Definir una política de viajes en Swile Travel

Al hacer clic en Configuración > Política de viajes, puedes crear diferentes políticas para distintos equipos haciendo clic en el menú Política por defecto.

Haz clic en Editar en la parte superior derecha de tu pantalla para modificar la política:

Tendrás acceso a reglas generales y a reglas para cada trayecto. Cada vez que realices un cambio, aparecerá un botón en la parte inferior de la página para guardar o cancelar tus modificaciones:

💡 Reglas generales:

• Pedir el motivo del viaje: Aquí decides si tus viajeros deben indicar el motivo del viaje al hacer la reserva.
• Regreso en fin de semana: Permite hacer una reserva en caso de urgencia durante el fin de semana, sin validación (excepto hotel).

Al hacer clic en la pestaña Tren, tendrás acceso a los siguientes elementos:

• Presupuesto de reserva: puedes indicar tu presupuesto para el viaje de ida y vuelta

• Clase de reserva:

1. Puedes elegir la clase de reserva:

2. Si eliges segunda clase, puedes:

• adaptar la clase preferente y permitir primera clase si el trayecto supera X horas.

• Smart Policy: permite la primera clase si el precio es superior al importe que elijas. Por ejemplo, en la captura anterior, si la diferencia de precio entre segunda y primera clase es menor de 5 €, puedes dejar que tus colaboradores elijan primera clase.
• Sistema de validación: puedes elegir qué viajes necesitan validación por parte de un responsable.

En el caso de validaciones sistemáticas (Validar todo), puedes establecer casos de urgencia:

• Permitir a tus colaboradores hacer cambios sin validación
• No requerir validación si el tren sale en menos de 24 h o 48 h y cumple con la política de viajes

Al hacer clic en la pestaña Hotel, tendrás acceso a los siguientes ajustes:

• Sistema de validación: En el caso de validaciones sistemáticas (Validar todo), puedes establecer casos de urgencia y decidir no validar reservas hechas después de las 19 h para esa misma noche, si el viaje cumple con la política.

Al hacer clic en la pestaña Avión, tendrás acceso a los siguientes ajustes:

• Presupuesto máximo: Si se supera este límite, el viaje siempre se considera fuera de política

• Smart Policy: Es un presupuesto dinámico que se ajusta automáticamente según el destino, la duración del vuelo, etc. Si supera el presupuesto máximo, se aplica el presupuesto máximo.

• Clase de reserva: Elige la clase de reserva preferente para tus colaboradores (ninguna, económica, premium economy, business y first)

• Reglas: Establece excepciones; por ejemplo, como en la siguiente imagen, si el vuelo dura más de 6 horas, puedes permitir que tus colaboradores reserven en business:

• Sistema de validación: puedes elegir validar todo, no validar nada o validar solo los viajes fuera de política.

En el caso de validaciones sistemáticas (Validar todo), puedes establecer casos de urgencia y decidir no validar reservas si el vuelo sale en menos de 24 o 48 horas:

En la pestaña Coche, puedes:

• Elegir un presupuesto

• 

• Seleccionar la duración máxima del alquiler
• Limitar el alquiler a ciertos tipos de vehículos haciendo clic en Categorías de vehículos

• Sistema de validación: puedes elegir validar todo, no validar nada o validar solo los viajes fuera de política.

Después de definir la política de viajes de tu organización, puedes configurar la política de viajes personalizada. Por defecto, la política de viajes de la organización se aplica a todos tus equipos. Lleva el icono Política por defecto.

• Ve a la pestaña Configuración > Política de viajes

• Haz clic en el menú desplegable Política por defecto y selecciona el equipo que quieras

• Después de seleccionar el equipo, haz clic en Personalizar la política del equipo.

• Se abrirá una ventana para que definas la política personalizada: haz clic en Validar

• Para rellenar todos los campos, consulta las explicaciones dadas anteriormente para la política de la organización.

• Haz clic en Guardar

Si quieres modificar la política personalizada que has definido, tienes dos opciones:

• Redefinir la política de la organización por defecto. Para ello, haz clic en el equipo > política de viajes > volver a la política por defecto

• Modificar tu política personalizada. Para ello, haz clic en el equipo > política de viajes > Modificar la política del equipo