Als Administrator ist die Reiserichtlinie das Werkzeug, mit dem Sie Ihre Ausgaben kontrollieren und Ihr Reisebudget auf Swile Travel steuern können. Sie legt fest, was erlaubt ist, was außerhalb der Richtlinie liegt und was für die Buchung verboten ist.
Die Reiserichtlinie und die Genehmigung sind zwei unterschiedliche Konzepte. Die Richtlinie beantwortet die Frage: Entspricht diese Buchung Ihren Regeln, ja oder nein? Die Genehmigung beantwortet eine andere Frage: Ist eine Freigabe erforderlich und durch wen? Eine Buchung kann also außerhalb der Richtlinie liegen, ohne dass eine Genehmigung nötig ist, und eine konforme Buchung kann je nach Ihren Einstellungen eine Freigabe erfordern.
🧭 Wo finde ich Reiserichtlinien auf Swile Travel, wie erstelle und priorisiere ich sie?
Wo finde ich die Reiserichtlinien auf Swile Travel?
In Ihrem Admin-Bereich gehen Sie im Seitenmenü auf Richtlinien. Die Seite Reiserichtlinien enthält zwei Tabs: Mitarbeiterrichtlinien, wo Sie Ihre Budgets und Regeln festlegen, und Genehmigungsregeln, wo Sie die Freigaben definieren.
Im Tab Mitarbeiterrichtlinien können Sie:
- eine neue Reiserichtlinie hinzufügen;
- eine bestehende Richtlinie bearbeiten oder löschen;
- eine übersichtliche Zusammenfassung jeder Richtlinie einsehen, ohne die Details der Regeln zu öffnen;
- die Richtlinien per Drag & Drop verschieben, um ihre Priorität festzulegen.
Wie erstelle ich eine Reiserichtlinie auf Swile Travel?
Das Erstellen einer Reiserichtlinie erfolgt in fünf Schritten im Tab Mitarbeiterrichtlinien.
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Schritt 1: Klicken Sie auf der Seite Reiserichtlinien auf Richtlinie hinzufügen und geben Sie Ihrer Reiserichtlinie einen eindeutigen und leicht erkennbaren Namen.
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Schritt 2: Wählen Sie bei der Erstellung der Richtlinie aus, für wen sie gilt: einen oder mehrere Reisende, ein Analysefeld oder beides.
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Schritt 3: Legen Sie die Regeln der Richtlinie für jedes Programm einzeln fest, in den Bereichen Zug, Unterkunft, Flug und Auto. Klicken Sie in jedem Bereich auf Regel hinzufügen, um alle verfügbaren Regeln und die zugehörige Dokumentation zu sehen.
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Schritt 4: Fügen Sie Ausnahmen zur Richtlinie hinzu, zum Beispiel ein höheres Hotelbudget für eine bestimmte Stadt.
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Schritt 5: Speichern Sie die Reiserichtlinie. Überprüfen Sie anschließend die Zusammenfassung auf der Seite Reiserichtlinien.
Wir empfehlen, eine Standardrichtlinie zu erstellen, die für die Mehrheit Ihrer Mitarbeitenden gilt. Danach können Sie bei Bedarf zusätzliche Richtlinien für bestimmte Gruppen anlegen (zum Beispiel für Mitglieder der Geschäftsleitung).
Wie lege ich die Priorität der Reiserichtlinien fest?
Auf der Seite Reiserichtlinien können Sie die Richtlinien per Drag & Drop neu anordnen. Die zuerst passende Richtlinie wird angewendet. Platzieren Sie daher Ihre spezifischsten Richtlinien ganz oben und die allgemeineren darunter. Ihre Standardrichtlinie, die für die meisten Mitarbeitenden gilt, sollte ganz unten stehen.
💡 Buchung für mehrere Reisende: Die strengste Regel gilt
Wenn eine Buchung mehrere Reisende betrifft, kombiniert Swile Travel deren Reiserichtlinien und wendet das strengste Ergebnis an. Ist zum Beispiel eine Bahnlinie für einen der Reisenden gesperrt, steht sie für die gesamte Buchung nicht zur Verfügung.
