Si gestionas los pedidos y los datos de tu empresa, el espacio de Informes te permite automatizar tus exportaciones. Crea plantillas personalizadas para generar archivos listos para usar, adaptados a tus herramientas internas.
¿Para qué sirven mis informes de nómina y control presupuestario?
Los informes personalizados responden a varias necesidades administrativas:
- Para la nómina: integra automáticamente tus pedidos en tu software de nómina, como Silae, Sage, ADP o PayFit, para deducir la parte salarial de los vales de comida.
- Para el control presupuestario: consolida tus datos en el periodo que elijas para analizar tus costes por beneficiario, departamento o centro de facturación.
¿Cómo configuro mis plantillas de informes?
Para adaptar tus archivos a tus necesidades, configura tus plantillas en tu espacio de Informes:
- Paso 1: Abre el menú Informes (en el menú lateral izquierdo).
- Paso 2: Haz clic en Crear una plantilla.
- Paso 3: Configura la estructura del informe: nombre, formato CSV o Texto, criterio de agrupación, etc.
- Paso 4: Selecciona los datos a incluir y define su formato.
- Paso 5: Elige el modo de obtención del informe: al hacer el pedido, bajo demanda o por envío automático.
Si ya tienes un archivo de salida generado por tu software de nómina o tus herramientas internas, súbelo directamente a la herramienta. La inteligencia artificial detecta automáticamente la estructura del archivo, incluyendo las columnas, los formatos y la organización. Luego te propone un mapeo de datos, es decir, una correspondencia entre los datos del archivo y los disponibles en la herramienta. Valida las correspondencias para finalizar tu plantilla.
¿Cómo descargo mi exportación de nómina desde un pedido?
Activa el botón Activar exportación al hacer el pedido al crear o modificar tu plantilla.
- Después de validar el pedido: descarga tu exportación de nómina desde el apartado Tu exportación de nómina.
- Más adelante: abre el menú Pedidos y facturas, selecciona el pedido correspondiente, haz clic en Descargar y luego elige tu informe.
¿Cómo descargo mi informe desde el espacio de Informes?
- Paso 1: Abre el menú Informes.
- Paso 2: Selecciona tu plantilla y haz clic en Ejecutar.
- Paso 3: Elige el periodo deseado. Si gestionas varias entidades, selecciona también las entidades correspondientes.
- Paso 4: Ejecuta el informe y descarga el archivo desde el historial.
¿Cómo recibir mis informes por correo electrónico?
Puedes recibir tus informes por correo electrónico sin necesidad de acceder a tu espacio.
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Paso 1: Al crear o modificar tu plantilla, activa la opción Programar una ejecución automática y haz clic en Siguiente.
- Paso 2: Elige la frecuencia de envío: mensual, trimestral, semestral o anual. Cada envío cubre el periodo cerrado anterior. Por ejemplo, un envío mensual cubre el mes anterior.
- Paso 3: Indica la fecha de la primera ejecución. Esta fecha servirá de referencia para todos los envíos siguientes.
- Paso 4: Añade hasta 10 destinatarios. Los destinatarios pueden ser administradores de Swile o no, como tu contable o tu gestoría de nóminas.
Todos los informes enviados siguen estando disponibles en el historial de tu espacio de Informes.
¿Cómo organizar mis plantillas de informes?
Puedes crear tantas plantillas como necesites: una para nómina, otra para tu contable y otra para la dirección financiera, por ejemplo.
Para tu seguimiento presupuestario, programa un envío mensual directamente a tu contable. Así no tendrás que preocuparte por ello.
¿Qué hago si cambio de software de nómina para mis informes?
Si cambias de software de nómina, simplemente modifica tu plantilla de informe existente. La actualización es instantánea.
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