In qualità di amministratore, la politica di viaggio è lo strumento che ti permette di controllare le spese e gestire il budget dei viaggi su Swile Travel. Definisce ciò che è consentito, ciò che è fuori politica e ciò che è vietato durante la prenotazione.
La politica di viaggio e l’approvazione sono due concetti distinti. La politica risponde alla domanda: questa prenotazione rispetta le tue regole, sì o no? L’approvazione risponde a un’altra domanda: serve una validazione, e da parte di chi? Una prenotazione può quindi essere fuori politica senza richiedere approvazione, e una prenotazione conforme può invece richiedere una validazione, a seconda delle tue scelte.
🧭 Dove trovare, creare e dare priorità a una politica di viaggio su Swile Travel?
Dove si trovano le politiche di viaggio su Swile Travel?
Nell’area amministratore, vai su Politiche dal menu laterale. La pagina Politiche di viaggio contiene due schede: Politiche collaboratori, dove imposti budget e regole, e Regole di approvazione, dove definisci le validazioni.
Dalla scheda Politiche collaboratori puoi:
- aggiungere una nuova politica di viaggio;
- modificare o eliminare una politica esistente;
- consultare un riepilogo chiaro di cosa contiene ogni politica, senza entrare nei dettagli delle regole;
- trascinare le politiche per definirne l’ordine di priorità.
Come si crea una politica di viaggio su Swile Travel?
La creazione di una politica di viaggio si svolge in cinque passaggi, dalla scheda Politiche collaboratori.
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Passaggio 1: Nella pagina Politiche di viaggio, clicca su Aggiungi una politica, poi assegna un nome unico e facilmente riconoscibile alla tua politica di viaggio.
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Passaggio 2: Durante la creazione della politica, scegli a chi si applica: uno o più viaggiatori, un campo analitico, o entrambi.
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Passaggio 3: Inserisci le regole della politica programma per programma, nelle sezioni Treno, Alloggio, Aereo e Auto. Clicca su Aggiungi una regola in ogni sezione per vedere tutte le regole disponibili e la relativa documentazione.
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Passaggio 4: Aggiungi le eccezioni della politica, ad esempio un budget hotel più alto in una città specifica.
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Passaggio 5: Salva la politica di viaggio. Poi verifica il suo riepilogo nella pagina Politiche di viaggio.
Ti consigliamo di creare una politica predefinita che corrisponda alle regole applicabili alla maggior parte dei tuoi collaboratori, e poi creare politiche aggiuntive, se necessario, per gruppi specifici (ad esempio i membri del comitato direttivo).
Come si definisce l’ordine di priorità delle politiche di viaggio?
Nella pagina Politiche di viaggio, trascina le politiche per riordinarle. Si applica la prima politica corrispondente. Metti quindi le politiche più specifiche sopra quelle più generali. Tieni in fondo la politica predefinita, che dovrebbe valere per la maggior parte dei collaboratori.
💡 Prenotazione per più viaggiatori: vince la regola più restrittiva
Quando una prenotazione riguarda più viaggiatori, Swile Travel somma le loro politiche di viaggio e applica il risultato più restrittivo. Se una compagnia è vietata anche solo per uno dei viaggiatori, non sarà disponibile per tutta la prenotazione.
👥 A chi si applicano le politiche di viaggio su Swile Travel?
A chi si applica una politica di viaggio su Swile Travel?
Una politica di viaggio si applica a un gruppo di collaboratori che condividono le stesse regole. La buona pratica è far corrispondere una politica a un profilo di viaggiatore: ad esempio una politica dedicata a tutti i collaboratori di default, una per i commerciali o una per i membri del comitato direttivo.
Hai a disposizione due criteri di assegnazione, anche combinabili:
- Per viaggiatore: selezioni uno o più collaboratori da un elenco.
- Per campo analitico: selezioni un gruppo, ad esempio un team o un centro di costo. È il metodo consigliato, perché il gruppo si aggiorna automaticamente grazie all’importazione dei collaboratori.
⚠️ L’assegnazione si fa dalla politica, non dalla scheda del collaboratore
Non puoi più assegnare o modificare una politica di viaggio dalla scheda Collaboratori, né singolarmente né tramite Modifica di gruppo. Per cambiare la politica di un collaboratore, apri la politica di viaggio interessata e modifica l’elenco dei viaggiatori o il campo analitico. Se crei i collaboratori manualmente, senza campo analitico, dovrai aggiornare tu stesso questa lista.
Un collaboratore che non corrisponde a nessuna politica di viaggio viene assegnato alla politica predefinita.
Come applicare una politica di viaggio in base al progetto o al cliente?
Puoi assegnare una politica di viaggio a un campo analitico trasversale, cioè un campo non collegato al profilo del collaboratore, come un codice progetto o un cliente. In questo caso, quando il collaboratore avvia la ricerca del viaggio, un modulo gli chiederà di inserire il valore di questo campo. La politica applicata alla prenotazione dipenderà dalla sua risposta. Così, uno stesso collaboratore può essere soggetto a politiche diverse a seconda del progetto per cui viaggia.