👥 Für wen gelten die Reiserichtlinien auf Swile Travel?
Für wen gilt eine Reiserichtlinie auf Swile Travel?
Eine Reiserichtlinie gilt für eine Gruppe von Mitarbeitenden, die denselben Regeln unterliegen. Die beste Praxis ist, eine Richtlinie einem bestimmten Reisetyp zuzuordnen: zum Beispiel eine Standardrichtlinie für alle Mitarbeitenden, eine eigene Richtlinie für das Vertriebsteam oder eine für die Geschäftsleitung.
Sie haben zwei kombinierbare Zuweisungskriterien:
- Nach Reisendem: Sie wählen einen oder mehrere Mitarbeitende aus einer Liste aus.
- Nach Analysefeld: Sie wählen eine Gruppe, zum Beispiel ein Team oder ein Kostenstellenzentrum. Diese Methode wird empfohlen, da sich die Gruppe durch Ihre Mitarbeitenden-Importe automatisch aktualisiert.
⚠️ Die Zuweisung erfolgt über die Richtlinie, nicht über das Mitarbeitendenprofil
Sie können keine Reiserichtlinie mehr im Tab Mitarbeitende zuweisen oder ändern, weder einzeln noch über Gruppenbearbeitung. Um die Richtlinie eines Mitarbeitenden zu ändern, öffnen Sie die entsprechende Reiserichtlinie und passen Sie die Liste der Reisenden oder das Analysefeld an. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden manuell ohne Analysefeld anlegen, müssen Sie diese Liste selbst aktuell halten.
Mitarbeitende, die keiner Reiserichtlinie zugeordnet sind, werden automatisch der Standardrichtlinie zugewiesen.
Wie kann ich eine Reiserichtlinie nach Projekt oder Kunde anwenden?
Sie können eine Reiserichtlinie einem bereichsübergreifenden Analysefeld zuweisen, also einem Feld, das nicht direkt mit dem Profil des Mitarbeitenden verknüpft ist, wie zum Beispiel ein Projekt- oder Kunden-Code. In diesem Fall wird der Mitarbeitende beim Start der Reisesuche aufgefordert, den Wert dieses Feldes anzugeben. Die für die Buchung geltende Richtlinie richtet sich nach dieser Angabe. So kann ein Mitarbeitender je nach Projekt, für das er reist, unterschiedlichen Richtlinien unterliegen.
📋 Welche Regeln und Ausnahmen kann ich in einer Reiserichtlinie festlegen?
Welche Regeln können in einer Reiserichtlinie festgelegt werden?
Für Ihre Reiserichtlinie auf Swile Travel stehen Ihnen über 60 Regeln zur Verfügung, die nach Reiseprogramm und Kategorie (Budget, Buchung, Klasse, Anbieter und Verbot) sortiert sind. Jede Regel wird in der Oberfläche mit einer Erklärung und Anwendungsbeispielen erläutert.
Wir fügen regelmäßig neue Regeln hinzu. Hier einige Beispiele für aktuell verfügbare Regeln:
| Programm | Beispiele für verfügbare Regeln |
|---|---|
| Zug | Budget für einfache Fahrt und Hin- und Rückfahrt, erlaubte Klasse, gesperrte Anbieter, Erlaubnis für die 1. Klasse ab einer bestimmten Fahrtdauer. |
| Unterkunft | Maximalbudget pro Nacht und pro Reisendem, Anzahl der Sterne, Verbot von nicht erstattbaren Tarifen, Frühstück erforderlich, erlaubte Zimmertypen. |
| Flug | Budgetobergrenze, erlaubte Kabinenklassen, Empfehlung für Zugreisen unter einer bestimmten Dauer, Verbot sehr kurzer Flüge, gesperrte Fluggesellschaften. |
| Auto | Budget, maximale Mietdauer, erlaubte Fahrzeugkategorien. |
Wie kann ich eine Buchung in einer Reiserichtlinie verbieten?
Regeln der Kategorie Verbot blockieren die Buchung tatsächlich: Der Mitarbeitende kann das betreffende Angebot nicht auswählen. Wenn Sie zum Beispiel eine Bahngesellschaft sperren, sind Fahrten mit diesem Anbieter nicht mehr buchbar.
