Als Administrator ermöglichen Ihnen die Genehmigungsregeln, dass immer die richtige Person zur richtigen Zeit auf Swile Travel validiert. Sie legen fest, wann eine Genehmigung erforderlich ist, nach welchen Kriterien und wer genehmigen soll.
Die Genehmigungsregeln sind unabhängig von der Reiserichtlinie. Die Reiserichtlinie gibt an, ob eine Buchung Ihren Vorgaben entspricht; die Genehmigungsregel legt fest, ob eine Validierung nötig ist und durch wen. Eine Buchung außerhalb der Richtlinie löst also nicht automatisch eine Genehmigungsanfrage aus.
Standardmäßig ist für keine Reise eine Genehmigung erforderlich
Wenn keine Genehmigungsregel eingerichtet ist, werden alle Buchungen ohne Validierung durchgeführt – auch solche, die außerhalb der Richtlinie liegen. Jede von Ihnen erstellte Regel fügt diesem Standardverhalten eine zusätzliche Kontrolle hinzu.
🧭 Wo finde ich Genehmigungsregeln und wie erstelle ich sie in Swile Travel?
Wo finde ich die Genehmigungsregeln in Swile Travel?
Gehen Sie in Ihrem Admin-Bereich im Seitenmenü auf Richtlinien und öffnen Sie dann den Tab Genehmigungsregeln auf der Seite Reiserichtlinien.
In diesem Tab können Sie eine Genehmigungsregel hinzufügen, bearbeiten oder löschen und die Reihenfolge der Regeln per Drag & Drop festlegen, um ihre Priorität zu bestimmen.
Wie erstelle ich eine Genehmigungsregel in Swile Travel?
Eine Genehmigungsregel folgt einer dreistufigen Logik: WANN die Regel greift, WENN bestimmte Bedingungen erfüllt sind, DANN gelten die festgelegten Genehmigungsschritte.
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Schritt 1: Klicken Sie im Tab Genehmigungsregeln auf Genehmigungsregel hinzufügen und geben Sie der Regel einen eindeutigen, leicht erkennbaren Namen.
- Schritt 2: Wählen Sie im Block WANN das auslösende Ereignis für die Regel: Alle Reisen, Reisen innerhalb der Richtlinie oder Reisen außerhalb der Richtlinie.
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Schritt 3: Wenn Sie die Regel auf bestimmte Fälle beschränken möchten, aktivieren Sie Zusätzliche Bedingungen festlegen. Im Block WENN fügen Sie Ihre Bedingungen mit Bedingung hinzufügen hinzu: Buchungstyp, Buchungsbetrag, ein Reisender oder ein analytisches Feld. Bedingungen können kombiniert werden.
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Schritt 4: Geben Sie im Block DANN das Ergebnis der Regel an, indem Sie Keine Genehmigung erforderlich oder Genehmigung erforderlich auswählen.
- Schritt 5: Wenn Sie Genehmigung erforderlich gewählt haben, bestimmen Sie die Genehmiger für diesen Schritt und speichern Sie die Regel.
Das Ziel ist, das System so einfach wie möglich zu halten – mit nur den wirklich notwendigen Regeln.
Hier einige typische Beispiele für Genehmigungsregeln:
- Standardmäßig keine Genehmigung für alle Reisen innerhalb der Richtlinie
- Genehmigung durch den Manager für alle Reisen außerhalb der Richtlinie
- Keine Genehmigung für alle Reisen der Mitglieder der Geschäftsleitung
- Genehmigung durch den Manager N+2 für Reisen über einem bestimmten Betrag
👤 Wer genehmigt und wie werden die Genehmiger in Swile Travel ausgewählt?
Wie wähle ich die Genehmiger für eine Genehmigungsregel aus?
Im Block Schritt 1 – Beliebiger dieser Genehmiger legen Sie fest, wer berechtigt ist zu validieren. Es stehen drei Kriterien zur Auswahl:
- Rolle: Der dem Mitarbeitenden zugewiesene Genehmiger, sein direkter Vorgesetzter oder der Manager N+2.
- Benutzer: Eine bestimmte, namentlich genannte Person.
