Per la gestione dei tuoi collaboratori su Swile Travel, puoi:
- Creare / modificare / disattivare gli utenti tramite il tuo spazio amministratore. Se hai pochi cambiamenti nel team, ti consigliamo questa opzione.
- Collegare il tuo gestionale HR (SIRH) e lo spazio Admin tramite un flusso SFTP. In questo articolo ti spieghiamo come fare 🚀
💡 Cos’è il flusso SFTP?
Un’integrazione tramite flusso SFTP ti permette di collegare il tuo gestionale HR al tuo spazio amministratore Swile Travel per aggiungere, modificare o eliminare automaticamente i collaboratori.
Nessun rischio che un collaboratore che ha lasciato l’azienda abbia ancora accesso a Swile Travel. 😌 Ecco cosa succede nel dettaglio:
- Ogni nuovo collaboratore presente nel file caricato creerà un profilo viaggiatore
- Ogni modifica indicata nel file aggiornerà il profilo viaggiatore
- Ogni rimozione di collaboratori dal file disattiverà il profilo viaggiatore.
💾 Come configurarlo e quali sono i prerequisiti?
- Formato del file: file .csv
- URL SFTP Swile: http://transfer.swile.co/
- Nomenclatura del file CSV: il nome del file deve iniziare con: travel_
- Frequenza: giornaliera, settimanale o mensile
- First_name (Nome) – obbligatorio
- Last_name (Cognome) – obbligatorio
- Email – obbligatorio, deve essere unica all’interno dell’organizzazione e corrispondere a un indirizzo email valido
-
Team_name (Nome del team) – opzionale ma obbligatorio se non viene indicata l’email del manager
- Deve corrispondere a un team già esistente su Swile Travel; altrimenti, verrà creato un nuovo team
- Manager_email (Email del manager) – opzionale ma obbligatorio se non viene indicato il nome del team e deve essere un indirizzo email valido di un collaboratore presente nel file
- Billing_entity_id (ID dell’entità di fatturazione) – obbligatorio, deve corrispondere esattamente all’identificativo fornito da Swile dell’entità di fatturazione a cui l’utente sarà associato
-
Gender (Genere) – obbligatorio, sono accettati diversi valori
- Maschile: mr, m, m., monsieur, mister, homme, h, man, male
- Femminile: mm, mme, mlle, mle, melle, madame, mademoiselle, miss, missus, ms, mrs, mistress, femme, f, woman, female
- Phone_number (Numero di telefono) – opzionale ma fortemente consigliato, per facilitare il contatto con il servizio clienti. Se assente, inserire “N/A” nella colonna
-
Birth_date (Data di nascita) – obbligatorio
- Formato richiesto: GG/MM/AA oppure GG/MM/AAAA
- Custom_identifier (Matricola) – opzionale ma consigliato, soprattutto per il flusso SFTP e per evitare la creazione di account duplicati
-
Need_to_invite (Invito richiesto)
- Valori: vero o falso, yes o no; se vero/yes, l’invito verrà inviato immediatamente
-
Invitation_date (Data invito)
- Indicare la data dell’invito se è successiva al giorno di caricamento
- Position (Centro di costo) – opzionale, se non hai un centro di costo per collaboratore, la colonna può essere rimossa
- Creazione di una coppia di chiavi privata/pubblica da parte del cliente
- Condivisione della chiave pubblica con Swile
- Configurazione dello spazio da parte di Swile
- Caricamento di un file di test concordato tra cliente e Swile
✍️ Gestire manualmente gli utenti con un flusso SFTP attivo
L’attivazione del flusso SFTP automatizza la gestione del personale. Tuttavia, se hai bisogno di gestire manualmente alcuni profili in casi eccezionali, ecco come fare per evitare che vengano modificati dalla sincronizzazione automatica.
Segui questi passaggi:
- Vai nella scheda Amministrazione, poi su Team.
- Seleziona il team di destinazione.
- Clicca su Crea un utente e inserisci le informazioni richieste.
- Spunta l’opzione "Non disattivare automaticamente questo utente".
Senza questa opzione attiva, il profilo verrà automaticamente disattivato o sovrascritto al prossimo aggiornamento del flusso SFTP, poiché non è presente nel file sorgente.
Per disattivare un utente:
- Accedi al suo profilo.
- Deseleziona l’opzione "Non disattivare automaticamente questo utente".
Il collaboratore verrà disattivato automaticamente al prossimo aggiornamento SFTP.
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