Was ist das dynamische Budget in einer Reiserichtlinie?
Das dynamische Budget passt sich automatisch an den Marktpreis an, statt einen festen Betrag vorzugeben. Es ist für alle vier Programme verfügbar: Zug, Unterkunft, Flug und Auto. Sie legen die zulässige Abweichung vom Marktpreis in Prozent oder Euro fest. Zum Beispiel können Sie einen Preis bis zu 20 % über dem Marktpreis erlauben.
Wozu dient das Buchungsfenster in einer Reiserichtlinie?
Das Buchungsfenster, das für alle Programme verfügbar ist, soll frühzeitige Buchungen fördern. Sie legen eine Mindestfrist vor Abreise fest: Jede Buchung außerhalb dieser Frist gilt als außerhalb der Richtlinie. Beispiel: Mit einem Buchungsfenster von 7 Tagen gilt eine Buchung, die 3 Tage vor Abreise erfolgt, als außerhalb der Richtlinie.
Wie erstelle ich eine Ausnahme in einer Reiserichtlinie auf Swile Travel?
Ausnahmen wenden unter bestimmten Bedingungen andere Regeln an, zum Beispiel je nach Zielort oder Reisedauer. Eine Ausnahme überschreibt automatisch die weiter oben in der Richtlinie festgelegte Grundregel, sobald die Bedingung erfüllt ist. Alle Regeln können auf diese Weise überschrieben werden.
- Schritt 1: Öffnen Sie in der Reiserichtlinie den Bereich des betreffenden Programms und dann den Abschnitt Ausnahmen.
- Schritt 2: Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen und legen Sie die Auslösebedingung mit Bedingung hinzufügen fest.
- Schritt 3: Klicken Sie auf Regel hinzufügen, um die Regel anzugeben, die die Grundregel ersetzt, wenn die Bedingung erfüllt ist, und speichern Sie.
Beispiel: Ihr Unterkunftsbudget beträgt 150 € pro Nacht und pro Reisendem. Sie fügen eine Ausnahme mit der Bedingung „Zielort ist Paris“ und einem Budget von 220 € pro Nacht hinzu. In Paris gilt dann das Budget von 220 €.
❓ Häufige Fragen zu den Reiserichtlinien von Swile Travel
Kann eine Reiserichtlinie dupliziert werden?
Ja, Sie können eine Reiserichtlinie duplizieren:
- Gehen Sie im Seitenmenü auf Richtlinien und dann auf Geschäftsreisen (Unterregisterkarte Mitarbeiterrichtlinien)
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Klicken Sie bei der gewünschten Reiserichtlinie rechts auf die drei Punkte und wählen Sie Duplizieren aus.
Sollte ich eine Ausnahme oder eine neue Reiserichtlinie erstellen?
- Erstellen Sie eine Ausnahme in der bestehenden Richtlinie für einen einzelnen und stabilen Fall, zum Beispiel für eine Führungskraft mit einem abweichenden Budget in einer kleinen Organisation.
- Erstellen Sie eine eigene Reiserichtlinie, sobald die Abweichung dauerhaft ist oder die betreffende Gruppe ihre eigenen Aktualisierungen benötigt. Eine eigene Richtlinie bietet mehr Flexibilität, da Sie dort auch eigene Ausnahmen festlegen können. Umgekehrt wird es mit der Zeit schwierig, viele Einzelfälle nur über Ausnahmen zu verwalten.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keiner Reiserichtlinie zugeordnet ist?
Der Mitarbeiter wird automatisch der Standard-Reiserichtlinie Ihrer Organisation zugeordnet. Damit er der richtigen Richtlinie unterliegt, prüfen Sie, ob sein Analysefeld korrekt ausgefüllt ist, oder fügen Sie ihn zur Reisendenliste der entsprechenden Richtlinie hinzu.
Falls Ihr Unternehmen keine Standard-Reiserichtlinie definiert hat, gibt es keine Einschränkungen – alle Reiseoptionen sind in der Richtlinie enthalten.
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