- Analytisches Feld: Eine Gruppe von Personen, z. B. das Finanzteam, das über ein analytisches Feld den Mitgliedern dieser Gruppe zugeordnet ist.
Sie können außerdem auf Alternativen Genehmiger hinzufügen klicken, um eine Vertretung zu bestimmen. Es reicht, wenn eine der genannten Personen die Buchung genehmigt.
Was passiert, wenn mehrere Personen eine Anfrage genehmigen können?
Wenn Sie in der Regel mehrere Genehmiger festlegen oder Nutzer über ein analytisches Feld ansprechen, werden alle betroffenen Personen benachrichtigt und können die Anfrage genehmigen – die Bestätigung einer Person genügt.
Können sich die Genehmiger je nach Buchung ändern?
Ja, das ist möglich – je nachdem, wie Sie Ihre Genehmigungsregeln definiert haben.
In Swile Travel können Genehmiger dynamisch sein: Sie sind nicht mehr zwingend auf eine feste Person pro Mitarbeitenden beschränkt. Wenn Sie in Ihrer Regel ein analytisches Feld verwenden, wird der Genehmiger zum Zeitpunkt der Buchungsanfrage anhand des vom Reisenden gewählten Werts bestimmt.
Beispiel: Ein Mitarbeitender wählt bei der Buchung einen Projektcode aus. Ist in einer Genehmigungsregel dieser Projektcode einer bestimmten Genehmigerin (z. B. der Projektleiterin) zugeordnet, wird die Genehmigungsanfrage automatisch an diese Person weitergeleitet.
Sie können das System aber auch einfach halten, indem Sie den dem Mitarbeitenden zugewiesenen Genehmiger bestimmen.
Was passiert, wenn der Genehmiger noch nicht bei Swile Travel ist?
Ein Genehmiger gilt als nicht erreichbar, wenn Swile Travel ihn nicht kontaktieren kann – etwa weil er noch nicht eingeladen wurde oder das Onboarding nicht abgeschlossen hat. In diesem Fall wird die Genehmigungsanfrage an seinen Manager N+1 weitergeleitet. Ist kein Manager N+1 hinterlegt, geht die Anfrage an die Administratoren der Organisation.
🔢 Wie verwalte ich Priorität und Nachverfolgung von Genehmigungen in Swile Travel?
Was passiert, wenn eine Buchung auf mehrere Genehmigungsregeln zutrifft?
Wenn eine Buchung auf mehrere Regeln zutrifft, müssen nur die Genehmiger der ersten passenden Regel diese genehmigen. Ziehen Sie die Regeln im Tab Genehmigungsregeln in die gewünschte Reihenfolge, um die Priorität festzulegen.
💡 Tipp: Erstellen Sie Ihre Regeln vom Allgemeinen zum Spezifischen
Beginnen Sie mit einer übergreifenden Genehmigungsregel, die Ihren Hauptbedarf abdeckt – zum Beispiel, dass alle Reisen außerhalb der Richtlinie vom zugewiesenen Genehmiger bestätigt werden müssen. Legen Sie darüber spezifischere Regeln für besondere Fälle, wie bestimmte Teams oder Reisen über einem bestimmten Betrag.
Wie erkenne ich, welche Genehmigung für eine Buchung angewendet wurde?
Im Tab Buchungen im Reisebereich können Sie die Details einer Buchung öffnen. Dort finden Sie eine Übersicht, die den Ablauf der Buchung für jedes Programm (Zug, Unterkunft, Flug und Auto) dokumentiert.
Diese Übersicht zeigt:
- die angewendete Reiserichtlinie für jeden Reisenden,
- die Gründe, warum die Buchung ggf. außerhalb der Richtlinie liegt,
- die Genehmigungsschritte und wer genehmigt hat.
Diese Übersicht ist ein festgehaltener Schnappschuss. Auch wenn Sie später Ihre Richtlinien oder Genehmigungsregeln ändern, bleibt der genaue Stand des Genehmigungsprozesses zum Buchungszeitpunkt erhalten. Der Genehmiger erhält außerdem beim Prüfen eine Zusammenfassung der Gründe für die Abweichung von der Richtlinie.
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