Este artículo está dirigido a los administradores de la oferta Regalos y ventajas de Swile. Además de los derechohabientes (parejas e hijos propuestos por defecto), puedes crear recopilaciones para solicitar otra información y justificantes a tus beneficiarios (por ejemplo: lugar de trabajo, renta familiar), útiles para tus subvenciones y ofertas personalizadas.
👩💻 ¿Cómo crear una recopilación en la oferta Regalos y ventajas de Swile?
Puedes iniciar la creación de una recopilación de dos maneras: al crear un criterio personalizado, o desde un criterio ya existente. En ambos casos, se abrirá un formulario de recopilación y es obligatorio completarlo para finalizar la creación.
¿Cómo crear una recopilación al crear un criterio?
Puedes crear una recopilación directamente al crear un criterio personalizado en la oferta Regalos y ventajas de Swile.
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Paso 1: Ve a Colaboradores > Criterios > Crear un criterio > Criterio personalizado.
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Paso 2: Selecciona Recopilar la información y los justificantes de los beneficiarios.
- Paso 3: Se abrirá el formulario de recopilación. Es obligatorio completarlo para finalizar la creación: sigue el procedimiento descrito en la pregunta «¿Cómo rellenar el formulario de recopilación?» más abajo.
¿Cómo crear una recopilación desde un criterio existente?
También puedes crear una recopilación en cualquier momento desde la página de un criterio ya creado en la oferta Regalos y ventajas de Swile.
- Paso 1: Ve a Colaboradores > Criterios.
- Paso 2: Haz clic en el criterio deseado.
- Paso 3: Ve a la subpestaña Recopilación.
- Paso 4: Haz clic en Crear una recopilación.
- Paso 5: Se abrirá el formulario de recopilación. Es obligatorio completarlo para finalizar la creación: sigue el procedimiento descrito en la pregunta «¿Cómo rellenar el formulario de recopilación?» más abajo.
¿Cómo rellenar el formulario de recopilación?
Sea cual sea el método que elijas para crear la recopilación (desde un criterio existente o al crear uno nuevo), se abrirá un formulario para que completes los datos necesarios para tu recopilación. Este formulario se completa en tres pasos.
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Paso 1: En la pantalla Recopilación, define tu solicitud y haz clic en Continuar:
- Formula la pregunta que quieres hacer a tus colaboradores (por ejemplo: ¿cuál es tu renta fiscal?).
- Explícales por qué solicitas esta información y qué ocurre si no la facilitan.
- Adjunta documentos para tus colaboradores si lo consideras necesario.
- Pide a tus colaboradores que aporten un justificante si lo necesitas (por ejemplo: comprobante de domicilio).
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Paso 2: En la pantalla Fechas e instrucciones, configura la recopilación y haz clic en Continuar:
- Indica el periodo durante el cual tus colaboradores podrán responder a la recopilación. Después de esa fecha, ya no podrán aportar la información. La fecha de finalización es opcional.
- Selecciona si quieres informar a tus colaboradores por email y/o por notificación en la app móvil.
- Indica si deseas validar o no las respuestas:
- Si eliges que sí: desde tu espacio de administrador, validarás las solicitudes comprobando la información aportada por tus colaboradores.
- Si eliges que no: las solicitudes pasarán automáticamente al estado Validado, sin necesidad de revisión por tu parte.
- Paso 3: En la pantalla Resumen, revisa los datos introducidos. Si todo está correcto, haz clic en Crear la recopilación.
✍ ¿Cómo modificar o gestionar mis recopilaciones en la oferta Regalos y ventajas de Swile?
¿Cómo modificar una recopilación?
Puedes modificar una recopilación existente en cualquier momento desde el criterio correspondiente en la oferta Regalos y ventajas de Swile.
- Paso 1: Ve a Colaboradores > Criterios.
- Paso 2: Haz clic en el criterio deseado.
- Paso 3: Ve a la subpestaña Recopilación.
- Paso 4: Haz clic en el icono del lápiz que aparece a la derecha de la recopilación.
¿Puedo gestionar varias recopilaciones a la vez?
🧐 ¿Cómo hacer el seguimiento y cerrar una recopilación en la oferta Regalos y ventajas de Swile?
¿Cómo cerrar una recopilación en curso?
Puedes cerrar una recopilación en curso en cualquier momento desde el criterio correspondiente en la oferta Regalos y ventajas de Swile.
- Paso 1: Ve a Colaboradores > Criterios.
- Paso 2: Haz clic en el criterio.
- Paso 3: Ve a la subpestaña Recopilación.
- Paso 4: Haz clic en Finalizar la recopilación.
¿Cómo archivar una recopilación?
Puedes archivar una recopilación desde el criterio correspondiente en la oferta Regalos y ventajas de Swile.
- Paso 1: Ve a Colaboradores > Criterios.
- Paso 2: Haz clic en el criterio.
- Paso 3: Ve a la subpestaña Recopilación.
- Paso 4: Haz clic en Archivar.
¿Cómo enviar un recordatorio a los colaboradores que no han respondido a la recopilación?
Si no todos tus colaboradores han enviado su justificante, puedes enviarles un recordatorio desde el criterio correspondiente en la oferta Regalos y ventajas de Swile.
- Paso 1: Ve a Colaboradores > Criterios.
- Paso 2: Haz clic en el criterio.
- Paso 3: Ve a la subpestaña Recopilación.
- Paso 4: Haz clic en Enviar un recordatorio.
¿Cómo hacer el seguimiento del porcentaje de respuesta de una recopilación?
Puedes consultar el porcentaje de respuesta de una recopilación desde el criterio correspondiente en la oferta Regalos y ventajas de Swile.
- Paso 1: Ve a Colaboradores > Criterios.
- Paso 2: Haz clic en el criterio.
- Paso 3: Ve a la subpestaña Recopilación.
- Paso 4: Consulta el porcentaje de respuesta, disponible en número y en porcentaje.
📱 ¿Cómo se presenta la recopilación para el beneficiario?
Tus beneficiarios pueden indicar sus derechohabientes y responder a tus recopilaciones desde el menú Perfil personalizado de su cuenta Swile:
- En navegador: haciendo clic arriba a la derecha en su nombre y luego en Perfil personalizado.
- En la app de Swile: en Menú > Perfil y seguridad > Perfil personalizado.
Para ver el proceso completo desde el lado del beneficiario, consulta el artículo ¿Cómo declarar a mis derechohabientes y aportar los justificantes solicitados por mi comité de empresa?
💡 Responsabilidad sobre los datos recopilados
El comité de empresa es responsable de los datos recopilados. Swile actúa únicamente como proveedor (operador de tratamiento) en nombre de tu comité de empresa, con el mismo nivel de seguridad que para el resto de datos de los colaboradores. Para cualquier consulta sobre el acceso, el tiempo de conservación o el uso de estos datos, el colaborador debe dirigirse a tu comité de empresa o al DPO de tu comité de empresa.
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