Este artículo está dirigido a los administradores del espacio de Regalos y ventajas. Explica cómo realizar un pedido de Ventajas vacaciones, ya sea que tus beneficiarios reciban todos el mismo importe (importe único) o importes diferentes (multi-importes).
¿Cuáles son las condiciones para acreditar Ventajas vacaciones?
A diferencia de otras ventajas, no existe ningún límite de exención URSSAF para las Ventajas vacaciones.
Como administrador, puedes gestionar las Ventajas vacaciones de dos maneras:
- Cobertura total: financias la totalidad de la dotación de Ventajas vacaciones.
- Participación de los beneficiarios: estableces una aportación económica por parte de tus beneficiarios. Esta gestión no se realiza desde tu espacio de administrador, sino internamente dentro de tu organización.
¿Cómo realizar un pedido de Ventajas vacaciones?
Como administrador del espacio de Regalos y ventajas, el pedido de Ventajas vacaciones sigue los mismos pasos, tanto si asignas el mismo importe a todos tus beneficiarios (importe único) como si asignas importes diferentes (multi-importes). Solo cambian dos pasos según el modo elegido: la elección del importe (paso 2) y la incorporación de los beneficiarios (paso 3).
- Importe único: todos los beneficiarios reciben la misma dotación de Ventajas vacaciones.
- Multi-importes: asignas importes diferentes dentro de un mismo pedido de Ventajas vacaciones.
El modo multi-importes es útil cuando la dotación varía según algún criterio: número de hijos a cargo, coeficiente familiar o tramo de ingresos, antigüedad, estatus (directivo / no directivo, jornada completa / parcial) o cualquier otro criterio definido en el reglamento interno de tu CSE.
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Paso 1: Desde tu espacio de administrador Regalos y ventajas, haz clic en Campañas y luego en Nueva campaña. Después, haz clic en Pedir en el recuadro de Vacaciones.
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Paso 2: Elige el modo de importe de tu pedido de Ventajas vacaciones y luego indica una fecha de recarga:
- Importe único: indica el importe unitario; se aplicará a todos los beneficiarios del pedido.
- Multi-importes: cambia al modo multi-importes usando el botón correspondiente; introducirás un importe por beneficiario en el siguiente paso.
Si eliges la fecha de hoy, es mejor optar por la transferencia instantánea para que los fondos lleguen a tiempo: una transferencia estándar tarda de 1 a 3 días laborables.
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Paso 3: Añade a tus beneficiarios de Ventajas vacaciones. Los métodos disponibles dependen del modo elegido.
En importe único, hay tres métodos posibles:
- Seleccionar beneficiarios existentes: elige entre los colaboradores que hayan aceptado tu invitación para unirse al espacio de Ventajas; puedes seleccionar uno o varios y añadir otros manualmente.
- Importar un archivo .csv o .xlsx: descarga la plantilla, completa las columnas (nombre, apellidos, email) y luego impórtala. Los errores (errores de escritura, caracteres no admitidos) se corrigen directamente desde la interfaz.
- Añadir beneficiarios manualmente: introduce para cada uno nombre, apellidos y correo electrónico.
En multi-importes, hay dos métodos posibles:
- Importar un archivo CSV o XLSX (recomendado para grandes volúmenes): descarga la plantilla, que contiene 4 columnas obligatorias (nombre, apellidos, email e importe). Se aceptan importes con decimales (separador coma o punto). Los errores se corrigen directamente en la interfaz.
- Introducir los beneficiarios manualmente: añádelos uno a uno indicando nombre, apellidos, email e importe correspondiente.
⚠️ Modificación de un beneficiario
Puedes modificar o eliminar beneficiarios mientras el pedido de Ventajas vacaciones no esté validado. Modificar la información de un beneficiario durante el pedido no actualiza su ficha en la pestaña Colaboradores de tu espacio de administrador.
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Paso 4: Configura el email de activación de Ventajas vacaciones que se enviará a tus beneficiarios: elige un mensaje predefinido o redacta el tuyo propio, añade el logo de tu organización (510 x 510 px, máximo 2 MB), visualiza una vista previa y selecciona la fecha de envío (los emails se envían entre las 9 h y las 11 h).
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Paso 5: Valida y paga tu pedido de Ventajas vacaciones: revisa el resumen (beneficiarios, importe), añade una referencia de factura personalizada (opcional) y valida. Puedes pagar por transferencia bancaria al IBAN que aparece o por tarjeta bancaria. Una vez confirmado el pago, tus beneficiarios reciben el email de activación de su dotación. En caso de transferencia, asegúrate de indicar la referencia del pedido en el concepto de tu transferencia.
❔ Preguntas frecuentes sobre los pedidos de Ventajas vacaciones
El archivo CSV está vacío, ¿es normal?
Sí. El archivo descargado desde la interfaz de Ventajas vacaciones es una plantilla en blanco que debes completar con tus beneficiarios. Nunca viene pre-rellenado.
Tengo una alerta de “emails duplicados” — ¿qué hago?
Esta alerta aparece cuando el mismo email está presente varias veces en el archivo. En pedidos multi-importes de Ventajas vacaciones, es un comportamiento esperado (por ejemplo, un empleado con varios hijos): no bloquees tu pedido, puedes validarlo.
¿Se aceptan importes con céntimos?
Sí, en Ventajas vacaciones se aceptan importes con decimales (por ejemplo, 47,50 € o 47.50 €).
¿Puedo reutilizar un archivo de un pedido anterior?
Sí. Desde el detalle de una campaña pasada de Ventajas vacaciones, puedes descargar el CSV de esa campaña (con los datos de los beneficiarios y los importes) para reutilizarlo como base.
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