Für die Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden in Swile Travel haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie können sie anlegen / bearbeiten / deaktivieren über Ihren Admin-Bereich. Wenn Sie wenig Fluktuation im Team haben, empfehlen wir diese Option.
- Verbinden Sie Ihr HR-System (SIRH) und Ihren Admin-Bereich über einen SFTP-Transfer. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie das funktioniert 🚀
💡 Was ist ein SFTP-Transfer?
Eine Integration per SFTP-Transfer ermöglicht es Ihnen, Ihr HR-System mit Ihrem Swile Travel Admin-Bereich zu verbinden, um Mitarbeitende automatisch hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu entfernen.
So besteht keine Gefahr, dass ehemalige Mitarbeitende weiterhin Zugriff auf Swile Travel haben. 😌 Im Detail passiert Folgendes:
- Jeder neue Mitarbeitende, der in der Datei erkannt wird, erhält automatisch ein Reiseprofil.
- Jede Änderung in der Datei aktualisiert das jeweilige Reiseprofil.
- Das Entfernen von Mitarbeitenden aus der Datei deaktiviert deren Reiseprofil.
💾 Wie richte ich das ein und was wird benötigt?
- Dateiformat: Flatfile .csv
- SFTP-URL von Swile: http://transfer.swile.co/
- CSV-Dateinamen: Der Dateiname muss mit travel_ beginnen
- Häufigkeit: täglich, wöchentlich oder monatlich
- First_name (Vorname) – Pflichtfeld
- Last_name (Nachname) – Pflichtfeld
- Email – Pflichtfeld, muss innerhalb der Organisation eindeutig und eine gültige E-Mail-Adresse sein
-
Team_name (Teamname) – optional, aber erforderlich, wenn keine Manager-E-Mail angegeben ist
- Muss einem bestehenden Teamnamen in Swile Travel entsprechen; andernfalls wird ein neues Team erstellt
- Manager_email (E-Mail des Managers) – optional, aber erforderlich, wenn kein Teamname angegeben ist; muss eine gültige E-Mail-Adresse eines in der Datei enthaltenen Mitarbeitenden sein
- Billing_entity_id (Abrechnungseinheit-ID) – Pflichtfeld, muss exakt der von Swile bereitgestellten ID einer Abrechnungseinheit entsprechen, der der Nutzer zugeordnet wird
-
Gender (Geschlecht) – Pflichtfeld, viele Werte werden akzeptiert
- Männlich: mr, m, m., monsieur, mister, homme, h, man, male
- Weiblich: mm, mme, mlle, mle, melle, madame, mademoiselle, miss, missus, ms, mrs, mistress, femme, f, woman, female
- Phone_number (Telefonnummer) – optional, aber sehr empfohlen, um die Kommunikation mit dem Kundenservice zu erleichtern. Falls nicht vorhanden, bitte „N/A“ in die Spalte eintragen
-
Birth_date (Geburtsdatum) – Pflichtfeld
- Verwendetes Format: TT/MM/JJ oder TT/MM/JJJJ
- Custom_identifier (Personalnummer) – optional, aber empfohlen, besonders für den SFTP-Transfer, um doppelte Konten zu vermeiden
-
Need_to_invite (Einladung erforderlich)
- Werte: true oder false, yes oder no; bei true/yes wird die Einladung sofort verschickt
-
Invitation_date (Einladungsdatum)
- Geben Sie das Einladungsdatum an, falls es nach dem Tag des Uploads liegt
- Position (Kostenstelle) – optional, falls Sie keine Kostenstelle pro Mitarbeitenden haben, kann die Spalte entfernt werden
- Erstellung eines privaten/öffentlichen Schlüsselpaares durch den Kunden
- Weitergabe des öffentlichen Schlüssels an Swile
- Einrichtung des Bereichs durch Swile
- Upload einer Testdatei nach Absprache zwischen Kunde und Swile
✍️ Nutzer manuell verwalten bei aktivem SFTP-Transfer
Die Aktivierung des SFTP-Transfers automatisiert die Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden. Falls Sie jedoch ausnahmsweise einzelne Profile manuell verwalten müssen, gehen Sie bitte wie folgt vor, damit diese nicht von der automatischen Synchronisierung betroffen sind.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zum Tab Administration und dann zu Teams.
- Wählen Sie das gewünschte Team aus.
- Klicken Sie auf Nutzer anlegen und geben Sie die geforderten Informationen ein.
- Aktivieren Sie die Option "Diesen Nutzer nicht automatisch deaktivieren".
Ohne Aktivierung dieser Option wird das Profil beim nächsten Update Ihres SFTP-Transfers automatisch deaktiviert oder überschrieben, da es nicht in Ihrer Quelldatei enthalten ist.
So deaktivieren Sie einen Nutzer:
- Öffnen Sie das Profil des Nutzers.
- Deaktivieren Sie die Option "Diesen Nutzer nicht automatisch deaktivieren".
Der Mitarbeitende wird beim nächsten SFTP-Update automatisch deaktiviert.
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