¿Cómo realizar un pedido de vales de regalo?

Los vales regalo son asignados por el Comité Social y Económico (CSE), o una entidad equivalente si no tienes CSE, y están sujetos a las restricciones de la URSSAF:

• Los beneficiarios deben ser elegibles para uno de los eventos URSSAF correspondientes.
• La carga debe respetar una temporalidad relacionada con el evento.
• El importe máximo exento de cargas es de 200 € por año, por empleado y por evento.

La red de aceptación de los vales regalo depende del evento para el que se entregan. Por ejemplo, los vales de Navidad para niños y los vales de Navidad para adultos tienen sus propias condiciones de uso. 

En modo importe único, todos los beneficiarios reciben la misma dotación de vales regalo (mismo evento URSSAF y mismo importe).

1. Paso 1: Desde tu espacio de administrador Regalos y ventajas, haz clic en Pedidos y luego en Nuevo pedido. 

   

2. Paso 2: Haz clic en Pedir en el recuadro Regalos y cultura. 

   

3. Paso 3: Selecciona el evento asociado a la dotación de vales regalo (Navidad adultos, vuelta al cole, cultura…) y el importe unitario a asignar. En importe único, el mismo importe se aplica a todos los beneficiarios del pedido. Indica también la fecha de distribución si quieres programar la recarga. Si eliges la fecha de hoy, te recomendamos hacer una transferencia instantánea para que los fondos lleguen a tiempo, ya que una transferencia clásica tarda de 1 a 3 días laborables. 

   

4. Paso 4: Añade y gestiona tus beneficiarios de vales regalo con uno de estos tres métodos:

   • Seleccionar beneficiarios existentes: elige entre los colaboradores que hayan aceptado tu invitación para unirse al espacio de Ventajas. Puedes seleccionar uno o varios y añadir otros manualmente.
   • Importar un archivo .csv: descarga la plantilla, completa las columnas (nombre, apellidos, email) y luego impórtala. Los errores (errores de escritura, caracteres no admitidos) se pueden corregir directamente desde la interfaz.
   • Añadir beneficiarios manualmente: introduce para cada uno nombre, apellidos y correo electrónico.

   

   Puedes modificar o eliminar beneficiarios mientras el pedido no esté validado. Ten en cuenta que modificar la información de un beneficiario durante el pedido no actualiza su ficha en la pestaña Colaboradores de tu espacio de administrador.

5. Paso 5: Configura el email de activación que se enviará a tus beneficiarios de vales regalo: elige un mensaje predefinido o escribe el tuyo propio, añade el logo de tu organización (510 x 510 px, máximo 2 MB), visualiza una vista previa y selecciona la fecha de envío (los emails se envían entre las 9 h y las 11 h).

   

6. Paso 6: Valida y paga tu pedido de vales regalo: ponle un nombre al pedido para identificarlo (opcional), revisa el resumen (dotación, beneficiarios, importe), consulta el IBAN donde realizar la transferencia, verifica la dirección de facturación y valida. Una vez confirmado el pago, tus beneficiarios recibirán el email de activación de su dotación. Recuerda indicar la referencia del pedido en el concepto de tu transferencia. 

En modo multi-importes, asignas dotaciones de importes diferentes a varios beneficiarios dentro de un mismo pedido de vales regalo, para un mismo evento (vuelta al cole, Navidad niños, vacaciones…). En cuanto los importes varían de un empleado a otro, utiliza el modo multi-importes.

Por ejemplo, tu CSE asigna 50 € a empleados con 1 hijo, 80 € para 2 hijos y 110 € para 3 hijos: el modo multi-importes de vales regalo te permite gestionar estos tres importes en un solo pedido.

¿Cuándo usar el modo multi-importes de vales regalo? Úsalo cuando la dotación varía según un criterio, por ejemplo:

• El número de hijos a cargo (ej.: vuelta al cole con una tarjeta por hijo).
• El coeficiente familiar o un tramo de ingresos.
• La antigüedad en la empresa.
• El estatus (directivo / no directivo, jornada completa / parcial…).
• Cualquier otro criterio definido en el reglamento interno del CSE.

1. Paso 1: Desde tu espacio de administrador Regalos y ventajas, haz clic en Pedidos y luego en Nuevo pedido.

2. Paso 2: Haz clic en Pedir en el recuadro Regalos y cultura. 

   

3. Paso 3: Al elegir el importe de tu pedido de vales regalo, cambia a modo multi-importes usando el botón correspondiente. Indica también la fecha de distribución si quieres programar la recarga. Si eliges la fecha de hoy, te recomendamos hacer una transferencia instantánea para que los fondos lleguen a tiempo, ya que una transferencia clásica tarda de 1 a 3 días laborables. 

   

4. Paso 4: Importa tus beneficiarios de vales regalo con uno de estos dos métodos:

   Opción A — Importar archivo CSV o XLSX (recomendado para grandes volúmenes). Descarga la plantilla disponible en la interfaz: contiene 4 columnas obligatorias (nombre, apellidos, email e importe).

   Se aceptan importes con decimales (separador coma o punto). Si tu archivo contiene errores, puedes corregirlos directamente en la interfaz, sin tener que modificar el archivo.

   Opción B — Introducción manual: añade los beneficiarios uno a uno, indicando para cada uno nombre, apellidos, email e importe correspondiente.

5. Paso 5: Revisa el resumen de tu pedido de vales regalo y valida. Cada beneficiario recibirá un email de invitación para activar su dotación en la cuenta que elija.

Sí. El archivo descargado desde la interfaz de vales regalo es una plantilla en blanco que debes completar con tus beneficiarios. Nunca viene pre-rellenado.

Esta alerta aparece cuando el mismo email está presente varias veces en el archivo. Sin embargo, en el caso de un pedido multi-importes, es un comportamiento esperado: no bloquees tu pedido, puedes validarlo (ej.: un empleado con varios hijos en un pedido multi-importes de vales regalo).

Sí, los vales regalo aceptan importes con decimales (ej.: 47,50 € o 47.50 €).

Sí. Desde el detalle de una campaña pasada de vales regalo, puedes descargar el CSV de esa campaña (con los datos de beneficiarios e importes) para reutilizarlo como base.