Cet article s'adresse aux administrateurs de l'espace Cadeaux et avantages. Il explique comment attribuer le rôle Administrateur, ainsi que le rôle Consultant (administrateur en lecture seule).
Comment ajouter un administrateur sur l'espace Cadeaux et avantages ?
Comment attribuer le rôle admin à un collaborateur déjà existant ?
- Étape 1 : Recherchez le collaborateur dans l'onglet Collaborateurs ou dans l'onglet Bénéficiaires du programme Cadeaux et avantages.
- Étape 2 : Cliquez sur son nom.
- Étape 3 : Sélectionnez le programme concerné (Cadeaux et avantages) dans les onglets en haut.
- Étape 4 : Cliquez sur Modifier > Rôle > Admin, puis validez.
Comment créer un administrateur qui n'existe pas encore dans la liste des collaborateurs ?
- Étape 1 : Allez dans le menu Cadeaux et avantages.
- Étape 2 : Dans la liste des bénéficiaires, cliquez sur Ajouter > Ajouter un administrateur.
- Étape 3 : Renseignez les éléments demandés et validez.
Qu'est-ce que le rôle Consultant sur l'espace Cadeaux et avantages ?
Un utilisateur ayant le rôle Consultant possède un compte Swile et bénéficie des éventuels avantages distribués par le programme auquel il appartient. Il dispose également d'un accès à l'espace d'administration de Cadeaux et avantages. Sur cet espace, un bandeau informatif s'affiche en haut de chaque module pour lui rappeler qu'il est en accès lecture seule.
⚠️ Un rôle réservé à l'audit et à la consultation interne
Le rôle Consultant de l'espace Cadeaux et avantages ne convient pas à tous les cas d'usage CSE. Il est conçu pour des besoins d'audit ou de consultation ponctuels en interne. Il ne permet pas de limiter l'accès à certains onglets pour un expert-comptable ou un cabinet externe par exemple.
Que peut consulter et télécharger un Consultant ?
Sur l'espace Cadeaux et avantages, un Consultant peut consulter :
- Toutes les pages du module Gift (bénéficiaires, ayants droit, commandes, statistiques, comptabilité, subventions, offres personnalisées, paiement, plafonds, paramètres)
- Toutes les pages du module Communication (articles, sujets, documents, newsletters, membres)
Il peut également télécharger :
- Les factures et avoirs depuis la section Comptabilité
- Les factures depuis le détail d'une commande
- L'export CSV des destinataires depuis le détail d'une commande
- L'export CSV des demandes liées à une subvention
- L'export CSV des demandes liées à une offre personnalisée
Quelles actions sont bloquées pour un Consultant ?
Sur l'espace Cadeaux et avantages, un Consultant ne peut pas :
- Créer ou modifier des commandes, subventions, plafonds, collectes ou offres personnalisées
- Créer ou modifier des bénéficiaires ou des critères
- Créer ou éditer des articles, newsletters, documents ou sujets
- Réorganiser le contenu du portail Communication (glisser-déposer désactivé)
- Télécharger l'export en masse de la liste des bénéficiaires
- Générer le fichier SEPA des demandes de remboursement liées à une subvention
Comment ajouter un consultant (administrateur en lecture seule) sur l'espace Cadeaux et avantages ?
Seul un administrateur de l'espace Cadeaux et avantages peut attribuer le rôle Consultant.
Comment attribuer le rôle Consultant à un collaborateur déjà existant ?
- Étape 1 : Recherchez le collaborateur dans l'onglet Collaborateurs ou dans l'onglet Bénéficiaires du programme Cadeaux et avantages.
- Étape 2 : Cliquez sur son nom.
- Étape 3 : Sélectionnez le programme concerné (Cadeaux et avantages) dans les onglets en haut.
- Étape 4 : Cliquez sur Modifier > Rôle > Consultant, puis validez.
Comment créer un Consultant qui n'existe pas encore dans la liste des collaborateurs ?
Créez d'abord le collaborateur (même s'il ne bénéficie pas d'avantages, cette étape est obligatoire - il vous suffira simplement de ne pas le créditer) :
- Étape 1 : Allez dans le menu Cadeaux et avantages.
- Étape 2 : Dans la liste des bénéficiaires, cliquez sur Ajouter > Ajouter un bénéficiaire.
- Étape 3 : Renseignez les éléments demandés et validez.
Attribuez-lui ensuite le rôle Consultant :
- Étape 1 : Dans la liste des bénéficiaires, cliquez sur le collaborateur que vous venez de créer.
- Étape 2 : Sélectionnez le programme concerné (Cadeaux et avantages) dans les onglets en haut.
- Étape 3 : Cliquez sur Modifier > Rôle > Consultant, puis validez.
⚠️ Validation OTP obligatoire
La validation par code de sécurité à usage unique (OTP) est obligatoire pour tout changement de rôle vers Consultant ou Administrateur sur l'espace Cadeaux et avantages. L'administrateur qui effectue l'action doit avoir accès à son application d'authentification.
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