In qualità di amministratore, le regole di approvazione ti permettono di avere il giusto validatore al momento giusto su Swile Travel. Decidi quando richiedere un'approvazione, secondo quali criteri e chi deve approvare.
Le regole di approvazione sono indipendenti dalla policy di viaggio. La policy di viaggio indica se una prenotazione rispetta le tue regole; la regola di approvazione indica se serve una validazione e da parte di chi. Una prenotazione fuori policy quindi non genera automaticamente una richiesta di approvazione.
Di default, nessun viaggio richiede approvazione
Se non viene configurata alcuna regola di approvazione, tutte le prenotazioni passano senza validazione, anche quelle fuori policy. Ogni regola che crei aggiunge un livello di controllo sopra questo comportamento predefinito.
🧭 Dove trovare e creare una regola di approvazione su Swile Travel?
Dove si trovano le regole di approvazione su Swile Travel?
Nell'area amministratore, vai su Policy dal menu laterale, poi apri la scheda Regole di approvazione nella pagina Policy di viaggio.
Da questa scheda puoi aggiungere una regola di approvazione, modificarla o eliminarla, e trascinare le regole per definirne l'ordine di priorità.
Come si crea una regola di approvazione su Swile Travel?
Una regola di approvazione segue una logica in tre passaggi: QUANDO si attiva la regola, SE vengono soddisfatte certe condizioni, ALLORA si applicano determinati step di approvazione.
-
Passaggio 1: Nella scheda Regole di approvazione, clicca su Aggiungi una regola di approvazione, poi assegnale un nome unico e facilmente riconoscibile.
- Passaggio 2: Nel blocco QUANDO, scegli l'evento che attiva la regola: Tutti i viaggi, Viaggi in policy oppure Viaggi fuori policy.
-
Passaggio 3: Se vuoi restringere la regola a casi specifici, attiva Definisci condizioni aggiuntive. Nel blocco SE, aggiungi le tue condizioni con Aggiungi una condizione: Tipo di prenotazione, Importo della prenotazione, un viaggiatore o un campo analitico. Le condizioni possono essere cumulative.
-
Passaggio 4: Nel blocco ALLORA, indica il risultato della regola scegliendo Nessuna approvazione necessaria oppure Richiedi approvazione.
- Passaggio 5: Se hai scelto Richiedi approvazione, indica chi sono gli approvatori per questo step di approvazione e poi salva la regola.
L'obiettivo è mantenere il sistema il più semplice possibile, con solo le regole davvero necessarie.
Ecco alcuni esempi di regole di approvazione tipiche:
- di default, nessuna approvazione necessaria per tutti i viaggi in policy
- approvazione da parte del manager per tutti i viaggi fuori policy
- nessuna approvazione necessaria per tutti i viaggi dei membri del comitato direttivo
- approvazione da parte del manager N+2 per i viaggi che superano un certo importo
👤 Chi approva e come vengono scelti gli approvatori su Swile Travel?
Come si scelgono gli approvatori di una regola di approvazione?
Nel blocco Step 1 – Uno qualsiasi di questi approvatori, indichi le persone autorizzate a validare. Sono disponibili tre criteri:
- Ruolo: l'approvatore assegnato al collaboratore, il suo manager diretto o il manager N+2.
- Utente: una persona specifica.
- Campo analitico: un gruppo di persone, ad esempio il team finance indicato da un campo analitico associato ai membri di quel gruppo.
Puoi anche cliccare su Aggiungi un approvatore alternativo per prevedere un validatore di riserva. Basta che uno solo degli approvatori dello step approvi perché la prenotazione venga convalidata.
Cosa succede se più persone possono approvare una richiesta?
Quando imposti più approvatori nella regola o quando selezioni utenti tramite un campo analitico, tutte le persone coinvolte riceveranno una notifica e potranno approvare la richiesta; basta la validazione di una sola persona.
Gli approvatori possono cambiare da una prenotazione all'altra?
Sì, è possibile in base alle regole di approvazione che hai impostato.
Su Swile Travel, gli approvatori possono essere dinamici: non sono più necessariamente fissi su un solo validatore assegnato al collaboratore. Se nella tua regola di approvazione scegli un campo analitico, l'approvatore viene determinato al momento della richiesta di prenotazione, in base al valore selezionato dal viaggiatore.
Esempio: un collaboratore sceglie un codice progetto durante la prenotazione. Se una regola di approvazione associa questo codice progetto a una specifica approvatrice (es. la direttrice del progetto), la richiesta di approvazione viene automaticamente indirizzata a questa persona.
Puoi anche mantenere un funzionamento semplice indicando come approvatore quello assegnato al collaboratore.
Cosa succede se l'approvatore non è ancora su Swile Travel?
Un approvatore è considerato non raggiungibile quando Swile Travel non riesce a contattarlo, ad esempio perché non è stato invitato o non ha completato l'onboarding. In questo caso, la richiesta di approvazione viene inoltrata al suo manager N+1. Se non è configurato alcun manager N+1, la richiesta viene inviata agli amministratori dell'organizzazione.
🔢 Come gestire la priorità e il monitoraggio delle approvazioni su Swile Travel?
Cosa succede se una prenotazione corrisponde a più regole di approvazione?
Quando una prenotazione corrisponde a più regole, solo gli approvatori della prima regola corrispondente devono approvarla. Trascina le regole nella scheda Regole di approvazione per modificare quest'ordine.
💡 Consiglio: costruisci le tue regole dal generale allo specifico
Inizia con una regola di approvazione trasversale che copra il tuo bisogno principale, ad esempio far approvare tutti i viaggi fuori policy dall'approvatore assegnato. Sovrapponi regole più specifiche per i casi che vuoi controllare di più, come team specifici o viaggi oltre una certa soglia di importo.
Come sapere quale approvazione è stata applicata a una prenotazione?
Nella scheda Prenotazioni del menu dedicato ai viaggi, apri il dettaglio di una prenotazione. Nella pagina, un riepilogo mostra cosa è successo durante la prenotazione, per ogni programma: treno, alloggio, aereo e auto.
Questo riepilogo indica:
- la policy di viaggio applicata a ciascun viaggiatore;
- le ragioni per cui la prenotazione è fuori policy, se applicabile;
- gli step di approvazione e chi ha validato.
Questo riepilogo è uno snapshot fisso. Anche se le tue policy o le regole di approvazione cambiano in seguito, mantiene lo stato esatto del ciclo di validazione al momento della prenotazione. Il validatore riceve anche un riassunto delle ragioni del fuori policy al momento della decisione.
Commenti
0 commenti