Definir una política de viajes en Swile Travel

Al hacer clic en Configuración > Política de viajes, puedes crear diferentes políticas para distintos equipos haciendo clic en el menú Política por defecto.

Haz clic en Editar en la parte superior derecha de tu pantalla para modificar la política:

Tendrás acceso a reglas generales y reglas para cada trayecto. Cada vez que realices un cambio, aparecerá un botón en la parte inferior de la página para guardar o cancelar tus modificaciones:

💡 Reglas generales:

• Pedir el motivo del viaje: Aquí decides si tus viajeros deben indicar el motivo del viaje al hacer la reserva.
• Regreso en fin de semana: Permite hacer una reserva en caso de urgencia durante el fin de semana, sin validación (excepto hotel).

Al hacer clic en la pestaña Tren, tendrás acceso a los siguientes elementos:

• Presupuesto de reserva: puedes indicar tu presupuesto para el viaje de ida y vuelta

• Clase de reserva: Puedes elegir Ninguna, Segunda o Primera clase.

Si eliges segunda clase, puedes ajustar la clase preferente y permitir primera clase si el trayecto supera X horas.

• Smart Policy: permite la primera clase si el precio es superior al importe que elijas. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior, si la diferencia de precio entre segunda y primera clase es menor de 5 €, puedes dejar que tus colaboradores elijan primera clase.
• Sistema de validación: puedes elegir qué viajes necesitan validación por parte de un responsable (si todos los viajes deben validarse, solo los que estén fuera de política, o ninguno).

En el caso de validaciones sistemáticas (Validar todo), puedes establecer casos de urgencia:

• Permitir a tus colaboradores hacer cambios sin validación
• No requerir validación si el tren sale en menos de 24 h o 48 h y cumple con la política de viajes

Al hacer clic en la pestaña Hotel, podrás definir un presupuesto (importe máximo por noche y por viajero, si lo deseas por ubicación).

También puedes definir el sistema de validación, es decir, qué viajes necesitan validación por parte de un responsable (si todos los viajes deben validarse, solo los que estén fuera de política, o ninguno).

En el caso de validaciones sistemáticas (Validar todo), puedes establecer casos de urgencia y decidir no validar las reservas realizadas después de las 19 h para esa misma noche, si el viaje cumple con la política.

Al hacer clic en la pestaña Avión, tendrás acceso a los siguientes parámetros:

• Presupuesto máximo: Si se supera este límite, el viaje siempre se considera fuera de política
• Smart Policy: Es un presupuesto dinámico que se ajusta automáticamente según el destino, duración del vuelo, etc. Si supera el presupuesto máximo, se aplica el presupuesto máximo.
• Clase de reserva: Elige la clase de reserva preferente para tus colaboradores (ninguna, económica, premium economy, business y first)
• Reglas: Establece excepciones, por ejemplo, como en la siguiente captura, si el vuelo dura más de 6 horas, puedes permitir que tus colaboradores reserven en business:

• Sistema de validación: puedes elegir validar todo, no validar nada o validar solo los viajes fuera de política.

En el caso de validaciones sistemáticas (Validar todo), puedes establecer casos de urgencia y decidir no validar las reservas si el vuelo sale en menos de 24 o 48 horas:

En la pestaña Coche, puedes:

• Elegir un presupuesto

• Seleccionar la duración máxima del alquiler
• Limitar el alquiler a ciertos tipos de vehículos haciendo clic en Categorías de vehículos

• Sistema de validación: puedes elegir validar todo, no validar nada o validar solo los viajes fuera de política.

Después de definir la política de viajes por defecto de tu organización, puedes crear/configurar una política de viajes personalizada. Por defecto, la política de viajes de la organización se aplica a todos tus colaboradores.

• Ve a la pestaña Configuración > Política de viajes > Nueva política
• Para rellenar todos los campos, consulta las explicaciones dadas anteriormente para la política de la organización.
• Haz clic en Guardar

Si quieres modificar una política personalizada:

• Ve a la pestaña Configuración > Política de viajes
• Haz clic en el lápiz en la parte superior derecha para entrar en la configuración de esa política

Si quieres modificar la política de viajes de un colaborador:

• Ve a la pestaña Colaboradores y selecciona el colaborador al que quieres modificar la política de viajes

• Ve a la pestaña Desplazamiento profesional

• Haz clic en Editar y selecciona la política de viajes que quieres asignar a ese colaborador

Si quieres modificar la política de viajes de varios colaboradores:

• Ve a la pestaña Colaboradores y selecciona los colaboradores a los que quieres modificar la política de viajes

• Haz clic en Editar en grupo y luego en Modificar la política de viajes

Solo te queda Confirmar.