Este artículo está dirigido a los administradores de CSE. Cuando tienes la oferta de Regalos y ventajas de Swile, tus colaboradores pueden añadir beneficiarios en su cuenta desde el menú Perfil personalizado. Esto te permite asignarles dotaciones y subvenciones según la composición de su familia, respetando las normas establecidas por tu CSE.
La opción de Beneficiarios es opcional y no está activada por defecto. Puedes activarla o desactivarla en cualquier momento desde el menú Regalos y ventajas > Configuración > Beneficiarios. Al configurarla, puedes solicitar información al beneficiario, con o sin justificante.
💡 Responsabilidad sobre los datos introducidos
El CSE es responsable de los datos introducidos por el beneficiario en relación con los beneficiarios adicionales. Swile actúa como proveedor de datos en nombre del CSE. El delegado de protección de datos (DPO) al que puede dirigirse el beneficiario es un administrador del CSE.
¿Cómo encontrar la lista de beneficiarios de mis colaboradores?
Tus beneficiarios pueden enviar solicitudes para añadir beneficiarios (hijos y/o pareja). Puedes ver sus solicitudes en el menú Regalos y ventajas, luego en la pestaña Beneficiarios.
En la página Beneficiarios de la oferta Regalos y ventajas de Swile, puedes:
- Aplicar un filtro según el estado de las solicitudes: Rechazado, Pendiente, Aceptado.
- Buscar por nombre o apellido del beneficiario o del beneficiario adicional.
- Exportar la lista de solicitudes en formato CSV usando el botón Exportar.
También puedes consultar los beneficiarios de un colaborador directamente en su ficha personal:
- Ve al menú Colaboradores.
- Busca y haz clic en el colaborador correspondiente.
- Entra en la pestaña General: ahí encontrarás la lista de beneficiarios del colaborador y podrás aceptar las solicitudes desde esa pantalla.
¿Cómo aceptar o rechazar una solicitud de añadido de beneficiario?
Como administrador de Regalos y ventajas Swile, revisas cada dato introducido por el beneficiario antes de validarlo. Ve a la pestaña Beneficiarios y haz clic en el beneficiario correspondiente: se abrirá una ventana con la información introducida por el beneficiario.
Revisa los documentos justificativos subidos por el beneficiario y luego gestiona la solicitud:
- Si todo está correcto, cambia el estado a Aceptado para aprobar la solicitud.
- Cambia el estado a Rechazado si faltan documentos o si la información no es correcta. En caso de rechazo, es obligatorio añadir un comentario para informar al beneficiario del motivo. El beneficiario podrá entonces modificar o eliminar su solicitud.
El beneficiario será informado de la aceptación o el rechazo de su solicitud. También puedes gestionar una solicitud directamente desde la ficha del colaborador.
¿Cómo tener en cuenta a los beneficiarios en mis pedidos?
- Para las dotaciones (por ejemplo: Navidad de los niños, vuelta al cole): puedes basarte en los beneficiarios registrados para saber qué tipo de cheques regalo asignar a cada beneficiario y luego hacer el pedido como siempre. Ver: ¿Cómo acreditar a mis beneficiarios con cheques regalo?
- Para las subvenciones: puedes seleccionar directamente a los beneficiarios como destinatarios.
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