montant dépensé en Recharge électrique sur la période choisie
- 💸 Détail du montant dépensé en Carburant essence sur la période choisie
- 💸 Détail du montant dépensé en Énergie véhicule sur la période choisie
- 💸 Détail du montant dépensé en Indemnité kilométrique vélo sur la période choisie
- 💸 Montant total dépensé sur l'année civile (cumul de toutes les catégories dépensées sur l'année)
- 💸 Détail du montant FMD dépensé sur l'année civile
- 💸 Détail du montant dépensé en Abonnement de transport en commun sur l'année civile
- 💸 Détail du montant dépensé en Recharge électrique sur l'année civile
- 💸 Détail du montant dépensé en Carburant essence sur l'année civile
- 💸 Détail du montant dépensé en Énergie véhicule sur l'année civile
- 💸 Détail du montant dépensé en Indemnité kilométrique vélo sur l'année civile
💡 La colonne Énergie véhicule
Dans l'export mobilité Swile, la colonne Énergie véhicule regroupe les dépenses réalisées dans des stations acceptant à la fois le réseau carburant et le réseau électrique, lorsque la catégorie exacte de la dépense n'est pas déterminable.
Un exemple concret
Votre bénéficiaire a dépensé 25 € en FMD puis 20 € en Abonnement de transport en commun, au mois d'avril 2022. Si vous sélectionnez la période du 01/03/2022 au 31/03/2022, vous verrez :
- Une dépense de 0 € pour ce collaborateur dans les colonnes « sur la période » : vous avez sélectionné le mois de mars, or le collaborateur n'a dépensé qu'à partir d'avril.
- Un montant total de 45 € sur l'année civile, car ce total comprend toutes les dépenses de l'année 2022, toutes catégories confondues.
📒 Comment exporter l'utilisation de l'avantage trajets domicile-travail par bénéficiaire ?
L'export "Utilisation de l'avantage trajets domicile-travail par bénéficiaire" vous permet de consulter, par collaborateur et sur une période choisie, les montants crédités, dépensés, décommissionnés et expirés du programme mobilité Swile.
- Étape 1 : Rendez-vous dans la section Exports de votre espace mobilité Swile.
- Étape 2 : Cliquez sur Utilisation de l'avantage trajets domicile-travail par bénéficiaire.
- Étape 3 : Cliquez sur une date de début dans le calendrier, puis sur une date de fin pour définir la période souhaitée.
- Étape 4 : Cliquez sur Exporter et retrouvez le document dans vos téléchargements.
Quelles données puis-je récupérer ?
Le fichier CSV de l'avantage trajets domicile-travail Swile comporte les colonnes suivantes :
- 👤 Nom du collaborateur
- 👤 Prénom du collaborateur
- 👤 Email du collaborateur
- 👤 Matricule du collaborateur (facultatif)
- 📅 Date de sortie du programme du collaborateur (le cas échéant)
- 📅 Détail du montant crédité (Émission) sur la période choisie
- 💸 Détail du montant dépensé par le collaborateur sur la période choisie
- 💸 Détail du montant décommissionné (repris par l'entreprise, notamment lors d'un offboarding) sur la période choisie
- 💸 Détail du solde non utilisé (montant expiré) sur la période choisie
💡 Bien lire les colonnes Decommission et Solde non utilisé
Dans l'export trajets domicile-travail Swile :
- La colonne Decommission correspond aux montants repris par l'entreprise (par exemple lors du départ d'un collaborateur), hors expiration automatique de fin de période.
- La colonne Solde non utilisé correspond au montant qui a expiré sans avoir été dépensé sur la période choisie.
📆 Comment exporter l'historique de mon compte mobilité Swile ?
Dans les exports de votre espace mobilité, l'encart Suivi de votre compte vous permet deux formats d'export :
- Historique de vos transactions, au format CSV.
- Relevé de compte mobilité, au format PDF.
L'export CSV retrace l'historique complet de votre compte mobilité Swile depuis sa création. Contrairement aux autres exports, aucune période n'est à sélectionner. Il détaille l'ensemble des opérations une par une, celles qui composent le résumé disponible au format PDF.
Le PDF présente les totaux par catégorie pour l'année, tandis que le CSV vous permet de retrouver et de vérifier chaque opération individuellement si nécessaire.
Quelles données puis-je récupérer ?
Le fichier CSV de l'historique du compte mobilité Swile détaille les opérations suivantes :
- Chargement du compte entreprise : un virement pour recharger votre cagnotte.
- Dépense carte : le collaborateur a effectué un paiement par carte Swile. Les fonds sont débités immédiatement.
- Annulation de carte : un paiement carte a été annulé ; les fonds sont recrédités immédiatement au collaborateur.
- Dépense liée à une demande de remboursement : le collaborateur a soumis une demande de remboursement acceptée ; les fonds correspondants sont débités de la cagnotte.
- Retrait de fonds du compte entreprise : virement vers un IBAN (celui d'un salarié ou de l'entreprise).
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