¿Cómo hacer un solo pedido de vales de comida para varias empresas al mismo tiempo?

Si gestionas varias empresas, ¡puedes hacer un solo pedido de vales de comida para todas tus entidades al mismo tiempo! 🎉

1. Haz clic en Nuevo pedido, luego en Pedido multiempresa y Continuar

Accederás directamente a la página de personalización del archivo de importación CSV.

 

2. Personaliza, rellena e importa el archivo CSV

• Marca las casillas que te interesen. Cada casilla añade una columna a tu archivo, ¡lo que te permite obtener un resultado personalizado! Atención: según la configuración de tu cuenta, tus empleados pueden pedir su propia tarjeta. En ese caso, no necesitas especificar los puntos de entrega.

• Haz clic en Generar archivo de exportación

• Se descargará un archivo en tu ordenador: ábrelo y complétalo

  🧐 ¿Cómo rellenar las diferentes columnas del archivo CSV?

• Columna Identificador Swile empresa: Es la identificación de tus diferentes entidades, representadas por un prefijo de 3 letras. La correspondencia de estos prefijos se indica en la columna de la derecha. En el ejemplo de abajo, si el empleado pertenece a Swile, hay que poner ASJ en la columna A. Este identificador se puede modificar en la pestaña Configuración de tu cuenta.

• Columna Identificador punto de entrega (solo rellenar si gestionas el pedido de las tarjetas)

•  

  • Indica 1 si las tarjetas deben llegar a la sede de la entidad indicada (si has configurado varios puntos de entrega en la pestaña "perfil empresa", tendrás que indicar 1, 2, 3, etc. siguiendo las instrucciones de la columna de la derecha).

  • Indica D si las tarjetas deben llegar al domicilio de los empleados e introduce la dirección completa en las siguientes columnas, usando si es necesario la columna "complemento de dirección" (ojo, no superar los 38 caracteres por campo, incluidos los espacios).

3. Configura las fechas de activación de las cuentas y de carga de los vales de comida

Según lo que hayas elegido (pedido de tarjetas y/o carga de vales de comida), se te pedirá que elijas:

• La fecha de carga deseada

• La fecha en la que quieres que tus empleados reciban el correo de activación de su cuenta

4. Elige tu método de pago

• Por defecto, el método de pago es la transferencia bancaria. Así tendrás que hacer una transferencia por cada orden de pedido recibida (o una transferencia global para todas las facturas).

• Si prefieres pagar por domiciliación bancaria, es necesario que haya un mandato SEPA registrado en cada empresa. Si aún no lo tienes, te invitamos a contactar con tu persona de contacto en Swile para configurar este método de pago.

5. Finaliza el pedido

• Acepta las CGV y valida tu pedido 🎉

6. Haz seguimiento del estado de tu pedido y encuentra tu factura

• Una vez finalizado tu pedido, sigue su evolución en la pestaña Pedidos y facturas

• Ahí encontrarás el contenido de los pedidos y las facturas correspondientes.