¿Cómo realizar un pedido de vales de regalo?

Este artículo está dirigido a los administradores del espacio de Regalos y ventajas. Explica cómo realizar un pedido de vales regalo, ya sea que tus beneficiarios reciban todos el mismo importe (importe único) o importes diferentes (multiimporte).

¿Cuáles son las condiciones para cargar vales regalo?

Los vales regalo son asignados por el Comité Social y Económico (CSE), o una entidad equivalente si no tienes CSE, y están sujetos a las restricciones de la URSSAF:

• Los beneficiarios deben ser elegibles para uno de los eventos URSSAF correspondientes.
• La carga debe respetar una temporalidad relacionada con el evento.
• El importe máximo exento de cargas es de 200 € por año, por empleado y por evento.

La red de aceptación de los vales regalo depende del evento para el que se entregan. Por ejemplo, los vales de Navidad para niños y los de Navidad para adultos tienen sus propias condiciones de uso.

¿Cómo realizar un pedido de vales regalo?

Como administrador del espacio de Regalos y ventajas, el pedido de vales regalo sigue los mismos pasos, tanto si asignas el mismo importe a todos tus beneficiarios (importe único) como si asignas importes diferentes (multiimporte). Solo cambian dos pasos según el modo elegido: la elección del importe (paso 3) y la adición de beneficiarios (paso 4).

• Importe único: todos los beneficiarios reciben la misma dotación (mismo evento, mismo importe).
• Multiimporte: asignas importes diferentes dentro de un mismo pedido, para un mismo evento.

El modo multiimporte es útil cuando la dotación varía según algún criterio: número de hijos a cargo, coeficiente familiar o tramo de ingresos, antigüedad, estatus (directivo/no directivo, jornada completa/parcial) u otro criterio definido en el reglamento interno del CSE. Por ejemplo: 50 € por 1 hijo, 80 € por 2 hijos y 110 € por 3 hijos, gestionados en un solo pedido.

1. Paso 1: Desde tu espacio de administrador Regalos y ventajas, haz clic en Campañas y luego en Nueva campaña.

   

2. Paso 2: Para iniciar tu pedido de vales regalo, haz clic en Pedir en el recuadro Regalos y cultura.

   

3. Paso 3: Selecciona el evento asociado a la dotación de vales regalo (Navidad adultos, vuelta al cole, cultura…), luego elige el modo de importe e indica la fecha de distribución si quieres programar la recarga:

   • Importe único: indica el importe unitario; se aplicará a todos los beneficiarios del pedido.
   • Multiimporte: cambia al modo multiimporte con el botón correspondiente; introducirás un importe por beneficiario en el siguiente paso.

   Si eliges la fecha de hoy, es mejor optar por la transferencia instantánea para que los fondos lleguen a tiempo: una transferencia estándar tarda de 1 a 3 días laborables.

   

4. Paso 4: Añade tus beneficiarios al pedido de vales regalo. Los métodos disponibles dependen del modo elegido.

   En importe único, hay tres métodos posibles:

   • Seleccionar beneficiarios existentes: elige entre los empleados que hayan aceptado tu invitación para unirse al espacio de Ventajas; puedes seleccionar uno o varios y añadir otros manualmente.
   • Importar un archivo .csv: descarga la plantilla, completa las columnas (nombre, apellidos, email) y luego impórtala. Los errores (errores de escritura, caracteres no admitidos) se corrigen directamente desde la interfaz.
   • Añadir beneficiarios manualmente: introduce para cada uno nombre, apellidos y email.

   En multiimporte, hay dos métodos posibles:

   • Importar un archivo CSV o XLSX (recomendado para grandes volúmenes): descarga la plantilla, que contiene 4 columnas obligatorias (nombre, apellidos, email e importe). Se aceptan importes con decimales (separador coma o punto). Los errores se corrigen directamente en la interfaz, sin necesidad de modificar el archivo.
   • Introducir los beneficiarios manualmente: añádelos uno a uno indicando nombre, apellidos, email e importe correspondiente.

   Puedes modificar o eliminar beneficiarios mientras el pedido no esté validado. Modificar la información de un beneficiario durante el pedido no actualiza su ficha en la pestaña Colaboradores de tu espacio de administrador.

   

   ⚠️ Varios hijos para un mismo empleado (multiimporte)

   Para asignar un crédito a cada hijo de un mismo empleado, añade una línea por hijo en tu archivo, repitiendo el email del empleado. El sistema mostrará una alerta de emails duplicados: es un comportamiento normal y esperado, no un error que bloquee el pedido. Puedes validar tu pedido.

5. Paso 5: Configura el email de activación de los vales regalo que se enviará a tus beneficiarios: en el proceso de pedido, elige un mensaje predefinido o escribe el tuyo, añade el logo de tu organización (510 x 510 px, máximo 2 MB), visualiza una vista previa y selecciona la fecha de envío (los emails se envían entre las 9 h y las 11 h).

   

6. Paso 6: Valida y paga tu pedido de vales regalo: revisa el resumen (dotación, beneficiarios, importe), añade una referencia de factura personalizada (opcional) y valida. Puedes pagar por transferencia bancaria al IBAN que aparece o por tarjeta bancaria. Una vez confirmado el pago, tus beneficiarios reciben el email de activación de su dotación. Si pagas por transferencia, asegúrate de indicar la referencia del pedido en el concepto de la transferencia.

   

❔ Preguntas frecuentes sobre los pedidos de vales regalo