📋 Quali regole ed eccezioni definire in una politica di viaggio?
Quali regole si possono definire in una politica di viaggio?
Per impostare la tua politica di viaggio su Swile Travel, ti proponiamo oltre 60 regole, organizzate per programma di viaggio e suddivise per categoria: budget, prenotazione, classe, compagnia e divieto. Ogni regola è accompagnata nell’interfaccia da una spiegazione e da esempi di utilizzo.
Aggiungiamo regole molto frequentemente, ecco alcune di quelle attualmente disponibili:
| Programma | Esempi di regole disponibili |
|---|---|
| Treno | Budget per tratta singola e andata/ritorno, classe consentita, compagnie vietate, autorizzazione della prima classe oltre una certa durata di viaggio. |
| Alloggio | Budget massimo per notte e per viaggiatore, numero di stelle, divieto di tariffe non rimborsabili, colazione obbligatoria, tipi di camera consentiti. |
| Aereo | Budget massimo, classi di cabina consentite, incentivo a preferire il treno sotto una certa durata, divieto di voli molto brevi, compagnie aeree vietate. |
| Auto | Budget, durata massima del noleggio, categorie di veicoli consentite. |
Come vietare una prenotazione in una politica di viaggio?
Le regole della categoria Divieto bloccano effettivamente la prenotazione: il collaboratore non può selezionare l’offerta interessata. Se blocchi una compagnia ferroviaria, ad esempio, i viaggi operati da quella compagnia non saranno più prenotabili.
Cos’è il budget dinamico in una politica di viaggio?
Il budget dinamico si adatta automaticamente al prezzo di mercato, invece di fissare un importo fisso. È disponibile per tutti e quattro i programmi: treno, alloggio, aereo e auto. Definisci la differenza accettata rispetto al prezzo di mercato, in percentuale o in euro. Ad esempio, puoi autorizzare un prezzo fino al 20% superiore rispetto al prezzo di mercato.
A cosa serve la finestra di prenotazione in una politica di viaggio?
La finestra di prenotazione, disponibile su tutti i programmi, serve a incentivare la prenotazione anticipata. Definisci un tempo minimo prima della partenza: ogni prenotazione effettuata fuori da questo intervallo risulta fuori politica. Ad esempio, con una finestra di 7 giorni, una prenotazione fatta 3 giorni prima della partenza sarà considerata fuori politica.
Come creare un’eccezione in una politica di viaggio su Swile Travel?
Le eccezioni applicano regole diverse in base a determinate condizioni, come la destinazione o la durata del viaggio. Un’eccezione sostituisce automaticamente la regola di base definita più in alto nella politica quando la condizione è soddisfatta. Tutte le regole possono essere sovrascritte in questo modo.
- Passaggio 1: Nella politica di viaggio, apri la sezione del programma interessato, poi la parte Eccezioni.
- Passaggio 2: Clicca su Aggiungi un’eccezione, poi definisci la condizione di attivazione tramite Aggiungi una condizione.
- Passaggio 3: Clicca su Aggiungi una regola per indicare la regola che sostituisce quella di base quando la condizione è soddisfatta, poi salva.
Esempio: il tuo budget alloggio è di 150 € a notte per viaggiatore. Aggiungi un’eccezione con la condizione “destinazione tra cui Parigi” e un budget di 220 € a notte. A Parigi, si applicherà il budget di 220 €.
❓ Domande frequenti sulle politiche di viaggio Swile Travel
È possibile duplicare una politica di viaggio?
Sì, puoi duplicare una politica di viaggio:
- Vai nel menu laterale Politiche poi Viaggi di lavoro (sotto-scheda Politiche collaboratori)
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Sulla politica di viaggio interessata, clicca a destra sui tre puntini e poi su Duplica.
Bisogna creare un'eccezione o una nuova politica di viaggio?
- Crea un'eccezione nella politica esistente per un caso isolato e stabile, ad esempio un dirigente che ha un budget diverso in una piccola azienda.
- Crea una politica di viaggio dedicata quando la differenza nelle regole è duratura, oppure quando il gruppo interessato seguirà un proprio ritmo di aggiornamento. Una politica dedicata offre maggiore flessibilità, perché puoi poi definire le tue eccezioni. Al contrario, gestire molti casi tramite eccezioni diventa difficile da mantenere nel tempo.
Cosa succede se un collaboratore non è associato a nessuna politica di viaggio?
Il collaboratore viene associato alla politica di viaggio predefinita della tua organizzazione. Per assicurarti che sia collegato alla politica corretta, verifica che il suo campo analitico sia compilato correttamente oppure aggiungilo all'elenco dei viaggiatori della politica interessata.
Se la tua azienda non ha una politica di viaggio predefinita, non ci sono restrizioni: tutte le opzioni di viaggio sono disponibili nella politica.
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