Para gestionar a tus colaboradores en Swile Travel, puedes:
- Crear / modificar / desactivar desde tu espacio de administrador. Si tienes poca rotación en tus equipos, te recomendamos esta opción.
- Conectar tu SIRH y tu espacio de Admin mediante un flujo SFTP. En este artículo te explicamos cómo hacerlo 🚀
💡 ¿En qué consiste el flujo SFTP?
Una integración mediante flujo SFTP te permite conectar tu SIRH con tu espacio de administrador de Swile Travel para añadir, modificar o eliminar colaboradores automáticamente.
Así, no corres el riesgo de que un colaborador que haya dejado la empresa siga teniendo acceso a Swile Travel. 😌 Esto es lo que ocurrirá en detalle:
- Cada vez que se detecte un nuevo colaborador en el archivo subido, se creará un perfil de viajero
- Cualquier modificación en el archivo actualizará el perfil del viajero
- Si se elimina un colaborador del archivo, su perfil de viajero se desactivará.
💾 ¿Cómo configurarlo y cuáles son los requisitos previos?
- Formato del archivo: archivo plano .csv
- URL del SFTP de Swile: http://transfer.swile.co/
- Nomenclatura del archivo CSV: el nombre del archivo debe empezar por: travel_
- Frecuencia: diaria, semanal o mensual
- First_name (Nombre) – obligatorio
- Last_name (Apellido) – obligatorio
- Email – obligatorio, debe ser único dentro de la organización y corresponder a una dirección de correo válida
-
Team_name (Nombre del equipo) – opcional pero obligatorio si no se indica ningún email de manager
- Debe coincidir con un nombre de equipo existente en el espacio Swile Travel; si no, se creará un nuevo equipo
- Manager_email (Email del manager) – opcional pero obligatorio si no se indica ningún nombre de equipo y debe ser una dirección de correo válida que corresponda a un colaborador presente en el archivo
- Billing_entity_id (ID de la entidad de facturación) – obligatorio, debe coincidir exactamente con el identificador proporcionado por Swile de una entidad de facturación a la que se asociará el usuario
-
Gender (Sexo) – obligatorio, se aceptan muchos valores
- Masculino: mr, m, m., monsieur, mister, homme, h, man, male
- Femenino: mm, mme, mlle, mle, melle, madame, mademoiselle, miss, missus, ms, mrs, mistress, femme, f, woman, female
- Phone_number (Número de teléfono) – opcional pero muy recomendable, para facilitar la comunicación con el servicio de atención al cliente. Si no se indica, poner "N/A" en la columna
-
Birth_date (Fecha de nacimiento) – obligatorio
- Formato a utilizar: DD/MM/AA o DD/MM/AAAA
- Custom_identifier (Matrícula) – opcional pero recomendable, especialmente para el flujo SFTP y para evitar la creación de cuentas duplicadas
-
Need_to_invite (¿Requiere invitación?)
- Valores: true o false, yes o no; si es true/yes, la invitación se enviará inmediatamente
-
Invitation_date (Fecha de invitación)
- Indica la fecha de invitación si es posterior al día de la subida
- Position (Centro de coste) – opcional, si no tienes centro de coste por colaborador, puedes eliminar la columna
- Creación de un par de claves privada/pública por parte del cliente
- Compartir la clave pública con Swile
- Configuración del espacio por parte de Swile
- Subida de un archivo de prueba acordado entre el cliente y Swile
✍️ Gestionar manualmente usuarios con un flujo SFTP activo
La activación del flujo SFTP automatiza la gestión de tu plantilla. Sin embargo, si necesitas gestionar algunos perfiles manualmente de forma excepcional, aquí tienes los pasos a seguir para evitar que se vean afectados por la sincronización automática.
Sigue estos pasos:
- Ve a la pestaña Administración y luego a Equipos.
- Selecciona el equipo de destino.
- Haz clic en Crear un usuario y completa la información solicitada.
- Marca la opción "No desactivar automáticamente este usuario".
Si no activas esta opción, el perfil se desactivará o sobrescribirá automáticamente en la próxima actualización de tu flujo SFTP, ya que no está presente en tu archivo fuente.
Para desactivar un usuario:
- Accede a su perfil.
- Desmarca la opción "No desactivar automáticamente este usuario".
El colaborador se desactivará automáticamente en la próxima actualización SFTP.
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