Faire une seule commande pour plusieurs entreprises Ă  la fois đŸ’Ș

Vous gĂ©rez plusieurs comptes entreprises 😎 ? Plus besoin de perdre du temps sur chaque commande ! Chez Swile, nous vous permettons de passer une seule commande pour toutes vos entitĂ©s ! 🎉🙌

Le mieux est de vous montrer en vidĂ©o 👇😉

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Si vous préférez, on vous explique en détail ci-dessous.

Tout d'abord, veillez à ce que différentes entreprises apparaissent bien dans votre profil. Si ce n'est pas le cas, contactez votre interlocuteur Lunchr, nous les ajouterons pour vous !

1. Dans le menu qui s'ouvre sous vos initiales (en haut Ă  droite), cliquez sur mceclip0.png

mceclip1.png

Vous arrivez directement sur la page de personnalisation du fichier d'import CSV.

2. Personnalisez, remplissez puis importez le fichier d'import CSV

 mceclip2.png

Il vous suffit de cocher les cases qui vous intĂ©ressent pour customiser votre CSV 😉. Chaque coche ajoute simplement une colonne Ă  votre fichier pour avoir un rĂ©sultat ultra personnalisĂ© !

Une fois votre sélection faite, cliquez sur Générer le fichier d'export puis ouvrez et remplissez le fichier téléchargé. 

3. Comment remplir les différentes colonnes du fichier CSV ?

🎈 Colonne A Identifiant Swile sociĂ©té : il s'agit de l'identification de vos diffĂ©rentes entitĂ©s, reprĂ©sentĂ©es par un prĂ©fixe de 3 lettres. La correspondance de ces prĂ©fixes vous est donnĂ©e dans la colonne de droite.

Dans le cas ci-dessous, si le salarié appartient à SWILE, il faut indiquer ASJ en colonne A. Notez que si vous le souhaitez, nous pouvons remplacer les préfixes par vos propres identifiants internes - contactez votre interlocuteur Swile pour paramétrer votre outil.

mceclip1.png

🎈 Colonne Identifiant point de livraison :

  • Indiquez 1 si les cartes doivent arriver au siĂšge de l'entitĂ© indiquĂ©e (si vous avez paramĂ©trĂ© plusieurs points de livraison dans l'onglet "profil entreprise", vous devrez indiquer 1, 2 3 etc, en suivant les instructions de la colonne de droite)
  • Indiquez D si les cartes doivent arriver au domicile des salariĂ©s, et indiquez l'adresse complĂšte dans les colonnes suivantes, en utilisant si besoin la colonne "complĂ©ment d'adresse" (attention, 23 caractĂšres max espaces inclus)

4. Paramétrez les dates d'activation des comptes et de chargement des titres-resto

En fonction de ce que vous avez choisi (commande de cartes et/ou chargement en titres-resto), on vous demande de choisir la date de chargement en titres souhaitĂ©e, ainsi que la date Ă  laquelle vous souhaitez que vos salariĂ©s reçoivent leur e-mail d'activation de compte. Classique ! 😉😎

5. Modes de rĂšglement possibles

  • Par dĂ©faut, le mode de paiement est le virement bancaire. Il faudra ainsi effectuer un virement pour chaque bon de commande reçue (ou un virement global pour toutes les factures).
  • Si vous souhaitez payer par prĂ©lĂšvement bancaire, nous vous invitons Ă  contacter votre interlocuteur Swile pour paramĂ©trer ce mode de paiement.

Une fois votre commande validée, vous pouvez en suivre l'évolution dans l'onglet Historique de commandes de chaque entité.

Vous pouvez y retrouver le contenu des commandes et les factures correspondantes. MĂȘme si vous avez passĂ© une seule et mĂȘme commande, vous aurez bien une facture par entitĂ© ✹.

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